II. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại Ban Quản lý dự án
1.4. Hiệu quả giải pháp
Các cán bộ làm công tác đấu thầu có vai trò rất quan trọng trong tất cả các khâu đấu thầu. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao trình độ của các cán bộ trong BQLDA sẽ làm tăng hiệu quả như sau:
- Việc xử lý những dữ liệu thông tin được giải quyết nhanh chóng và tránh thủ tục trình duyệt mất nhiều thời gian do phải qua nhiều phòng ban: trình duyệt dự án, phê duyệt thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán, thẩm định,...
- Với các trang thiết bị hiện đại và điều kiện làm việc tốt sẽ thúc đẩy cán bộ của BQLDA làm việc có hiệu quả hơn.
- Phát huy được trách nhiệm, khả năng của mỗi cán bộ, sức mạnh tập thể của BQLDA và tranh thủ sự chỉ đạo của Công ty và các ban ngành chức năng khác.
- Mỗi cán bộ của BQLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của toàn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc, cán bộ các phòng có thể giúp đỡ nhau trong các khâu của từng dự án.
- Giúp cho các cán bộ nắm bắt được thực trạng thực tế, có thể rút kinh nghiệm và ngày càng nâng cao nghiệp vụ và không chỉ cập nhất được các thông tin về qui chế đấu thầu mà còn có thể thành thạo các kỹ năng trong đấu thầu.
- Như thế sẽ làm tăng nâng suất lao động, tránh sự quá tải công việc làm ảnh hưởng đến sức khoẻ của cán bộ, nâng cao hiệu quả công việc từ đó góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu cao chất lượng hồ sơ mời thầu
2. Tăng cường công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu 2.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các yêu cầu của người mua bao gồm các yêu cầu hết sức cơ bản về mặt kỹ thuật như đặc tính kỹ thuật, thông số kỹ thuật, công nghệ, các yêu cầu về bảo hành, tiêu chuẩn sản xuất, môi trường. Bên cạnh đó, phần không kém quan trọng là các yêu cầu về mặt tài chính như yêu cầu làm rõ các chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Nó tạo điều kiện cho
hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi. Nó cũng là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu (nhà thầu xếp thứ nhất).
Hiện nay, công tác lập hồ sơ mời thầu tại BQLDA vẫn còn nhiều thiếu sót như: chậm tiến độ so với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, còn phải làm lại nhiều lần,…Thiếu sót trên do cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Tuy nhiên, nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu, trước hết chính tập thể BQLDA phải có những sáng kiến cải tiến quá trình lập hồ sơ mời thầu các gói thầu.
2.2. Nội dung biện pháp
- Nâng cao trình độ cán bộ lập hồ sơ mời thầu.
Chất lượng hồ sơ mời thầu là một trong những điều kiện quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Vì thế, việc lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi người lập phải có đủ kiến thức, kinh nghiệm và tính khách quan, tính chuyên nghiệp cao.
- Nâng cao chất lượng nội dung quan trọng trong hồ sơ mời thầu
Trong hồ sơ mời thầu có hai nội dung quan trọng là Chỉ dẫn cho Nhà thầu và bảng Tiên lượng. Hai nội dung này được soạn thảo càng kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì các Nhà thầu nắm được các thông tin về gói thầu càng rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó.
Một nội dung cũng không kém phần quan trọng trong hồ sơ mời thầu là việc soạn thảo hợp đồng xây lắp. Khác với công tác khác, hợp đồng trong đấu thầu được qui định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được Nhà thầu chấp nhận. Những qui định mà BQLDA đưa ra trong hợp đồng sẽ là những qui định mà cả BQLDA và Nhà thầu phải tuân theo kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và Nhà thầu có thể sẽ thoái thác, lúc đó thì thiệt hại sẽ thuộc về phía BQLDA. Nhưng nếu bản điều kiện này lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các Nhà thầu … như
thế sẽ hạn chế các Nhà thầu tham gia gói thầu. Cho nên đối với mỗi gói thầu, BQLDA nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu.
Trong hồ sơ mời thầu phải qui định cụ thể các biện pháp xử lý nếu có các tình huống phát sinh xảy ra như chậm tiến độ so với kế hoạch mà nhà thầu đã thoả thuận với ban quản lý, chấm dứt hợp đồng khi công trình còn dở dang,…
Trong hồ sơ mời thầu cũng nên nêu rõ trách nhiệm của Nhà thầu: quy định trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể là kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng thi công của BQLDA, …những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và BQLDA cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về vấn đề đó.
Tuy nhiên khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về phương pháp thực hiện từng công việc cụ thể, loại nguyên vật liệu mà để từ Nhà thầu tìm ra cách thực hiện mà theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo chất lượng. Có như vậy mới phát huy được tính sáng tạo của các Nhà thầu.
