II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
4. Hoàn thiện cụng tỏc ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng:
Muốn cú nguồn hàng ổn định và vững chắc thỡ phải thực hiện tốt cụng tỏc ký và thực hiện hợp đồng kinh tế: Để làm tốt cụng tỏc này phải làm tốt cỏc quy trỡnh sau:
+ Lờn tiờn lượng chủng loại quy cỏch số lượng cỏc loại vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch và trong năm.
+ Thụng cỏo mời thầu trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng + Tiờu chuẩn: Để lựa chọn người cung ứng dựa trờn cỏc phương thức sau :
- Trước hết là chọn người cung ứng truyền thống.
- Chọn những người nào thực hiện tốt cam kết hợp đồng - Giỏ cả phải hợp lý, phự hợp với thị trường.
- Hàng phải bảo đảm chất lượng theo nhu cầu uy tớn trờn thị trường
- Đỏp ứng được số lượng theo yờu cầu của tiến độ thi cụng - Con đường vận chuyển vật tư phải ngắn nhất
Sau khi đó đỏp ứng cỏc nhu cầu trờn thỡ ưu tiờn ký hợp đồng mua của cỏc đơn vị chủ quản, cỏc đơn vị cựng ngành, cỏc đơn vị chuyờn doanh.
- Tiếp đú đến cỏc đơn vị kinh tế tập thể - Cuối cựng khụng cú mới mua của tư nhõn
+Sau khi lựa chọn người cung ứng. Phũng vật tư của Ban đàm phỏn với đơn vị cung ứng về hợp đồng mua bỏn vật tư hàng hoỏ.
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
- Căn cứ nghị định số 76/CP của Hội Đồng Chớnh Phủ quy định theo Hợp Đồng Kinh tế.
- Căn cứ theo quyết định 217/HĐBT của hội Đồng Bộ Trưởng về đổi mới cụng tỏc kế hoạch hoỏ và hạch toỏn KD XHCN.
Đại diờn bờn A
ễng,bà : Chức vụ:
Đại diện Ban QLDATCĐMB
Cú lài khoản số: Tại Ngõn hàng:
Đại diện bờn B
ễng,bà : Chức vụ:
Đại diện:
Cú lài khoản số: Tại Ngõn hàng:
Sau khi bàn bạc, bờn A nhất trớ mua của bờn B cỏc vật tư sau:
Điều I: Số lượng, giỏ cả:
TT Tờn vật tư Đ vị SL Đ. Giỏ Thành tiền Ghi chỳ
1 2 3 4
Phần này phải ghi tỉ mỉ về quy cỏch chất lượng, kớch thước, cỏc thụng số kỹ thuật yờu cầu, độ nhẵn búng, đồ bền, yờu cầu kỹ thuật nếu cú.
Điều III: Phương thức giao nhận hàng, thời gian, địa điểm giao
nhận.
Phần này qui định bờn bỏn giao hàng cho bờn mua tại đõu, bờn nào chịu trỏch nhiệm vận chuyển, bốc dỡ, lờn xuống hàng húa, thời gian giao nhận và tiến độ giao nhận. Phần này cũn qui định đơn vị giao hàng theo khối lượng, theo bao bỡ, theo ba rem hoặc đơn vị tớnh nào. Qui định tỷ lệ hao hụt trong giao nhận vận chuyển nếu cú.
Điều IV: Hỡnh thức thanh toỏn
Phần này qui định hỡnh thức thanh toỏn như thế nào? Tiền sộc hay tiền mặt, trả tiền trước hay sau, thời gian thanh toỏn. ... Nếu cú biến động giỏ thỡ xử lý như thế nào.
Điều V: Cam kết chung:
Hai bờn cựng cam kết thực hiện những qui định trờn, nếu gõy thiệt hại cho nhau phải bồi thường vật chất. Cũn nếu phỏt sinh tỡnh huống mới thỡ hai bờn cựng tham gia bàn bạc xử lý điều chỉnh.
Hợp đồng cú giỏ trị kể từ ngày ký được lập thành 6 bản cú giỏ trị như nhau, mỗi bờn giữ 3 bản.
