II. Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quảnlý của công ty cầu 7 Thăng Long
702 Đội 703 Đội 704 Đội 705 Đội 706 Đội Đội tông Bê
707Đội Đội 701 TCCG1Đội Đội TCCG2 Ban Thanh tra bảo vệ
+ Nghiên cứu, vận dụng các hình thức tổ chức lao động khoa học trong công ty.
+Duyệt công, tiền lơng, sản phẩm, khoán gọn công trình theo kết quả sản xuất .
+ Lập báo cáo tổng hợp thực hiện các định mức lao động, lợng sản phẩm hàng quý, năm báo cáo công ty.
+ Hớng dẫn các phòng ban, đội ghi chép, phản ánh số liệu ban đầu về năng suất lao động, sử dụng lao động theo mẫu quy định.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lơng tháng, quý, năm trong toàn công ty, gửi lên tổng công ty và các cơ quan có liên quan.
+ Duyệt công, lơng, ăn giữa ca trong toàn công ty. - Một cán bộ làm công tác đào tạo có nhiệm vụ
+ Theo dõi về nghiệp vụ đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, kế hoạch xin kinh phí đào tạo, kèm cặp, nâng bậc công nhân kỹ thuật hanggf năm.
+Tổ chức thi nâng bậc theo kế hoạch đợc duyệt.
+Triển khai các chỉ tiêu chọn CBCNV đi thực tế ở các địa phơng
+ Triển khai kế hoạch luyện tay nghề, thi thợ giỏi, đào tạo, phát triển thợ giỏi đều đặn cho các nghề sản xuất chủ yếu.
- Một cán bộ quản lý, lu trữ hồ sơ có nhiệm vụ: + Quản lý toàn bộ hồ sơ CBCNV của công ty.
+ Định kỳ bổ xung hồ sơ, ghi chép nhận xét đầy đủ, chính xác ( kể cả khen thởng, kỷ luật ghi lu vào hồ sơ).
+ Theo dõi lu trữ công văn, tài liệu của phòng. - Một cán bộ bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ:
+ Giải quyết các chế độ về hu, mất sức, thai sản, tử tuất, các chế độ bồi d- ỡng ca ba, độc hại, chính sách thơng binh - xã hội...
-Biểu 5-
STT Chức danh-Bộ phận Số ng- ời
Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20
1 Trởng phòng 1 1 - - - 1
2 Phó phòng 1 1 - 0 - 0 1
3 Định mức lao động 3 2 1 - 2 1
4 Công tác đào tạo 1 1 - - - 1
5 Quản lý hồ sơ 1 1 - 1 - -
6 Bảo hiểm xã hội 1 - 1 - 1 -
Cộng 8 6 2 - 1 3 4
Nh đã trình bầy ở trên, phòng TC-LĐ-TL có 8 CBCNV (6 nam và 2 nữ). Về trình độ có 6 ngời (75%) tốt nghiệp Đại học xây dựng, Đại học kinh tế quốc dân, Đại học bách khoa: trình độ trung cấp là hai ngời.
Xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đồng chí trởng phòng phụ trách chung, có bằng kỹ s xây dựng và đã học qua lớp quản lý kinh tế . Một đồng chí phó phòng có trình độ Đại học (kỹ s bảo hộ lao động) phụ trách công tác bảo hộ lao động. Ba đồng chí cán bộ định mức lao động ( hai cử nhân kinh tế và một trung cấp xây dựng) làm các công việc về duyệt công, tiền lơng, tổ chức lao động... Hai cử nhân kinh tế làm công tác đào tạo và quản lý hồ sơ. Một đồng chí trung cấp phụ trách công tác bảo hiểm xã hội.
Việc phân công nhiệm vụ trong phòng nh vậy là hợp lý.
b. Cơ cấu tổ chức phòng Kinh tế - Kế hoạch:
Phòng gồm 8 CBCNV, trong đó : - Trởng phòng:
+ Lãnh đạo toàn phòng thực hiện nhiệm vụ đợc giao. Có quyền đề nghị với Giám đốc tăng cờng bổ xung cán bộ hoặc thay đổi cán bộ cho phù hợp với nhiệm vụ.
+ Khen thởng, kỷ luật, nâng bậc đối với CBCNV trong phòng; đồng thời tham gia các đoàn kiểm tra đội sản xuất theo quyết định của Giám đốc.
- 2 phó trởng phòng:
+ Giúp trởng phòng về các lĩnh vực thuộc các chức năng của phòng. Đặc trách công tác: Kế hoạch tác nghiệp các đội, điều độ sản xuất, thông tin kịp thời và định kỳ tình hình sản xuất của công ty.
- Tổ kinh tế - kế hoạch:
+ Bộ phận hợp đồng kinh tế : Dự thảo hợp đồng kinh tế tại công ty với t cách là ngời bán (ngời sản xuất ) theo dõi viêc thực hiện. Giải quyết các thủ tục nhận hàng, xuất hàng, báo hàng, báo giá, giao dịch thực hiện hợp đồng. Giao dịch, tham gia khảo sát mặt hàng. Lập dự toán công trình, tham gia quyết toán công trình,.
+ Bộ phận giá: Xây dựng giá bán sản phẩm, lao vụ. Lập kế hoạch giá thành, dự toán chi phí sản xuất .Tham gia phân tích hoạt động kinh tế .
