1. Đảm bảo về nguồn lực con người.
Như đã đánh giá nguồn lực con người phục vụ cho công tác kế hoạch có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng bản kế hoạch của công ty. Nhận thức được điều này nên Traphaco đã khá chú trọng tới đội ngũ cán bộ của phòng kế hoạch.
Bảng 2.8. Nhân lực của phòng kế hoạch.
Họ tên Năm sinh Trình độ Chức vụ
Nguyễn Thị Lan 1967 Đại học Trưởng phòng
Nguyễn Văn Nhượng 1964 Đại học Phó phòng
Nguyễn Thị Thư 1973 Đại học Nhân viên
Nguyễn Thị Hải 1979 Đại học Nhân viên
Phạm Thuý Hồng 1982 Đại học Nhân viên
Vũ Mạnh Phúc 1984 Đại học Nhân viên
Nguồn: Phòng Kế hoạch.
Dựa vào bảng trên chúng ta nhận thấy rằng lực lượng của phòng kế hoạch là khá mạnh, đảm bảo khả năng thực hiện các công việc được giao. Ở đây có các thuận lợi cho công tác lập kế hoạch: các thành viên đều là những người có trình độ, trong phòng có cả yếu tố kinh nghiệm của những người đi trước và sự năng động của tuổi trẻ. Với nguồn lực này, bản kế hoạch có thể sẽ thể hiện sự chắc chắn, khả năng dự đoán của những người đã làm việc lâu lăm trong nghề. Đồng thời cũng có được sự táo bạo trong ý tưởng, sự nhanh nhạy, cảm nhận tốt về môi trường, và những biến đổi xung quanh và trong
nội bộ doanh nghiệp. Nguồn nhân lực như thế sẽ giúp cho kế hoạch có tính định hướng táo bạo mà vẫn có được sự chắc chắn, tính khả thi cao.
Tuy nhiên một hạn chế khá lớn là các thành viên trong phòng kế hoạch lại không chuyên môn về lập kế hoạch, nó lại là nhân tố làm chất lượng của bản kế hoạch bị giảm sút. Tác động này là không nhỏ khi mà nó còn ảnh hưởng tới cả khả năng quản lý, tổ chức thực hiện kế hoạch trong toàn bộ doanh nghiệp.
Với khả năng tốt của nguồn nhân lực sẵn có, công ty nên có chính sách phát triển phù hợp để phát huy hết khả năng của đội ngũ nhân viên sẵn có.
2. Sự liên lạc giữa các phòng ban chức năng.
Dựa vào hình 2.1. chúng ta đã thấy rằng, cơ cấu tổ chức của Traphaco là khá chặt chẽ và hợp lý. Đặt dưới sự quản lý chung của ban lãnh đạo doanh nghiệp và hội đồng cổ đông, các phòng ban có sự liên lạc khá tốt với nhau qua mạng thông tin nội bộ và do tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin về thị trường luôn được tổng hợp và được đưa tới các phòng ban trong doanh nghiệp. Với điều kiện thông tin về các diễn biến trong doanh nghiệp thông suốt đã giúp Traphaco có những phản ứng kịp thời trước những thay đổi của thị trường. Thông tin cập nhật trong doanh nghiệp cũng giúp cho doanh nghiệp hiểu biết rõ ràng về tình hình hiện tại để có những điều chỉnh hợp lý trên cơ sở nguồn lực nội bộ.
Sự hiểu biết rõ ràng về doanh nghiệp và các thông tin cập nhật liên tục có tác động lớn làm tăng chất lượng của bản kế hoạch doanh nghiệp đưa ra, đồng thời mối quan hệ này còn có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch.
Phòng kế hoạch cũng như các phòng ban khác của công ty đều được kết nối Internet để có những cập nhật về thông tin thị trường, những thông tin thu nhận từ bên ngoài cho doanh nghiệp biết được xu hướng của thị trường. Từ đó có hướng phát triển hợp lý theo hướng đáp ứng nhu cầu của thị trường dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp.
