Công ty vận tải biển là một công ty trực thuộc nhưng có cơ cấu tổ chức quản lý khá chặt chẽ theo mô hình trong sơ đồ số 1 dưới đây; với các phòng ban có chức năng riêng biệt.
• Giám đốc: là người điều hành và quản lý cao nhất trong công ty, phải chịu trách
nhiệm trước Tổng Giám đốc Tổng công ty, Hội đồng quản trị Tổng công ty và Nhà nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
• Các Phó giám đốc: có trách nhiệm thay mặt Giám đốc điều hành một số các
công việc khi Giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm về những quyết định đó. Phó Giám đốc có các quyền theo điều lệ hoạt động của công ty và trực tiếp phụ trách các phòng theo quyết định bổ nhiệm của Tổng Giám đốc Tổng công ty.
• Cơ cấu quản lý chung của các phòng: do Trưởng phòng phụ trách; giúp việc cho Trưởng phòng có các Phó phòng và một số cán bộ chuyên trách. Trưởng phòng có
trách nhiệm xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Phòng trình Giám đốc ban hành.
• Chức năng cụ thể của từng phòng, như sau:
Phòng vật tư: Có chức năng cung ứng nhiên liệu, phụ tùng vật tư cho đội tàu;
kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liêu, phụ tùng vật tư; tổ chức thanh lý phụ tùng vật tư cũ, hết khả năng sử dụng.
Phòng vật tư có nhiệm vụ:
Xây dựng định mức tồn kho vật tư
Lập kế hoạch chi tiêu mua sắm phụ tùng vật tư
Tìm kiếm nguồn phụ tùng vật tư, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
Lập hợp đồng nguyên tắc với các nhà thầu phụ tùng vật tư trình Giám đốc phê duyệt
Cung ứng và giám sát quá trình sử dụng vật tư. Đảm bảo cung cấp vật tư đủ cả số lượng và chất lượng để tàu hoạt động an toàn, hiệu quả
Phân tích đánh giá việc mua sắm, sử dụng tiêu hao vật tư, nhiên liệu, dầu nhờn, đề xuất các biện pháp quản lý, sử dụng để tiết kiệm chi phí.
Thu hồi phụ tùng vật tư phế thải của tàu.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng phụ trách công tácPhòng kỹ thuật: Có chức
năng phụ trách công tác kỹ thuật và đăng kiểm đội tàu; xây dựng và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy phạm kỹ thuật; nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho đội tàu.
Nhiệm vụ của Phòng kỹ thuật:
Trực tiếp phụ trách công tác quản lý kỹ thuật, sửa chữa để đảm bảo tình trạng hoạt động tốt và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế của đội tàu
Tổ chức theo dõi tình trạng kỹ thuật của đội tàu để lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng quý, năm theo đúng quy phạm của đăng kiểm và yêu cầu khai thác đội tàu
Thường xuyên cập nhật và nhanh chóng giải quyết các yêu cầu của cơ quan đăng kiểm sau mỗi kỳ kiểm tra
Tổ chức thực hiện một cách có kế hoạch và hiệu quả hệ thống bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa đội tàu Công ty
Trực tiếp theo dõi chỉ đạo công tác sửa chữa, bảo dưỡng của từng tàu và toàn bộ đội tàu
Tổng kết đánh giá hiệu quả các phương án kỹ thuật. Đề xuất phương án bổ sung, sửa đổi quy trình, định mức kỹ thuật
Kiểm soát các phụ tùng kỹ thuật để đảm bảo cho tàu hoạt động an toàn và đôn đốc các tàu chuẩn bị kịp thời các phụ tùng để phục vụ kế hoạch bảo quản bảo dưỡng.
Phòng kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các phương án
khai thác, thuê và cho thuê tàu; xe vận tải; tổ chức hợp đồng vận tải và thuê tàu; thuê xe vận tải, quản lý mạng lưới đại lý ở trong và ngoài nước.
Nhiệm vụ của Phòng kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch sản lượng, doanh thu, lợi nhuận theo định kì quý, tháng, năm
Tổng hợp số liệu sản lượng, doanh thu, chi phí, kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo, đánh giá kết quả kinh doanh qua từng thời kỳ
Theo dõi, phân tích, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh
Quản lý hành chính và trật tự nội vụ Công ty
Quản lý công nghệ thông tin, áp dụng và phổ biến các chương trình phần mềm quản lý, tìm phương án tiết kiệm chi phí thông tin liên lạc
Chủ trì phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác lập, thẩm định, trình duyệt và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư.
Phòng thị trường: Có chức năng nghiên cứu thị trường nguồn hàng cho các tàu
tự khai thác, xác định giá cước, quản lý hoạt động bán hàng và thu cước; lập chứng từ, hoá đơn kiểm tra đôn đốc giao nhận hàng, quản lý khách hàng…
Phòng quản lý container: Có chức năng quản lý số container của công ty, cấp
container khi có yêu cầu; sửa chữa, bảo dưỡng, bảo quản container; thực hiện các hợp đồng thuê container.
Nhiệm vụ của Phòng quản lý container:
Quản lý khai thác toàn bộ số container thuộc quyền sở hữu của công ty
Quản lý số lượng, tình trạng, luân chuyển container tại các đầu bến.
Kiểm tra các hoá đơn, chi phí,…liên quan tới container.
Lập các báo cáo nghiệp vụ.
Phòng khai thác tàu container: có chức năng tổ chức kinh doanh các tàu tự khai
thác; quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp, giao nhận hàng hoá tại cảng; phụ trách thông tin liên lạc, thống kê hoạt động của đội tàu.