- Trường hợp BQLDA thuê tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu
Đối với các gói thầu có qui mô lớn hoặc trung bình, BQLDA phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu. Trong trường hợp này, BQLDA nên cung cấp đầu đủ các bản vẽ thi công, các catalogue về vật tư thiết bị, … cho tư vấn và thường xuyên có các trao đổi với các cán bộ tư vấn nhằm đẩy nhanh tiến độ và nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu.
2.3.Điều kiện thực hiện giải pháp
Để nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của các gói thầu, BQLDA cần thực hiện các biện pháp khi có các điều kiện sau:
- Cán bộ lập hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực chuyên môn cao, am hiểu về gói thầu, có trách nhiệm cao trong công việc.
- Cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo hai nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó.
- Các tài liệu đầu vào như: Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, … phải được lập chính xác so với điều kiện thực tế.
- Đối với các dự án phải thuê tư vấn lập hồ sơ mời thầu thì phải cung cấp đủ bản vẽ thi công, catalogue về vật tư thiết bị,…
2.4. Hiệu quả của giải pháp
Nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu sẽ đạt được hiệu quả như sau:
- Góp phần nâng cao chất lượng công trình, đẩy nhanh tiến độ, nhanh đưa lại hiệu quả cho dự án
- Nhà thầu hiểu rõ về gói thầu thì sẽ có hồ sơ dự thầu tốt, sẽ đem lại lợi ích cho BQLDA như: chọn được Nhà thầu tốt nhất, công trình tốt,…
- Phát huy tính sáng tạo của các Nhà thầu,…
3. Nâng cao chất lượng tư vấn
3.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của giải pháp
BQLDA thường thuê các đơn vị tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán và thoả thuận tuyến, … Vì thế hoạt động của tư vấn mang tính quyết định đến hiệu quả và chất lượng của các dự án mà BQLDA thực hiện.
Nhu cầu xây dựng mới và cải tạo lưới điện ngày càng tăng, khối lượng công việc lớn nhưng các đơn vị tư vấn chuyên ngành không nhiều. Hầu hết các tư vấn nội bộ có đủ năng lực, có nhiều kinh nghiệm song do khối lượng công việc nhiều nên tiến độ và chất lượng chưa được tốt. đối với tư vấn ngoài thì năng lực chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và làm chậm tiến độ ngay ở khâu xin thoả thuận tuyến (do mối quan hệ với các cơ quan chức năng chưa tốt). Việc giám sat của BQLDA đối với tư vấn được giao cho phòng Kế hoạch với sự tham mưu của phòng Kỹ thuật song chưa thực sự bám sát. Công việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi và xin thoả thuận tuyến được giao hoàn toàn cho tư vấn, BQLDA chỉ ra văn bản
xin phép các cấp cơ quan, quản lý tư vấn chưa chặt do vậy có những sản phẩm nộp chậm mà chất lượng không tốt, phải lập đi lập lại. điều đó sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến các công tác quản lý dự án sau này.
3.2. Nội dung biện pháp
Nhằm nâng cao chất lượng tư vấn cũng như hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu thì trong thời gian tới BQLDA cần phải:
- Đối với các đơn vị tư vấn nội bộ
BQLDA nên có trình ý kiến lên các cấp có thẩm quyền về việc: tổ chức đào tạo nâng cao năng lực và sử dụng cán bộ tư vấn hợp lý, đồng bộ; tăng cường trang thiết bị hiện đại cho hệ thống công nghệ khảo sát, giám sát, giám định công trình; ứng dụng các công nghệ phần mềm hiện đại phục vụ cho công tác tư vấn;…
- Đối với các đơn vị tư vấn ngoài
BQLDA nên thường xuyên cập nhật thông tin về năng lực của họ; chỉ tuyển chọn tư vấn dựa trên năng lực thực tế của họ đối với các công trình tương tự đã thực hiện; các đơn vị tư vấn phải có tư cách pháp nhân; chứng chỉ hành nghề theo qui định của Nhà nước,…
- BQLDA gắn trách nhiệm cho tổ chức tư vấn
+ Đề ra yêu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu những tài liệu khảo sát đủ yêu cầu thiết kế.
+ Chịu trách nhiệm về chất lượng, nội dung và khối lượng của toàn bộ tài liệu.
+ Đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng, cung cấp các tài liệu thiết kế đúng đắn và chịu trách nhiệm bổ sung, sửa chữa hoặc lập lại khi thiết kế chưa được phê duyệt.
+ Thực hiện giám sát tác giả trong quá trình thi công xây lắp công trình. Đồng thời, BQLDA phải dành đủ thời gian và chi phí nghiên cứu cho tư vấn. Mặt khác, Ban phải khuyến khích các đơn vị tư vấn hoàn thành đúng tiến độ bằng cách qui định rõ chế độ khen thưởng.
BQLDA phải giao nhiệm vụ giám sát tư vấn cho phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật, các phòng đó phải thường xuyên báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện của tư vấn,…
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
- BQLDA phải có mối quan hệ tốt với các đơn vị tư vấn, thường xuyên trao đổi, bàn bạc công việc liên quan đến dự án.
