I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòngtổng công ty
3. Công tác văn th lu trữ
Bao gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến. - Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ. Tổ chức quản lý công văn mật. - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Quy trình tổ chức quản lý công văn đến cũng nh tất cả các cơ quan khác, nó thuộc về nguyên tắc. Khi công văn đợc chuyển qua bộ phận văn th thì ng- ời làm công tác văn th phải kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ không? nếu không đúng thì gửi lại.còn nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại công văn, mở bao th lấy nội dung ra, đóng dấu công văn đến, đọc và ghi chú nội dung. Sau đó trình thủ trởng có ý kiến giải quyết rồi mới đăng ký vào sổ công văn đến.Có 3 loại sổ công văn đi và đến : Sổ đăng ký công văn thờng, sổ đăng ký công văn mật, sổ đăng ký các loại đơn th khiếu nại.Bớc
cuối cùng mới phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị phòng ban có liên quan.
Quy trình xử lý công văn đi bao gồm các bớc sau:
- Trớc khi bỏ công văn đi vào phong bì nhân viên văn th phải kiểm tra các yếu tố sau:
+ Công văn đã đề ngày tháng cha?
+ Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không ?
+ Đóng dấu vào công văn có đúng quy cách không ? Chữ ký có hợp lệ cha?
- Văn th ghi số công văn, đề ngày... tháng..., trích yếu công văn vào sổ công văn đi, theo mẫu quy định chung.
-Công văn gửi đi phải lu lại ở cơ quan 2 bản (một bản do văn th lu trữ giữ, một bản do đơn vị thảo ra văn bản đó lu. Các công văn giấy tờ, hồ sơ đợc giao cho nhân viên làm công tác lu trữ bảo quản. Hàng năm các phòng, ban nộp hồ sơ tài liệu cho nhân viên lu trữ để khi cần thiết có thể khai thác những tài liệu đó. Trớc khi lu trữ các loại hồ sơ, văn th phân loại hồ sơ ra làm bốn loại: hồ sơ cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ thờng sử dụng và hồ sơ không cần sử dụng và phân loại theo thời gian ngắn hạn, lâu dài, vĩnh viễn.
Hiện nay công tác văn th lu trữ của Tổng công ty đợc thực hiện rất tốt. Tài liệu đợc phân loại và đợc xếp theo trình tự thời gian. Các công văn giấy tờ lâu năm không còn giá trị lu hành đợc nhân viên lu trữ tiến hành kiểm tra xác định lại giá trị, sau đó đề xuất với hội đồng huỷ bỏ tài liệu đó.