Nhiệm vụ của Phòng khai thác tàu container:
Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc kinh doanh khai thác đội tàu container.
Tiến hành các nghiệp vụ thuê và cho thuê tàu container. Quản lý các hợp đồng thuê tàu container.
Lập kế hoạch, chỉ đạo và phối hợp với các văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh trong việc khai thác tàu container trên tuyến nội địa.
Phối hợp với Phòng thị trường thực hiện các chính sách đối với khách hàng của Công ty.
Nghiên cứu, tổ chức triển khai và thực hiện việc mở các tuyến kinh doanh tàu container mới.
Phòng khai thác hàng khô: Có chức năng tổ chức kinh doanh và khai thác các
nguồn hàng khô; quản lý, bảo quản, vận chuyển hàng khô. Phòng có nhiệm vụ:
Tổ chức kinh doanh các tàu hàng khô
Chỉ định đại lý và giao dịch cảng phí tại các tàu hàng khô ghé vào
Quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp, giao nhận hàng hoá tại cảng
Phụ trách thông tin liên lạc, thông kê hoạt động khai thác của đội tàu hàng khô
Xử lý các công việc khác có liên quan tới hoạt động khai thác tàu hàng khô
Phòng thuyền viên: Có chức năng phụ trách quản lý danh sách, hợp đồng lao
động kí kết với các thuyền viên; lập kế hoạch tuyển dung, huấn luyện thuyền viên; tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện và điều phối thuyền viên.
Nhiệm vụ của Phòng thuyền viên:
Xây dựng, tuyển dụng, phát triển và quản lý đội ngũ thuyền viên cho công ty.
Chiu trách nhiệm về chất lượng thuyền viên đã được tuyển dụng và thuê làm việc trên các tàu của Công ty.
Thực hiện các hợp đồng thuê thuyền viên.
Điều động thuyền viên và đảm bảo tất cả các tàu của Công ty được bố trí đầy đủ thuyền viên có chất lượng.
Xác định nhu cầu, tổ chức huấn luyện đào tạo sỹ quan thuyền viên của Công ty.
Giải quyết các vấn đề liên quan tới đánh giá định biên trên các tàu, đề bạt các chức danh dưới tàu.
Tham mưu các vấn đề liên quan đến chế độ của thuyền viên để đảm bảo quyền lợi và nâng cao chất lượng thuyền viên.
Phòng tổ chức tiền lương: Có chức năng quản lý tiền lương, bảo hộ lao động,
bảo hiểm nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội đối với thuyền viên, xác định đơn giá tiền lương và trả lương cho người lao động; quản lý quỹ lương của công ty.
Nhiệm vụ của Phòng tổ chức tiền lương:
Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, chế độ tiền lương;
Lập bảng chấm công và tính toán tiền lương, tiền ăn, tiền bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cho thuyền viên
Hàng tháng đối chiếu và thanh quyết toán tiền lương, tiền ăn, phụ cấp và các khoản chi với các tàu và xác định số dư tiền có trên tàu.
Quản lý hồ sơ của các cán bộ và thuyền viên của Công ty
Tổ chức các đợt tuyển dụng cán bộ và làm thủ tục tuyển dụng cho cán bộ và thuyền viên vào công ty làm việc
Phụ trách công tác an toàn lao động
Làm các thủ tục cho cán bộ công ty đi công tác
Phòng tài chính-kế toán: Có chức năng thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán
theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích các thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị;
Nhiệm vụ của Phòng Tài chính Kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán để giúp Giám đốc chỉ đạo, thực hiện các quy trình hạch toán, thanh toán theo phân cấp của Tổng công ty.
Tham mưu cho Giám đốc và các phòng nghiệp vụ của Công ty trong lĩnh vực tài chính kế toán. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các chế độ thể lệ về tài chính kế toán cho các phòng nghiệp vụ của Công ty.
Tập hợp và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các hoá đơn chứng từ thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty.
Tổ chức phân loại, ghi chép, hạch toán hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác tài chính kế toán.
Lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định của Nhà nước.
Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của lãnh đạo Công ty, Tổng công ty và theo yêu cầu của cơ quan kiểm tra có thẩm quyền theo các quy định hiện hành phù hợp với chế độ Nhà nước quy định.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty.
Phòng an toàn hàng hải: Có chức năng đăng kiểm cho các tàu thuộc công ty
quản lý theo tiêu chuẩn đăng kiểm của Việt Nam và quốc tế; hướng dẫn thực hiện các yêu cầu về an toàn hàng hải theo SOLAS; thực hiện việc mua bảo hiểm cho đội tàu công ty và theo dõi, xử lý, đòi bảo hiểm.
Phòng kinh doanh vận tải đường bộ: có nhiệm vụ
Khai thác đội xe vận chuyển container trên các tuyến đường bộ;
Thực hiện các dịch vụ liên quan đến giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa;
Trực tiếp quản lý công nhân lái xe;
Quản lý kỹ thuật và an toàn đội xe;
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là dịch vụ vận tải biển trên cơ sở khai thác hoạt động của đội tàu và đội xe; được quản lý theo hình thức đặt các văn phòng hoặc chi nhánh và đại lý tại các tỉnh thành phố. Các giao dịch thực hiện tại các văn phòng đại diện được cập nhật trực tiếp theo hệ thống thông tin nội bộ lên trụ sở chính của công ty bảo đảm tính kịp thời và chính xác trong việc điều chỉnh và quản lý hoạt động kinh
doanh. Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty như sơ đồ số 2 dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vận tải biển Vinalines