II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu
Thực tế tại công ty không mở TK 141 " Tạm ứng ", mà việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thờng xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK 141. Việc mở TK 141 không những tuân theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi.
Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu nhập trong kỳ + =
Do vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Nh vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò nh một ngời bán và nh thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không đợc theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán. Việc hạch toán nh vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty.
Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm nh sau :
Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản : Nợ TK 141 ( Chi tiết từng ngời tạm ứng )
Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết )
Nợ TK 133
Có TK 141( Chi tiết từng ngời tạm ứng )
Nếu số tiền tạm ứng thừa, ngời tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng:
Nộp bằng tiền : Nợ TK 111 Có TK 141
Nếu trừ vào lơng : Nợ TK 334 ( Chi tiết ) Có TK 141
Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho ngời tạm ứng : Nợ TK 141
Có TK 111
Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi đối tợng tạm ứng thờng xuyên đợc theo dõi trên một vài trang sổ.
Phơng pháp lập sổ chi tiết TK 141 :
- Chứng từ : Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc…
- Cột số d : Số d Nợ TK 141 phản ánh số chi cha hết của các lần tạm ứng. - Cột ghi Nợ TK 141 : Phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141 : Phản ánh giá trị vật t hàng hoá mua về.
Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10.
Biểu số 1.3 sổ chi tiết tk 141 Đối tợng : Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ SH NT
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có 1.Số d đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ . … Cộng số phát sinh 3.Số d cuối kỳ Ngày tháng năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )