I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam.
Với công nghệ sản xuất tiên tiến, với thiết bị hiện đại đợc nhập của Italia, Cộng hoà liên bang Đức, Bỉ, Hàn Quốc, Nhật Bản với tổng diện tích mặt bằng là 24 ha… cùng lợng lao động trên 5500 ngời - một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật chuyên sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu trong nớc và xuất khẩu, tạo hiệu quả kinh tế lớn cho công ty. Sản phẩm của công ty đợc xuất sang các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Singgapore, úc, Thái Lan, Hồng Kông, Đài Loan, Thuỵ Điển, Mỹ Các khách hàng… trong nớc cũng rất mến mộ sản phẩm của Hanosimex.
Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất, đạt hiệu quả kinh tế cao, mở rộng các hình thức kinh doanh buôn bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác cùng các bạn hàng trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm. Hàng năm, công ty sản xuất trên 10000 tấn sợi, 400 tấn vải dệt kim các loại, làm ra 8 triệu sản phẩm dệt kim ( trong đó, 7 triệu sản phẩm xuất khẩu mỗi năm ). Ngoài ra, công ty còn sản xuất 1000 tấn khăn các loại : khăn bông, khăn ăn, khăn tắm rất đợc thị trờng a chuộng.
Cho đến nay, công ty Dệt - May Hà Nội bao gồm các đơn vị thành viên đợc phân bố theo địa bàn sau :
Tại quận Hai Bà Trng - Hà Nội : Nhà máy sợi số 1, số 2. Nhà máy may 1, may 2.
Các nhà máy Dệt - Nhuộm. Nhà máy cơ - điện.
Tại huyện thanh trì : Nhà máy May - Thêu Đông Mỹ. Tại thành phố Vinh ( Nghệ An ) : Nhà máy sợi Vinh. Tại khu vực Hà Đông : Nhà máy dệt Hà Đông.
Các đơn vị thành viên trong công ty chịu sự lãnh đạo chung thống nhất từ cơ quan giám đốc đến các phòng ban và đến các nhà máy.
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội. Dệt - May Hà Nội.
Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc lớn, hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam. Tổ chức của công ty thống nhất từ trên
xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy. Thông tin đợc quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.
Giám đốc công ty do Bộ công nghiệp chỉ định, là ngời đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng. Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc :
Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kinh tế
Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ Phó giám đốc hành chính
Đối với các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc. Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau :
Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.
Phòng kỹ thuật đầu t : Có chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
Phòng tài chính kế toán : Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mu cho giám đốc về kế hoạch tài chính.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Là cơ quan tham mu cho giám đốc xác định phơng hớng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ. Nghiên cứu chiến lợc kinh doanh, tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Trung tâm KCS : Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t, nguyên liệu trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vào việc nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm.
Phòng điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ điều tiết các công việc sản xuất của công ty nói chung và đối với các nhà máy nói riêng.
Khối dịch vụ đời sống : Đảm bảo chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Phòng bảo vệ quân sự : Thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn của công ty.
Các phòng ban này tuy không có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp song có nhiệm vụ theo dõi, hớng dẫn và đôn đốc khu vực thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp ban giám đốc nắm bắt đợc tình hình mỗi đơn vị một cách xác thực nhất.
Các nhà máy trực thuộc công ty cũng có cơ cấu sản xuất và quản lý riêng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các chỉ tiêu mà công ty giao cho và chịu sự lãnh đạo chung của của cơ quan giám đốc thông qua các phòng ban điều hành.
Nh vậy, đặc trng quản lý của của công ty Dệt - May Hà Nội là quản lý trực tuyến chức năng. Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, kịp thời, đảm bảo phát huy những u điểm của chế độ một thủ trởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng.
Giám đốc
Phó giám đốc
sản xuất Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ
Phó giám đốc hành chính
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty đã tổ chức bộ máy kinh doanh theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kinh doanh của công ty nh ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán đ… ợc thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty. ở dới các nhà máy thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xởng làm nhiệm vụ hớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở dới nhà máy thành viên rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán. Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật đầu t Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh XNK Trung tâm KCS Phòng điều hành sản xuất Khối dịch vụ đời sống Phòng bảo vệ quân sự Nhà máy sợi May I May II Dệt Nhuộm Nhà máy cơ điện May thêu Đông Mỹ Dệt Hà Đông Sợi Vinh
Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán đợc tiến hành song song. Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu đợc chính xác, công việc đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán.
Hiện nay phòng kế toán tài chính gồm 20 ngời : một kế toán trởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , 16 nhân viên kế toán và một thủ quỹ. Nhiệm vụ đợc phân công nh sau :
Kế toán trởng : Là ngời trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật t, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nớc ban hành.
Phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp : Gồm hai nhân viên. Hàng tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ ( do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lơng, kế toán chi phí và giá thành cung cấp ) để vào… sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nớc. Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng kế toán trởng trong việc quyết toán cũng nh thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty.
Kế toán nguyên vật liệu : Gồm hai nhân viên. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật t, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ. Và từ các hoá đơn của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản : Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lợng, hiện trạng tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định.
Kế toán tiền lơng : Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lơng và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lơng cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
Kế toán thanh toán : Gồm ba nhân viên. Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty. Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số d trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp.
Kế toán chi phí và giá thành : Gồm hai nhân viên. Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lơng và các… NKCT có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (chi tiết cho từng nhà máy), phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể.
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ : Gồm 7 ngời , có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ. Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại.
Thủ quỹ:Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời. Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có, chịu trách nhiệm về mọi trờng hợp thừa, thiếu quỹ tiền mặt của công ty.
Nhân viên kinh tế các nhà máy : Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng tài chính của công ty.
Kế toán trởng Kế toán nguyên vật liệu Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán chi Phó phòng kế toán Kế toán thành phẩm Thủ quỹ Kế toán tiền l-
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.