Thực trạng về hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng đông á
2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Đông á.
Vốn tự có 217 tỷ đồng
Tổng tài sản 3.125 tỷ đồng
Số d huy động vốn bình quân 1.639 tỷ đồng
D nợ cho vay bình quân 1.712 tỷ đồng
Tổng thu nhập 244 tỷ đồng
Lợi nhuận trớc thuế 81,5 tỷ đồng
Tỷ suất lợi nhuận ròng / vốn tự có bình quân 35% Tỷ suất lợi nhuận ròng / tổng tài sản bình quân 2,2%
Nguồn : Báo cáohoạt động thờng niên của Ngân hàng Đông á năm 2002
2.2 Thực trạng thực hiện thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng đông á trong thời gian qua. hàng đông á trong thời gian qua.
2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Đông á. Ngân hàng Đông á.
Hiện nay, trong thơng mại quốc tế, để dung hoà quyền lợi và trách nhiệm của hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, để đạt tới sự u việt nhất trong thanh toán xuất nhập khẩu, ngời ta thờng sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ. Khi sử dụng phơng thức thanh toán này, tùy từng trờng hợp cụ thể mà sẽ có sự tham gia của nhiều hay ít Ngân hàng và vai trò của các Ngân hàng cũng khác nhau và từ đó dẫn đến quy trình thanh toán cũng khác nhau. Hiện nay, hệ thống Ngân hàng ở Việt nam nói chung và Ngân hàng Đông á nói riêng thờng tham gia vào quá trình thanh toán tín dụng chứng từ với t cách là Ngân hàng mở th tín dụng hoặc thông báo th tín dụng với t cách là Ngân hàng thông báo. Trong đó, Ngân hàng thông báo sẽ không có trách nhiệm trả tiền, chỉ có trách nhiệm thông báo về
việc mở th tín dụng, gửi bộ chứng từ đi đòi tiền hoặc chiết khấu bộ chứng từ. Sau đây sẽ là quy trình thanh toán tín dụng chứng từ mà Ngân hàng Đông á thờng sử dụng khi tham gia vào quá trình thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu.
• Trờng hợp Ngân hàng Đông á tham gia vào quá trình thanh toán với t cách là Ngân hàng mở th tín dụng.
- Yêu cầu:
Khách hàng có nhu cầu mở th tín dụng phải có đủ các hồ sơ sau: Đơn xin mở th tín dụng.
Hợp đồng nhập khẩu.
Giấy phép nhập khẩu chuyến hoặc ý kiến xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với các trờng hợp hàng hoá nhập khẩu thuộc mặt hàng phải có giấy phép nhập khẩu của Bộ thơng mại hoặc của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có).
Các căn cứ chứng minh khả năng thanh toán cho th tín dụng. Tiền trên tài khoản ký quỹ (và/ hoặc)
Quyết định duyệt vay (và/ hoặc)
Các căn cứ khác chứng minh khả năng thanh toán khi đến hạn thanh toán theo dự tính.
- Xác định mức ký quỹ mở th tín dụng.
Đối với khách hàng nhập khẩu thanh toán bằng vốn tự có, mức ký quỹ quy định chung là 100%. Nếu khách hàng có yêu cầu ký quỹ dới 100% phải làm đơn đề nghị với Ngân hàng. Căn cứ vào mức độ tin cậy, tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng, Phòng kinh doanh và các Phòng giao dịch sẽ trình Tổng giám đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị duyệt ký mức ký quỹ cụ thể.
Đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn Ngân hàng để thanh toán th tín dụng nhập khẩu, mức kỳ quỹ tối thiểu là 5%. Số tiền này khách hàng phải ký quỹ bằng vốn tự có. Khách hàng phải đợc duyệt vay, ký hợp
đồng tín dụng trớc khi mở th tín dụng. Thời điểm phát tiền vay quy định trong th tín dụng phải phù hợp với thời điểm thanh toán th tín dụng dự kiến.
Khách hàng có nhu cầu mở th tín dụng trả chậm, ngoài trờng hợp ký quỹ 100% trị giá th tín dụng đều phải đợc Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền còn thiếu so với trị giá th tín dụng trả chậm. Giấy bảo lãnh mở th tín dụng trả chậm phải đợc Tổng giám đốc ký duyệt theo quy định về bảo lãnh mở th tín dụng trả chậm.
Trờng hợp khách hàng có yêu cầu mở th tín dụng có xác nhận, ngoài các quy định về mức ký quỹ của Ngân hàng Đông á, mức ký quỹ này còn phụ thuộc vào yêu cầu của Ngân hàng xác nhận. Nếu Ngân hàng xác nhận yêu cầu Ngân hàng Đông á ký quỹ thì khách hàng phải ký quỹ đủ số tiền đợc yêu cầu.
