3.2.1.1. Quản lý dự trữ
- Đối với nguyên liệu: Trớc khi thu mua nguyên liệu, Công ty cần nghiên cứu nhu cầu thị trờng, tính thời vụ, đa ra các ớc tính về số lợng bán , giá bán và doanh thu bán cũng nh đơn đặt hàng của các đại lý một cách cụ thể đến số lợng và thời gian, từ đó có các phân tích tính toán định mức tiêu hao nguyên liệu - lợng nguyên liệu cần vào các thời điểm cụ thể trong năm để đảm bảo cung ứng cho sản xuất kinh doanh mà lại ít tốn kém chi phí.
Sau khi đã xác định nguyên liệu cần mua và số lợng của nó thì nhiệm vụ tiếp theo là lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất (về giá cả, chất lợng, phơng thức thanh toán phù hợp).
Hiện nay Công ty vẫn phải nhập ngoại khá nhiều nguyên liệu nên phải chịu giá thành khá cao và chi phí lớn do đó giá thành mặt hàng cao. Trong thời gian tới Công ty vẫn tiếp tục tìm kiếm thị trờng nguyên liệu nớc ngoài vì nguyên liệu trong nớc còn thiếu . Trong khi tìm kiếm thị trờng nguyên liệu n-
ớc ngoài thì Công ty cũng phải chú trọng tới nguồn nguyên liệu trong nớc, bởi đây là một nguồn quan trọng có ý nghĩa lâu dài do chi phí thấp và thời gian nhập hàng là kịp thời hơn rất nhiều so với nguyên liệu nhập ngoại do phải vận chuyển nhập khẩu.. .Đối với nguồn nguyên liệu nội địa này Công ty cần có kế hoạch liên hệ hợp tác chặt chẽ với các cơ sở cung cấp. Ký kết các hợp đồng thuê mua với giá cả ổn định dựa trên cơ sở các mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên.
Bên cạnh đó Công ty cần thờng xuyên theo dõi kiểm kê đánh giá lại giá trị nguyên liệu tồn kho để có các biện pháp kịp thời đặc biệt trong các trờng hợp nguyên liệu bị thiếu hụt, h hỏng không đảm bảo chất lợng để có kế hoạch thu mua thêm và đa ra các biện pháp chế tài nhằm hạn chế và chấm dứt tình trạng đó.
Một vấn đề quan tâm nữa là phải giám định chất lợng, số lợng và quy cách nguyên liệu trớc khi nhập kho, do vậy Công ty phải có một bộ phận chuyên trách đảm nhận công việc này, đó là một đội ngũ cán bộ kỹ thuật và quản lý có trình độ chuyên môn cao và có tinh thần trách nhiệm cao.
- Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là một khoản mục trong vốn lu động của bất kỳ Công ty nào và việc giảm tỷ trọng của nó trong tổng vốn lu động là điều cần thiết nhằm tránh sự gián đoạn trong sản xuất kinh doanh, tận dụng tối đa năng lực của máy móc, thiết bị và đảm bảo việc làm thờng xuyên cho ngời lao động. Do đó Công ty cần tăng cờng hơn nữa tính đồng bộ trong sản xuất giữa các bộ phận các giai đoạn của quá trình sản xuất sản phẩm. Cụ thể là phải bố trí hợp lý công tác tổ chức sản xuất, quy định tiến độ làm việc, đặt ra kế hoạch cho từng phòng ban, trong từng thời kỳ. Thờng xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của từng bộ phận trong dây chuyền sản xuất. Nếu có trờng hơp vi phạm phải tìm ra ngay nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. Đồng thời trang bị hệ thống máy móc hiện đại đồng bộ vì mục tiêu lâu dài, đây cũng là các nhân tố chính làm giảm đi chi phí sản
xuất kinh doanh dở dang, và cũng tạo ra các mặt hàng có chất lợng cao làm tăng uy tín của Công ty trên thị trờng.
- Đối với các thành phẩm tồn kho: Các thành phẩm tồn kho còn lớn Công ty cần xem xét nghiên cứu tình hình thị trờng để có lợng dự phòng hợp lý tránh những chi phí lu kho không đáng có. Vấn đề cần quan tâm là các thành phẩm tồn kho ngoài kế hoạch, điều này là do những mặt hàng sản xuất không tiêu thụ hết đợc, có nhiều nguyên nhân: có thể do chất lợng, do giá cả, do nhu cầu của thị trờng, do tính chất mùa vụ hoặc có thể do các biến động bất thờng của tình hình chính trị kinh tế vĩ mô, do biến động của thiên tai.. .ở Công ty Proconco, việc hạn chế đến mức cao nhất lợng thành phẩm tồn kho ngoài định mức là điều cần làm trong thời gian tới. Sau đây là một số giải pháp cho vấn đề này:
+ Trớc hết Công ty phải chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trờng đầu ra, dự đoán nhu cầu tiêu thụ, khả năng cung ứng của các đối thủ cạnh tranh và tính chất mùa vụ.. ..
+ Trong dài hạn Công ty nên tập trung đầu t vào TSCĐ để nâng cao sức cạnh tranh cho mặt hàng của mình về giá và chất lợng. Tích cực đầu t nâng cao chất lợng , tăng cờng nghiên cứu, đa dạng hoá mặt hàng, đáp ứng nhu cầu thị trờng, đồng thời lựa chọn các mặt hàng mang tính chiến lợc, thế mạnh của Công ty để có kế hoạch mang tính chiều sâu. Lựa chọn thị trờng mục tiêu kết hợp đa dạng hoá thị trờng để tăng khả năng tiêu thụ mở rộng thị trờng xuất khẩu sang các nớc trong khu vực.
