2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác QTNS tại C.ty cổ phần Formach
2.1 Xây dựng chơng trình phân tích công việc
Hoạt động phân tích công việc tại Công ty cổ phần Formach không đợc thực hiện. Hiện công ty vẫn cha có bản mô tả công việc, bảng yêu cầu thực hiện công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đây là một thiếu sót của hoạt động quản trị nhân sự. Vậy để hoạt động này đợc thực hiện có hiệu quả Công ty cần tiến hành phân tích các chức danh công việc của toàn Công ty. Các chức danh công việc cụ thể là:
Biểu số9 : Các chức danh công việc tại công ty cổ phần Formach Chức danh công việc
Đơn vị Lao động gián tiếp Lao động trực tiếp Ban giám đốc Tổng giám
đốc Phó tổng giám đốc(3) Phòng tổ chức hành chính Trởng, phó phòng Nhân viên (10) Bảo vệ (16) Lái xe Phòng kế toán tài chính Kế toán tr- ởng Kế toán viên (11) Phòng kế hoạch đầu t Trởng, phó phòng Nhân viên (10) Lái xe Phòng kỹ thuật- KCS Trởng, phó phòng Nhân viên (9) Phòng kinh doanh nội địa Trởng, phó phòng Nhân viên (3) Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I và II Trởng, phó phòng Nhân viên (13) Các xí nghiệp trực thuộc Giám, phó giám đốc xí nghiệp Nhân viên (29) Công nhân (348) Chi nhánh Formach tại HN và TP HCM Giám đốc, phó giám đốc chi nhánh Nhân viên (27)
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần Formach)
Để hoạt động phân tích công việc đợc thực hiện có hiệu quả Công ty nên tiến hành theo trình tự sau:
a. Xây dựng một tổ phân tích công việc: Gồm 5 ngời, tổ phân tích này có thể là những ngời có kinh nghiệm lâu năm, am tờng về công việc, có uy tín và có khả năng thực hiện tốt các công việc đợc giao. Những thành viên tham gia vào quá trình phân tích công việc có thể gồm giám đốc, trởng các phòng ban và các
đơn vị chức năng, các cán bộ cũng nh các công nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Công việc của nhóm phân tích công việc gồm:
(1) Xây dựng bảng công việc cho bất kỳ loại lao động nào dù đó là lao động trực tiếp hay gián tiếp, phải nêu đợc tên công việc những trách nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện công việc.
(2) Xây dựng bảng yêu cầu đối với ngời thực hiện công việc. Đó là các yêu cầu mà ngời thực hiện công việc phải có đợc nh kiến thức, trình độ học vấn, trình độ lành nghề cần phải có, ngoại ngữ, tin học, sức khoẻ, kinh nghệm làm việc…
(3) Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một tập hợp các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lợng, chất lợng về sự hoàn thành các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc.
(4) Xác định chu kỳ phân tích công việc sao cho đáp ứng đợc những yêu cầu, đòi hỏi của công việc hiện tại và phù hợp với khả năng tài chính của Công ty.
(5) Lựa chọn phơng pháp thu thập thông tin: yêu cầu phải thu thập thông tin nhanh, chính xác với chi phí trong khuôn khổ cho phép.
b. Công ty cần lập một tổ công tác, đánh giá hoạt động phân tích công việc của nhóm phân tích: để kiểm tra độ tin cậy các thông tin mà nhóm phân tích đa ra. Nhóm này có thể là giám đốc, trởng, phó phòng, công nhân viên có kinh nghiệm hoặc chủ tịch công đoàn.
Hoạt động phân tích công việc đòi hỏi phải đợc Công ty tiến hành phân tích tất cả các chức danh công việc hiện có trong Công ty. Sau đây là một ví dụ về hoạt động phân tích công việc:
Phân tích công việc cho chức danh công việc trởng phòng Kế hoạch và đầu t Công ty cổ phần Formach.
•Phơng pháp đợc sử dụng để tiến hành thu thập thông tin là bản câu hỏi thực hiện công việc . Bản câu hỏi này đợc tiến hành tại phòng Kế hoạch và đầu t và phòng Tổ chức hành chính công ty cổ phần Formach với số ngời đợc hỏi là 15 ngời.
Mục đích: Nhằm xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của công việc.
Xin Anh (chị) hãy trả lời cho chúng tôi biết những thông tin theo yêu cầu sau:
Ngày tháng năm… … … Họ và tên:
Tuổi:
Phòng/ ban/ đơn vị:
Chức danh hiện đang công tác:
(1) Những công việc chính, Anh (chị) làm hàng ngày hiện nay là gì?