- Các yêu cầu đối với phòng thanh toán quốc tế.
Nội dung của th tín dụng mở cho khách hàng phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, khớp đúng với nội dung ghi trong đơn xin mở th tín dụng của khách hàng. Trong trờng đơn xin mở th tín dụng của khách hàng có những điểm không rõ ràng hoặc bất lợi, thiếu chính xác.. thanh toán viên cần hớng dẫn cho khách hàng bổ sung, sửa đổi nội dung đơn xin mở th tín dụng. Những sửa đổi trong th tín dụng phải đợc thủ trởng đơn vị hoặc ngời đợc uỷ quyền ký xác nhận.
Nếu nh trong đơn xin mở th tín dụng của khách hàng không chỉ định Ngân hàng thông báo, thanh toán viên tự chọn ngân hàng đại lý thuận tiện và có quan hệ tốt, có tín nhiệm làm Ngân hàng thông báo th tín dụng.
Khi có yêu cầu điều chỉnh th tín dụng, khách hàng cần phải gửi đến Ngân hàng đơn điều chỉnh th tín dụng đã đợc thủ trởng đơn vị ký và các chứng từ yêu cầu điều chỉnh có liên quan của bên bán nh Fax, th yêu cầu điều chỉnh (nếu có), phụ lục hợp đồng ngoại... Sau khi thanh toán viên gửi điện sửa chữa đến Ngân hàng thông báo, nếu nhận đợc thông tin chấp
nhận hay từ chối từ phía Ngân hàng của ngời thụ hởng thì phải thông báo ngay cho khách hàng.
Khi th tín dụng hết hạn hiệu lực trong vòng một tháng mà cha nhận đợc ý kiến từ phía Ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng mở th tín dụng để có ý kiến xử lý hồ sơ.
Thanh toán viên khi nhận đợc điện đòi tiền của Ngân hàng nớc ngoài, nhất thiết phải kiểm tra tính xác thực của điện (chuyển bộ phận mã khoá xác định Testkey). Sau đó, thanh toán viên soạn điện trả tiền cho Ngân hàng nớc ngoài theo ngày hiệu lực của điện đòi tiền. Nếu trong điện đòi tiền không ghi ngày hiệu lực thì việc kiểm tra, soạn điện, chuyển điện thanh toán và hạch toán không vợt quá 03 ngày làm việc.
Đối với th tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện. Trờng hợp trong thời gian đòi tiền cho phép, Ngân hàng nhận đợc bộ chứng từ có sai sót phải điện báo ngay cho Ngân hàng đòi tiền đồng thời phải báo ngay cho ngời mở th tín dụng biết để họ cho ý kiến, tối đa không quá 03 ngày làm việc. Đối với th tín dụng cho phép đòi tiền bằng chứng từ, khi chứng từ đợc gửi
tới Ngân hàng, thanh toán viên phải kiểm tra xem có phù hợp với các điều khoản của th tín dụng hay không, sau đó thông báo ngay kết quả đến khách hàng và phòng kinh doanh.
Trong trờng hợp chứng từ hoàn hảo, phù hợp với các điều khoản của th tín dụng: phòng thanh toán quốc tế thông báo cho khách hàng và phòng kinh doanh làm thủ tục. Trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận đợc chứng từ, khách hàng phải chuyển đủ số tiền còn lại vào tài khoản ký quỹ thanh toán th tín dụng hoặc ký khế ớc nhận nợ nếu th tín dụng thanh toán bằng vốn vay (áp dụng cho th tín dụng trả ngay). Trong vòng 03 ngày kể từ ngày thông báo, yêu cầu khách hàng phải ký chấp nhận thanh toán hối phiếu (áp dụng với th tín dụng trả chậm). Sau đó, Ngân hàng phải ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ.
Trong trờng hợp chứng từ không hoàn hảo, không phù hợp với các điều khoản của th tín dụng: phòng thanh toán quốc tế liệt kê các sai sót gửi đến khách hàng và yêu cầu khách hàng trả lời chính thức trong vòng 02 ngày kể từ ngày thông báo, đồng thời gửi điện thông báo lỗi gửi đến Ngân hàng gửi chứng từ.
Trong trờng hợp khách hàng chấp nhận thông báo trên, khách hàng phải gửi lại Ngân hàng ý kiến chấp nhận có chữ ký của thủ trởng đơn vị, sau đó làm các thủ tục ký quỹ phần còn lại giống nh trờng hợp chứng từ hoàn hảo. Sau đó Ngân hàng ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ.
