TIN GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG:
Như đã nói ở trên, văn phòng có ba nhiệm vụ chính: công tác tham mưu tổng hợp; công tác hành chính, tổ chức; công tác quản trị, tài vụ. Cả ba mảng công tác đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc đề ra rất có hiệu quả. So với trước khi có máy tính điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức thực hiện công việc văn phòng, khối lượng sổ sách quản lí, giấy tờ rất nhiều, xử lí chậm và khó khăn, sai sót. Khi áp dụng sẽ làm công việc đơn giản hơn, chính xác hơn:
- Công tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công tác này có nhiều thuận lợi và phù hợp. Việc ứng dụng sẽ nâng cao
hiệu quả trong việc theo dõi các chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc (bằng các phần mềm nhắc nhở, theo dõi công việc, chẳng hạn như Microsoft Office Project Manager, các gadget của hệ điều hành Windows Vista…), nhanh chóng thu thập và xử lí thông tin tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, thường xuyên, theo dõi được hệ thống thông tin, dễ dàng trong theo dõi quá trình diễn biến của các luồng thông tin (bằng Internet, các phần mềm tìm kiếm, các website nghiệp vụ, hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành,...).
Triển khai nhanh chóng các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng do đó hiệu quả được tăng cường do quy trình triển khai nhanh chóng và khoa học. Thực hiện việc nghiên cứu các vấn đề một cách có hệ thống và khoa học do việc tổ chức truy cập nhanh nhất các thông tin liên quan đều có thể dùng máy vi tính và các phần mềm hỗ trợ.
- Công tác hành chính, tổ chức: đây cũng là mảng công tác ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả do tính phù hợp ứng dụng đối với lĩnh vực này. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lí chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Lưu trữ thông tin bằng phương pháp số hóa sẽ là cách hiệu quả nhất, phục vụ nhanh nhất nhu cầu tìm kiếm thông tin và các thông tin liên quan để xử lí công việc.
Quản lí có hệ thống, toàn diện các vấn đề liên quan đến nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nhanh chóng truy tìm thông tin về lịch sử công việc, quá trình phát triển đường chức nghiệp, các thông tin về thi đua, khen thưởng của một cán bộ, công chức, viên chức nhanh nhất, hiệu quả nhất. Thông qua các công cụ phần mềm hỗ trợ có thể phân tích và có cái nhìn tổng quan về lực lượng và cơ sở cho việc quy hoạch chính xác, kịp thời đối với người tài.
- Công tác quản trị, tài vụ: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này cũng được thực hiện nhưng chỉ một phần do tính chất đặc thù của nội dung công việc. Chủ yếu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị, tài vụ là sử dụng máy vi tính và các phần mềm để quản lí phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật có khoa học, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát tài sản công, ngân sách,... hạn chế tình trạng thất thoát.
Công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng vì văn phòng là nơi tập trung của thông tin đầu vào, đầu ra, xử lí thông tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ có máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính - là hai bộ phận của công nghệ thông tin - mới có thể đáp ứng xử lí lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất.
Trong báo cáo thực tập này, xin đề cập tập trung việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hai mảng công tác thực hiện chức năng tham mưu: công tác tham mưu tổng hợp và công tác hành chính, tổ chức. Trong đó sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, công tác xử lí thông tin để tham mưu cho lãnh đạo, tìm ra các hạn chế, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU