1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Việc tổ chức hợp lý chứng từ kế toán sẽ giúp công ty quản lý đợc chặt chẽ hợp pháp, hợp lý tài sản, tiền vốn của đơn vị bởi lẽ :
Về mặt quản lý
Thứ nhất: Dựa trên thông tin chứng từ gốc để quản lý chặt chẽ các đối tợng hạch toán kế toán, đa ra quyết định tác nghiệp hợp lý để điều chỉnh kế hoạch và dự toán.
Thứ hai: Giúp nhà quản lý có đợc các thông tin kịp thời, chính xác đầy đủ từ đó đa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Về mặt pháp lý
Do chứng từ kế toán ghi chép các thông tin kế toán ngay khi chúng phát sinh, hơn nữa lại gắn liền với trách nhiệm vật chất của các đơn vị và cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ, nên tổ chức tốt chứng từ kế toán là căn cứ để xác minh nghiệp vụ kế toán, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế.
Về mặt kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán. Ngoài ra việc tổ chức tốt chứng từ kế toán tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin kế toán.
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
Xác định danh mục chứng từ : Là quá trình phân loại chứng từ (chứng từ sử dụng cho quản lý, chứng từ sử dụng cho từng loại nghiệp vụ) và quá trình xác định nội dung hình thức của chứng từ.
Tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ: Là quá trình sử dụng chứng từ đã lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phơng tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ, đồng thời tuân thủ các chế độ của nhà n- ớc về sử dụng chứng từ kế toán.
Quá trình này phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Lập chứng từ phải sử dụng đúng loại chứng từ, ghi đủ các yếu tố cơ bản cần thiết trên chứng từ.
Thứ hai: Chứng từ phải đợc lập và ghi bằng phơng tiện vật chất tốt, đảm bảo giá trị lu trữ theo thời hạn quy định cho mỗi loại chứng từ.
Thứ ba: Không đợc phép tẩy xoá chứng từ khi có sai sót. Nếu có sai sót cần phải huỷ và lập chứng từ khác nhng phải đảm bảo số thứ tự liên tục của các chứng từ
Tổ chức kiểm tra chứng từ: Là quá trình xác nhận thông tin đúng đắn đợc ghi trên chứng từ, đảm bảo chất lợng của thông tin kế toán trớc khi vào sổ.
Việc kiểm tra chứng từ bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đã sử dụng để ghi chép thông tin hay nói cách khác đó là kiểm tra các yếu tố cơ bản và mức tuân thủ theo chế độ chứng từ do nhà nớc ban hành.
-Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ : kiểm tra chữ ký con dấu, của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.
-Kiểm tra tính hợp lý: Kiểm tra nội dung, số tiền của nghiệp vụ
Tổ chức luân chuyển chứng từ sử dụng cho ghi sổ kế toán: phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống sổ ké toán tại công ty, bao gồm:
- Phân loại chứng từ theo các phần hành - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Tổ chức bảo quản lu trữ huỷ chứng từ :Trong năm tài chính chứng từ dợc bảo quản tại kế toán phần hành và khi báo cáo quyết toán năm đợc duyệt các chứng từ sẽ đợc chuyển vào lu trữ. Việc sử dụng lại chứng từ sau khi đã đa vào lu trữ phải tuân thủ theo các yêu cầu sau:
Thứ nhất: Nếu sử dụng cho các đối tợng trong công ty thì phải xin phép Kế toán trởng
Thứ hai: Nếu sử dụng cho các đối tợng bên ngoài công ty thì phải đợc sự đồng ý của Kế toán trởng và Giám đốc công ty.
Sau một thời hạn nhất định đợc quy định cho từng loại chứng từ, Côngty sẽ tiến hành huỷ chứng từ.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp sản xuất đợc ban hành theo quyết định số 1864/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của bộ tài chính.