+ Sau khi ký kết hợp đồng phũng vật tư của Ban phải chủ động bỏm nguồn hàng, tỡm hiểu khả năng sản xuất của doanh nghiệp cung ứng một cỏch chớnh xỏc.
+ Hợp đồng đó ký phải tổ chức thực hiện nghiờm tỳc, đầy đủ và cú trỏch nhiệm.
+ Nếu trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng cú tranh chấp xảy ra, cả hai bờn khụng cựng giải quyết được thỡ phải chủ động nhờ trọng tài kinh tế tương đương giải quyết.
- Hết hợp đồng xớ nghiệp phải thanh lý hợp đồng và kiến nghị với bờn bỏn những tồn tại để cú những biện phỏp khắc phục.
5. Tiết kiệm sử dụng vốn cho cụng tỏc mua sắm vật tư:
Nhỡn vào bảng tổng vốn của Ban, ta thấy vốn thực hiện là rất lớn. Do vậy Ban luụn trong trạng thỏi thiếu vốn, đõy là bài toỏn nan giải đối với ban.
Để đảm bảo cho quỏ trỡnh hoạt động của Ban được tiến hành thuận lợi Ban phải cú thờm nguồn vốn. Nguồn vốn này cú thể cú từ nhiều nguồn khỏc nhau như :
- Hợp tỏc đầu tư liờn doanh liờn kết với mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước.
- Cú biện phỏp xin chậm trả cỏc khoản nộp ngõn sỏch để huy động vốn vào sản xuất.
- Chọn cỏc biện phỏp cung ứng vật tư thiết bị và cỏc B tham gia thi cụng xõy lắp cú khả năng thanh toỏn chậm để tận dụng nguồn vốn
- Tiến hành tốt cụng tỏc tiờu thụ, nhượng bỏn cỏc loại vật tư thành phẩm, vậl tư thu hồi kộm phẩm chất ứ đọng để tăng nguồn vốn và giảm chi phớ dự trữ
- Tiến hành thực hành tiết kiệm, tiết kiệm những chi phớ bất hợp lý giảm chi tiờu tiếp khỏch, khụng mua sắm cỏc phương tiện đi lại khụng cần thiết, giảm trang bị cỏc thiết bị theo kiểu phong trào.
Tận dụng nguồn lực và lợi thế sẵn cú của Ban bao gồm cỏc yếu tố như trỡnh độ tay nghề của cụng nhõn, khả năng kỹ thuật, nhà xưởng mỏy múc thiết bị sẵn cú, thành lập cỏc tổ đội duy tu sửa chữa lắp đặt thiết bị vật tư từ cỏc thiết bị hư hỏng thành cỏc thiết bị cú đủ tiờu chuẩn đưa vào sử dụng dể tiết kiệm vốn mua sắm.
Vớ dụ:
Tờn thiết bị Giỏ mua Giỏ tự làm
Tủ điều kiện 31,5 23,2
Tủ bảo vệ 28 22,5
Cầu dao 35Kv 22 17,5
Cầu dao 110Kv 45 29,3
- Việc thu mua vật tư nguyờn vật liệu chưa kiểm tra chặt chẽ giỏ cả chất lượng. . tạo kẽ hở cho việc tự động nõng giỏ mua. Do vậy, Ban cần sớm hoàn chỉnh quy chế thu mua vật tư nguyờn vật liệu để giảm chi phớ thu mua, tăng chất lượng vật tư nguyờn vật liệu. Đõy là khõu quyết định nhất trong việc tiết kiệm hay lóng phớ định mức tiờu hao nguyờn vật liệt. Quy chế này cần phải xõy dựng chế độ khuyến khớch lợi ớch vật chất và chịu trỏch nhiệm vật chất. Chế độ thưởng phạt này phải quy định rừ mức thưởng căn cứ vào số tiền làm lợi thực tế.
- Khụng ngừng bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ nõng cao trỡnh độ và phẩm chất của cỏn bộ làm cụng tỏc vật tư.