- Thông tin về các đơn vị tư vấn phải được công khai, chính xác và chi tiết.
- Phòng Kế hoạch và phòng giám sát phải thường xuyên báo cáo công tác liên quan về tư vấn cho cấp có thẩm quyền để có thể giải quyết các khó khăn phát sinh.
3.4. Hiệu quả giải pháp
Giải pháp này có thể đem lại cho BQLDA những tác dụng sau:
- Nâng cao chất lượng công trình ngay từ khâu đầu tiên của việc thực hiện dư án, nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của BQLDA và các khâu tiếp theo trong công tác đấu thầu.
- Tư vấn có thể giúp BQLDA làm các công việc trong dự án, giảm đi khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công việc của các cán bộ làm công tác đấu thầu.
4. Đẩy nhanh tiến độ các công tác xin cấp đất, thoả thuận tuyến, giải phóng mặt bằng và xin đào hè đường.
4.1. Cơ sở lý luận và thực tiến của giải pháp
Bất kỳ công trình xây dựng nào cũng cần có mặt bằng để thi công. Đặc biệt, đối với những công trình điện với các tính chất kỹ thuật phức tạp, điều kiện thi công khó khăn trên địa bàn Hà Nội thì các vấn đề liên quan đến địa điểm, mặt bằng thi công lại càng quan trọng và đang là vấn đề nổi cộm.
Hiện nay, các dự án do BQLDA thực hiện đều gặp khó khăn trong các công tác trên, làm ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thi công công trình, gây thiệt hại không nhỏ cho Công ty và toàn xã hội.
4.2. Nội dung biện pháp
- BQLDA cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng
Trước hết Ban cần phối hợp sâu sát hơn nữa với tư vấn trong công tác thoả thuận tuyến. Ban cần giữ mối quan hệ thường xuyên với các cấp quản lý hành chính trong việc đi xin thoả thuận tuyến, xin phép đào hè đường, xin cấp đất cũng như công tác giẩi phóng mặt bằng.
- Công tác giải phóng mặt bằng
Đặc biệt, trong công tác giải phóng mặt bằng: Cần tuyên truyền cho người dân hiểu được vai trò và lợi ích của dự án, có văn phòng tiếp dân nhằm nhanh chóng giẩi quyết những khó khăn vướng mắc của nhân dân cũng như khó khăn trong quá trình thực hiện; Giá trị đền bù phải thoả đáng với các thủ tục nhanh chóng nhất. Tăng cường kiểm tra khối lượng đền bù thực tế.
Trong quá trình giải phóng mặt bằng của Ban cần có sự quan tâm đầy đủ về mọi mặt của các cấp chính quyền địa phương, của các Điện lực trong việc thực hiện công tác đền bù. Thực tế cho thấy các Điện lực có mối quan hệ nhất định với các cấp chính quyền địa phương nên họ thực hiện công tác đền bù hiệu quả và tiến độ nhanh hơn.
Trước khi thi công công tình, phòng giải phóng mặt bằng cần cử các cán bộ xem xét khu vực giải toả, cần tìm hiểu các quy hoạch, chính sách phát triển cũng như sự biến động giá cả đất đai ở các địa phương nơi công trình đi qua.
Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cũng như quan tâm đầy đủ đến cuộc sống các cán bộ trong phòng để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
4.3. Điều kiện thực hiện
Giải pháp này để thực hiện tốt cần có các điều kiện sau:
Thứ nhất, về phía Nhà nước cần ban hành định mức đền bù thoả đáng đối với đất đai của người dân sao cho phù hợp với giá thị trường nhất.
Thứ hai, người dân Hà Nội đều có hiểu biết về vai trò và lợi ích của các dự án đồng thời họ ý thức trách nhiệm cao đối với các chủ trương của Nhà nước.
Thứ ba, Lãnh đạo Ban luôn quan tâm và có sự chỉ đạo sát sao đến công việc và đời sống của các cán bộ phòng giải phóng mặt bằng.
4.4. Hiệu quả giải pháp
Khi đẩy nhanh tiến độ các công tác trên thì tiến độ các khâu trong công tác đấu thầu sẽ được đẩy nhanh, làm giảm thiệt hại về mọi mặt cho Công ty và xã hội.
Vì điều kiện thi công trên địa bàn Hà Nội gặp nhiều khó khăn như: giải phóng mặt bằng chậm, gây gián đoạn thi công, thủ tục xin đào hè đường rườm rà,… nên các Nhà thầu rất ngại vào thi công nhưng nếu các điều kiện trên được giải quyết thì số Nhà thầu tham gia sẽ đông hơn và từ đó, BQLDA sẽ chọn được Nhà thầu tốt nhất và tiến độ các công trình sẽ nhanh hơn.
5. Kiến nghị với Công ty Điện lực Hà Nội