Trong xu hướng thị trường liên tục có những biến động, việc tiếp cận thông tin và phương tiện giúp người kinh doanh phản ứng kịp thời với những biến đổi đó có tính chất quyết định tới sự thành bại của các kế hoạch, sự sống còn của doanh nghiệp. Để phát huy hết sức mạnh con người ở trên, cần cung cấp đầy đủ điều kiện làm việc sao cho họ phát huy hết khả năng của mình trong thị trường năng động hiện nay. Để có thể có được những kết quả tốt với các bản kế hoạch thì không thể thiếu thông tin từ thị trường cũng như là từ những cơ sở, các phòng ban trong công ty. Doanh nghiệp đã ý thức được điều này và đã trang bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của phòng.
Mọi thành viên đều có thể tìm hiểu thông tin thị trường thông qua mạng internet luôn được cập nhật tại phòng, cùng mạng điện thoại nội bộ, phòng có thể dễ dàng liên hệ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp để tìm hiểu thông tin thay đổi từng ngày. Trung bình mỗi thành viên đều được trang bị một máy tính và một máy in tại phòng, điều đó tạo điều kiện rất thuận lợi cho các thành viên trong công việc của mình. Không những thế các thành viên còn có thể nhận được thông tin của các chi nhánh, các khách hàng… qua máy Fax được đặt ngay trong phòng.
Với những trang thiết bị hiện đại được cung cấp, chúng ta có thể thấy rằng điều kiện làm việc của phòng là khá tốt, đảm bảo phát huy được sức mạnh, khả năng của các thành viên.
Tuy nhiên một khó khăn là phòng kế hoạch ở trụ sở chính phải tổng hợp cả các con số cho các chi nhánh, nhà máy ở các địa bàn lân cận. Đây là điểm không phù hợp khi mà ở các địa bàn khác nhau thì ở đó các điều kiện là khác nhau. Mặt khác, với sự quản lý như thế thì việc theo dõi các công việc diễn ra ở các bộ phận là rất khó có thể sát sao để có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời.
4. Đảm bảo tài chính cho công tác lập kế hoạch.
Như đã nói, đảm bảo về tài chính có ý nghĩa cực kì quan trọng. Nếu không có sự đảm bảo về tài chính cho các công việc trong qui trình kế hoạch được tiến hành suôn sẻ thì nó sẽ có những ảnh hưởng xấu tới chất lượng của bản kế hoạch, qua đó ảnh hưởng dây truyền tới cả các hoạt động tiếp theo trong qui trình kế hoạch.
Bảng 2. Nguồn tài chính cho công tác lập kế hoạch.
Năm 2004 2005 2006 2007
Kinh phí 97 109 122 132
Nguồn: phòng Kế hoạch.
Traphaco là một doanh nghiệp lớn của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực dược, đã khẳng định được tên tuổi của mình từ lâu, và ngày càng khẳng định được ưu thế chính vì vậy khả năng tài chính của doanh nghiệp ngày càng được đảm bảo và cải thiện. Việc nâng cao điều kiện làm việc của các nhân viên ngày càng được quan tâm và đầu tư theo các tiêu chuẩn quốc tế đã khẳng định quyết tâm của công ty. Là doanh nghiệp đã có những thành công lớn trong những năm qua, và với tiềm lực tài chính khá mạnh của mình, Traphaco luôn cố gắng đảm bảo nguồn lực tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra trôi chảy thuận lợi. Có thể nói, những kế hoạch kinh doanh trong những năm qua là một trong những nguyên do quan trọng góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp. Chính vì thế Traphaco luôn
đảm bảo tài chính cho các công việc trong qui trình kế hoạch được diễn ra suôn sẻ.
* Đánh giá chung: theo những đánh giá bên trên thì nói chung lại việc đảm
bảo các điều kiện cho công tác lập kế hoạch của Traphaco được đảm bảo khá tốt. Từ những yêu cầu về trang thiết bị, về tài chính, thông tin đã được đảm bảo. Nguồn lực con người có chất lượng tốt nhưng lại không chuyên về lập kế hoạch, đó là khó khăn đáng kể nhất trong qui trình kế hoạch hoá doanh nghiệp của Traphaco. Qua đây xác định cho doanh nghiệp hướng đào tạo chuyên môn kế hoạch cho các cán bộ thực hiện công tác kế hoạch, có như thế mới nâng cao chất lượng của các bản kế hoạch và cả qui trình kế hoạch nói chung của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III: MỘI SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRAPHACO