II. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Ban Quản lý dự án
1.2 Nội dung biện pháp
Để cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất, BQLDA cần phải kiện toàn hệ thống cơ cấu tổ chức, thay đổi các mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty:
- BQLDA nên cải tiến cơ cấu tổ chức cho phù hợp với nhiệm vụ mới.
Để phù hợp với nhiệm vụ mới, và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng, BQLDA nên đổi hai phòng: Phòng Kỹ thuật, Phòng Giải phóng mặt bằng và xây dựng lập hai phòng mới là Phòng Giám sát thi công và Phòng Đền bù. Đồng thời thành lập thêm Tổ đấu thầu dưới sự quản lý của Phòng Kế hoạch để có thể thực hiện công tác đấu thầu một cách chuyên nghiệp hơn.
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của BQLDA hiện nay:
Sơ đồ 5:Sơ đồ tổ chức của BQLDA sau khi đã thay đổi:
Trưởng Ban
Phó ban Phụ trách
Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi công
P.Kế hoạch P.Vật tư P.Giám sát thi công P.Đề bù P.Tài chính - Kế toán P.hành chính -tổng hợp Tổ Đấu thầu Phó ban Phụ trách
Kế hoạch Phó ban Phụ trách Thi công
P.Kế hoạch P.Vật tư P.Kỹ thuật P.GP MB XD P.Tài chính - Kế toán P. Hành chính- Tổng hợp Trưởng Ban
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng mới:
Phòng Đền bù sẽ có chức năng, nhiệm vụ: giải quyết các công việc liên quan đến vấn đề về mặt bằng, địa điểm xây dựng công trình.
Phòng Giám sát thi công có chức năng, nhiệm vụ: kiểm tra, đôn đốc quá trình thi công công trình của các Nhà thầu và xử lý các vấn đề liên quan đến hiện trường công trình.
Tổ đấu thầu: hoạt động dưới sự quản lý của Phòng Kế hoạch, trực tiếp thực hiện các công việc trong quá trình đấu thầu.
Trong Tổ đấu thầu thì có thể có sự phân chia công việc như sau:
Bảng 9: Phân chia công việc tại tổ đấu thầu
TT Hạng mục công việc Số người thực hiện
1 Lập kế hoạch đấu thầu 02
2 Lập hồ sơ mời thầu 01
3 Kiểm soát hồ sơ và hợp đồng 01
Số lượng cán bộ trong Tổ đấu thầu tối thiểu cần 4 người. Mỗi cán bộ sẽ đảm nhận các công việc khác nhau nhưng họ có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong quá trình tiến hành công việc như mở thầu,…
- Chuyên môn hoá các công việc tại các phòng của BQLDA.
Việc quản lý các công việc tại BQLDA nên phân định theo từng cấp và có sự chuyên môn hoá, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phòng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến công việc, thông tin công việc giữa các phòng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của BQLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
- Hàng tuần đều có báo cáo tổng hợp về tiến độ chung của các dự án.
Mỗi phòng đều có báo cáo riêng và hàng tuần có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, không chỉ cấp trên mà cả cán bộ có thể nắm bắt được tình hình chung của từng dự án. BQLDA cần thực hiện báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho từng dự án, báo cáo năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện.
- BQLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch.
Khi có kế hoạch cho một dự án mới, Ban lãnh đạo BQLDA phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các Trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phòng sẽ dựa vào nội dung tổng quát đó vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng cán bộ trong phòng của mình.
- BQLDA phải không ngừng nâng cao năng lực của chính mình.
Muốn vậy, BQLDA cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu, bằng cách:
+ Thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn ngày do BQLDA tổ chức hay thuê các giáo viên ở các Trường đại học, chuyên viên ở Vụ đấu thầu của Bộ Kế hoạch - Đầu tư, …
+ Thành lập đoàn đi tham khảo học tập về đấu thầu ở các đơn vị bạn như Công ty Điện lực Hồ Chí Minh,…
+ Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để sau này về làm cán bộ nòng cốt cho BQLDA trong đấu thầu.
Đặc biệt chú trọng đến đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ vì có thể có các gói thầu có sự tham gia của các Nhà thầu nước ngoài để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ kém.
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hoàn chỉnh mà mỗi chuyên gia như một bộ phận của cỗ máy ấy. Cỗ máy muốn hoạt động đạt hiệu suất tối đa thì đòi hỏi mỗi bộ phận cũng phải hoàn hảo nhất, có nghĩa là các chuyên gia phải chuyên sâu một công việc và hiểu biết tổng thể nhiều lĩnh vực. Đây là một yêu cầu quan trọng của các chuyên gia khi tham gia đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu quốc tế. Vì các chuyên gia chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ thiết kế, xây dựng bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, … và đặc biệt là công tác xét thầu.Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chuyên gia đấu thầu là rất quan trọng, chẳng hạn như: nhóm chuyên gia về thị trường chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường; nhóm chuyên gia về kinh tế chịu trách nhiệm về nội dung kinh tế của các dự án đấu thầu, họ phải là các chuyên gia giỏi quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, lợi nhuận và hiệu quả
mang lại của dự án; nhóm chuyên gia về kỹ thuật công nghệ thi công tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của các loại hồ sơ, đòi hỏi phải được đào tạo chuyên sâu thông qua thực tiễn chỉ đạo thi công tại các công trình xây dựng (đó là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế). Nhóm chuyên gia về thiết bị thi công chịu trách nhiệm về việc lựa chọn thiết bị phù hợp cho dự án, tính toán chi phí thiết bị.
- BQLDA cũng có biện pháp bố trí sử dụng cán bộ hợp lý.
Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu thiếu nên các cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc, phải làm việc ngoài giờ,… Chính điều đó làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ. Vì vậy, BQLDA phải bố trí hợp lý đúng người, đúng việc” và có thể tuyển thêm các cán bộ mới.
BQLDA cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao.
- BQLDA cần đầu tư các trang thiết bị văn phòng hiện đại
BQLDA nên bố trí cho mỗi cán bộ một bàn làm việc với đầy đủ các thiết bị như: máy vi tính nối mạng,… Mỗi phòng nên có tối thiểu một máy in, một máy điều hoà không khí, …
1.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để giải pháp trên có thể thực hiện trong thực tế thành công thì cần có các điều kiện sau:
- Để làm được điều này trước tiên BQLDA cần mở rộng quy mô đặc biệt về nhân sự và năng lực chuyên môn tổng hợp cao.
- Có các chính sách khuyến khích cho các cán bộ làm ngoài giờ: Công ty tăng thêm các khoản phụ cấp cho các cán bộ làm thêm giờ.
- Công ty đầu tư thêm kinh phí cho các hoạt động của BQLDA như mở các lớp tập huấn về chuyên môn, đi thực tế, đào tạo ngoài công việc,…
- Các phòng ban trong BQLDA có sự đoàn kết, hợp tác trong công việc, trong đời sống hàng ngày.