+ Ngoài ra Công ty còn có thể sử dụng các biện pháp xúc tiến bán hàng khác mà theo thực tế cho thấy nó có hiệu quả rất cao nh thiết lập hệ thống kênh tiêu thụ, đầu t cho quảng cáo để quảng bá các mặt hàng của mình, thực hiện các chơng trình khuyến mãi cho khách hàng, áp dụng một mức hoa hang hợp lý cho các đại lý. Tất cả để thực hiện mục tiêu bán đợc nhiều hàng hoá.
3.2.1.2. Quản lý các khoản phải thu
Cho dù tỷ trọng các khỏan phải thu trên tổng số vốn lu động của Công ty Proconco không lớn lắm (3,19% trong năm 2002 và 4,37 trong năm 2003), nhng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động một cách tối đa thì Ban lãnh đạo Công ty cũng cần phải quan tâm đến việc quản lý các khoản phải thu:
Công ty cần kiên quyết trong việc đòi nợ, không để các khoản nợ chồng chéo lên nhau. Nếu thấy khách nào cố tình trì trệ trong thanh toán thì phải dừng ngay cho việc khách hàng đó mua chịu và tìm mọi cách cùng khách hàng đó giải quyết khoản nợ đó bằng các biện pháp hợp lý nhất và ít tốn kém nhất theo thỏa thuận giữa hai bên. Có thể dùng nhiều biện pháp, trong đó Công ty có thể gia hạn nợ cho khách hàng nếu thực sự thấy trong thời điểm hiện tại khách hàng đó không có khả năng thanh toánnhng có thể có biến chuyển rõ rệt trong thời gian tới. Ngoài ra Công ty có thể dùng biện pháp thúc ép khách hàng bán các tài sản cầm cố để giả nợ hoặc trong trờng hợp cuối cùng thì phải nhờ tới sự can thiệp của pháp luật.
Mặt khác, để khuyến khích khách hàng sớm trả nợ, Công ty cần quy định các hình thức chiết khấu hợp lý và hấp dẫn đối với khách hàng thanh toán trớc thời hạn và cả với khách hàng thanh toán đúng thời hạn. Chiết khấu theo một phơng thức tỷ lệ % nào đó trên tổng giá trị cần thanh toán là phơng thức phổ biến nhất.
Công ty cũng phải đề phòng trờng hợp đến biện pháp cuối cùng rồi mà khách hàng vẫn không trả đợc nợ. Trong trờng hợp này, để tránh các tác động xấu của các khoản nợ khó đòi đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ngời ta cần phải hập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi với một lợng phù hợp, không nên để quá nhiều đến tình trạng ứ đọng vốn một cách lãng phí nhng cũng không nên để quá ít sẽ ảnh hởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong trờng hợp khách hàng của Công ty mất khả năng thanh toán.
3.2.1.3. Quản lý tiền mặt
Mặc dù trong cơ cấu vốn lu động của Công ty Proconco tiền mặt cũng chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ nhng tiền mặt có ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động của Công vì nó phản ánh khả năng thanh toàn tức thời của Công ty. Chính vì thế công ty cũng cần quan tâm và có các biện pháp quản lý khoản mục này. Nhiệm vụ quan trọng của quản lý tài chính là phải dự đoán đợc các nguồn và việc sử dụng nguồn tiền mặt. Do đó, phân tích tài chính doanh nghiệp phải phân tích đợc nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, để từ đó có kế hoạch tài trợ và sử dụng nguồn tiền mặt.
Thực tế tại Công ty Proconco hiện nay, quản lý tiền mặt cha đợc quan tâm ở mức thoả đáng, Công ty mới dừng lại ở việc kiểm kê tiền mặt chứ cha chủ động xác định dự trữ tiền mặt tại từng thời kỳ sao cho hợp lý và có hiệu quả nhất. Để đa ra bảng dự trù cân đối ngân quỹ của Công ty, Công ty nên lập bảng thu chi hàng tháng để có thể theo dõi một cách chính xác và kịp thời lợng thu chi tiền mặt trong tháng.
- Thu tiền mặt trong tháng:
Thu bằng tiền
mặt trong tháng = hàng trong thángDoanh thu bán + Chênh lệch các khoản phải thu
Nhiệm vụ của Công ty là xác định các khoản phải thu đầu kỳ dựa trên các đơn đặt hàng của các đại lý và dự đoán lợng hàng sẽ bán ra để xác định doanh thu trong kỳ. Sau đó, kết hợp với chính sách thơng mại của Công ty để xác định lợng tiền phải thu cuối kỳ. Từ đó sẽ cho thấy lợng tiền mặt phải thu trong tháng.
- Chi tiền mặt trong tháng Chi mua hàng hóa
trong tháng = Chi mua hàng trong kỳ + Chênh lệch khoản phải thu ngời bán Công ty phải xác định đợc lợng hàng hoá cần thiết phải mua trong kỳ dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cũng cần xác định khoản phải trả đàu tháng và cuối tháng dựa vào chính sách mua chịu. Từ đó Công ty có thể xác định đợc khoản chi mua hàng hoá trong tháng. Cũng
nh thu tiền mặt, cần lập bảng chi tiền mặt qua các tháng để có một cái nhìn tổng quát hơn.