Trong trờng hợp khách hàng xin bảo lãnh nhận hàng hoặc xin ký hậu Vận đơn trớc khi bộ chứng từ về đến Ngân hàng, khách hàng cần phải gửi tới Ngân hàng: thông báo nhận hàng của Hải quan và giấy yêu cầu ký hậu Vận đơn hoặc bảo lãnh nhận hàng, trong đó chỉ rõ khách hàng chấp nhận thanh toán không điều kiện trong trờng hợp bộ chứng từ có sai sót. • Trờng hợp Ngân hàng Đông á tham gia vào quá trình thanh toán
với t cách là Ngân hàng thông báo.
Quá trình nhận và gửi bộ chứng từ đi đòi tiền đợc tiến hành qua các bớc sau:
Bớc 1:
Khách hàng xuất trình bộ chứng từ. Bớc 2:
- Phòng thanh toán quốc tế:
Nhận, kiểm tra bộ chứng từ, góp ý cho khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ.
Lập th đòi tiền (hoặc lập và chuyển điện đòi tiền nếu th tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện).
Trình Tổng giám đốc ký hậu hối phiếu. Gửi bộ chứng từ đi nớc ngoài đòi tiền. - Khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ. Bớc 3:
- Phòng thanh toán quốc tế: thông báo cho phòng kế toán biết việc Ngân hàng đã gửi bộ chứng từ đi đòi tiền, mức phí cho việc đòi tiền.
- Bộ phận kế toán: thu phí của khách hàng.
Khi Ngân hàng Đông á nhận chiết khấu và gửi bộ chứng từ đi đòi tiền thì trình tự tiến hành nh sau:
Bớc 1: Khách hàng xuất trình bộ chứng từ và đơn xin vay chiết khấu tại Ngân hàng.
Bớc 2: Phòng thanh toán quốc tế nhận, kiểm tra chứng từ và thông báo cho phòng tín dụng kết quả kiểm tra chứng từ, ý kiến về việc cho vay chiết khấu xét từ kết quả kiểm tra chứng từ. Chỉ cho vay đối với bộ chứng từ hoàn hảo.
Bớc 3:
- Phòng tín dụng:
Làm tờ trình về số tiền vay, lãi suất, ngày phát hành tiền vay. Làm thủ tục cho khách hàng vay.
Thông báo cho bộ phận kế toán biết Ngân hàng đã cho vay chiết khấu bộ chứng từ với các chi tiết: số tiền vay, lãi suất, ngày phát tiền, số khế ớc. - Bộ phận kế toán: phát tiền vay cho khách hàng.
Bớc 4:
- Phòng thanh toán quốc tế:
Lập th đòi tiền (hoặc lập và chuyển điện đòi tiền nếu th tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện).
Trình Tổng giám đốc ký hậu hối phiếu. Gửi bộ chứng từ đi đòi tiền.
Bớc 5:
- Phòng thanh toán quốc tế :
Lập thông báo, tính phí và gửi cho phòng kế toán.
Thông báo cho phòng tín dụng và bộ phận kế toán biết đã gửi chứng từ đi đòi tiền.
- Khách hàng: nộp phí.
Các giao dịch khi nhận đợc giấy báo có:
Bớc 1: Ngân hàng nhận đợc giấy báo có cho bộ chứng từ gửi đi đòi tiền. Bớc 2: Căn cứ vào giấy báo có, phòng thanh toán quốc tế kiểm tra việc trả tiền của Ngân hàng nớc ngoài có đúng hay không và giao dịch lại với Ngân hàng nớc ngoài nếu có điểm không hợp lý.
Bớc 3: Bộ phận kế toán thu phí, thu nợ, thu lãi (nếu cho vay chiết khấu bộ chứng từ) và ghi số còn lại cho khách hàng.
Bớc 4: Bộ phận kế toán thông báo cho phòng kinh doanh biết.
Kể từ khi đợc phép thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế đến nay, Ngân hàng cha một lần nào bị khách hàng phàn nàn hay khiếu nại về chất lợng của dịch vụ thanh toán tín dụng chứng từ và sự chậm chễ trong thanh toán cho ngời thụ h- ởng nhng tỉ lệ giữa th tín dụng có xác nhận và không có xác nhận tại Ngân hàng Đông á là cao. Th tín dụng xác nhận rất có lợi cho ngời hởng lợi xong lại phát sinh thêm nhiều chi phí và chứng tỏ uy tín của Ngân hàng là cha cao. Chính vì vậy, trong nhiều trờng hợp cán bộ nghiệp vụ nên cố gắng thuyết phục khách hàng bỏ điều khoản xác nhận.