(2) Nêu những công việc có liên quan trong công việc chính của Anh (chị)?
(3) Trách nhiệm về công việc Anh (chị) đang làm hiện nay là gì?
(4) Theo Anh (chị) công việc này đòi hỏi yêu cầu về trình độ chuyên môn ở mức độ nào?
(5) Những lỗi Anh (chị) thờng gặp khi thực hiện công việc? Cách sửa chữa những lỗi đó?
(6)Công việc của Anh (chị) có cần kinh nghiệm làm việc không? Nếu cần, thời gian bao lâu?
(7) Theo Anh (chị), để công việc đợc thực hiện thành thạo cần khoảng bao nhiêu thời gian?
(8) Những mối quan hệ cần thiết trong khi thực hiện công việc?
(9) Công việc của Anh (chị) có cần loại công cụ hỗ trợ nào không? Nếu có, cần loại công cụ, dụng cụ nào?
(10) Anh (chị) hãy cho biết một số ý kiến theo quan điểm của Anh (chị) trong quá trình thực hiện công việc?
•Hoạt động phân tích công việc nhằm đa ra bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Cụ thể nh sau:
Bản mô tả thực hiện công việc:
•Chức danh công việc: Trởng phòng kế hoạch và đầu t.
•Địa điểm thực hiện công việc: tại phòng Kế hoạch và đầu t công ty cổ phần Formach.
Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm:
1.Chịu sự lãnh đạo của giám đốc công ty.
2.Tham gia xây dựng chiến lợc phát triển Công ty cùng với giám đốc và các bộ phận khác trong công ty.
3.Lập kế hoạch sản xuất toàn công ty theo quý , năm.
4.Báo cáo thống kê tổng hợp kế hoạch, định kỳ theo quy định.
5.Lập kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản của công ty, giám sát việc thực hiện và thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản.
6.Quản lý kho hàng của công ty, quản lý việc xuất nhập hàng hoá. 7.Tổ chức làm chào giá, chào thầu các hạng mục công trình. 8.Lập kế hoạch mua sắm đầu t đổi mới trang thiết bị toàn công ty. 9.Thu thập và xử lý thông tin về khách hàng.
10. Thu thập tìm kiếm các đối tác liên doanh, liên kết sản xuất. 11. Nghiên cứu phát triển thị trờng sản phẩm mới.
Điều kiện làm việc:
1.Điều kiện làm việc tại nơi đủ ánh sáng, không bị khói bụi, tiếng ồn.
2.Những trang thiết bị cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc nh máy vi tính, máy fax, điện thoại cố định và các thiết bị văn phòng khác.
Thời gian làm việc: ngày làm việc 8 giờ và theo giờ hành chính, tuần làm việc 48 giờ.
Chức danh công việc: Trởng phòng kế hoạch và đầu t.
Yêu cầu về sức khoẻ: phải có sức khoẻ tốt, không có dị tật.
Yêu cầu về kiến thức:
1.Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành kỹ thuật. 2.Có trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở lên.
3.Có kinh nghiệm làm việc ít nhất ba năm kinh nghiệm trở lên. 4.Nắm vững pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
5.Am hiểu đờng lối, chiến lợc kinh doanh của Công ty. 6.Am hiểu thực tiễn đời sống, xã hội ở trong và ngoài nớc.
7.Điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc, có khả năng làm việc độc lập cao.
8.Có khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút và tập hợp nhân viên. 9.Sử dụng thông thạo tiếng Anh, máy vi tính.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Chức danh công việc: Trởng phòng kế hoạch và đầu t.
1.Lập các kế hoạch sản xuất của Công ty một cách khoa học và hiệu quả. 2.Luôn đảm bảo đáp ứng nguồn hàng hoá một cách linh hoạt trong bất cứ tình huống nào.
3.Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gơng mẫu trong công việc, đ-
ợc bạn bè và đồng nghiệp trong Công ty tín nhiệm.
4.Không để xẩy ra bất kỳ một sai sót nào trong quá trình ký kết các hợp đồng.
5.Hành vi, tác phong trong công việc tích cực, vui vẻ, hoà nhã với mọi ng- ời. Có đợc uy tín tốt trong Công ty.
Trên đây là một ví dụ của hoạt động phân tích công việc. Công ty nên tiến hành phân tích đối với tất cả các chức danh công việc và có bảng mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cho tất cả các chức danh công việc hiện có của Công ty.