+ Bộ phận kế hoạch: Tổ chức lập kế hoạch tổng hợp (kế hoạch sản xuất -kỹ thuật) . Lập kế hoạch sản xuất , tiêu thụ sản phẩm dài hạn và ngắn hạn của công ty, lập kế hoạch vật t và đơn hàng vật t nhập, tham gia phân tích hoạt động kinh tế .
+ Bộ phận XDCB: dự thảo hợp đồng kinh tế về XDCB; lập dự toán công trình; theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện, tham gia quyết toán công trình.
+ Bộ phận thống kê : Lập báo cáo ớc tính và thực tế tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của công ty, tham gia phân tích hoạt động kinh tế .
- Tổ điều độ sản xuất :
+ Lập kế hoạch sản xuất cho các đội.
+ Điều độ tổng hợp, đồng bộ sản phẩm và kế hoạch. + Thông tin sản xuất định kỳ.
Các nhiệm vụ cơ bản của điều độ viên:
- Tích cực chủ động đôn đốc các đơn vị hoàn thànhnhiệm vụ đợc giao theo tiến độ.
- Kịp thời phát hiện các khó khăn vớng mắc, mất cân đối trong sản xuất để đề xuất biện pháp và khắc phục kịp thời.
- Giao và đôn đốc thực hiện lệnh sản xuất
- Đề xuất với trởng phòng mức hoàn thành nhiệm vụ sản xuất của đội do mình phụ trách, chịu trách nhiệm về tình hình thực hiện kế hoạch của các đội sản xuất đó.
- Biểu 6-
STT Chức danh-Bộ phận Số ng- ời
Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20 1 Trởng phòng 1 1 - - - - 1 2 Phó phòng 2 2 - - - 1 1 3 Cán bộ giá 1 1 - - - 1 - 4 Xây dựng cơ bản 1 - 1 - - 1 - 5 Thống kê kế hoạch 1 1 - - 1 - - 6 Hợp đồng kinh tế 1 1 - - 1 - - 7 Điều độ tổng hợp 1 1 - - - - 1 Cộng 8 7 1 - 2 3 3
Có thể nói phòng Kinh tế - kế hoạch có vai trò quan trọng bởi vì nó chính là nơi tiếp nhận thầu các công trình về bàn giao cho các đội sản xuất , đem lại công việc cho công nhân và CBCNV toàn công ty.
Trong nền kinh tế hiện nay việc bùng nổ các đơn vị xây dựng cầu đờng đã tạo nên một sự cạnh tranh lớn, do vậy nhiệm vụ của phòng càng khó khăn hơn. Công việc không còn đơn giản nh trớc đây mà phải tính toán, cân nhắc, tìm hiểu nghiên cứu thị trờng , các đối thủ cạnh tranh để đấu thầu thì mới có thể thu đợc các hợp đồng.
- Trởng phòng ( kiêm bí th Đoàn thanh niên) là kỹ s xây dựng phụ trách chung.
- Hai phó phòng là kỹ s kinh tế lập kế hoạch giá thành, dự toán chi phí sản xuất .
- Một đồng chí trung cấp xây dựng làm công tác xây dựng cơ bản.
- Ba cử nhân chuyên ngành: Kinh tế , luật làm công tác thống kê kế hoạch, hợp đồng kinh tế , điều độ tổng hợp.
Tỷ lệ cán bộ có bằng Đại học là 7/8 (87,5%) đảm bảo trình độ, đúng chuyên ngành..
Qua phân tích ở trên cho thấy phòng kinh tế - kế hoạch đã có sự phân công và kiêm nhiệm công việc, do vậy phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Tuy nhiên ta vẫn thấy có sự bất hợp lý sau: Công tác xây dựng cơ bản là một công việc quan trọng và phức tạp mà lại giao cho một đồng chí có trình độ trung cấp đảm nhiệm. Do vậy nên tạo điều kiện để cho đồng chí này đi học nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Tóm lại để hoàn thiện thì biên chế và nhiệm vụ của phòng kinh tế - kế hoạch phải có sự thay đổi sao cho đạt hiệu quả nhất.
c. Cơ cấu tổ chức phòng Vật t - Thiết bị:
Phòng gồm 8 CBCNV trong đó : - Trởng phòng:
Là kỹ s xây dựng, quản lý điều hành mọi hoạt động của phòng về vật t và máy móc thiết bị. Chịu trách nhiệm về số lợng, chất lợng vật t, máy móc thiết bị khi mua về cũng nh khi xuất đến các công trình.
- Tổ tiếp liệu có nhiệm vụ: Cung ứng vật t đầy đủ đến tận chân công trình, đảm bảo các quy định về tài chính, hàng hoá thanh toán và nhập kho gọn.
- Tổ thiết bị có nhiệm vụ cung ứng đầy đủ kịp thời máy móc thiết bị cho công trình khi có yêu cầu; phải luôn nắm bắt đợc hiện trạng máy móc của công ty.
-Tổ kho có nhiệm vụ: Bảo quản toàn bộ vật t, phụ tùng, sản phẩm trong kho; Tổ chức sắp xếp, bảo quản hàng hoá trong kho, phát hiện những mất mát h hỏng về vật t, hàng hóa thuộc kho mình quản lý. Chấp hành đầy đủ những quy định về nhập, xuất hàng hoá, báo cáo tồn kho hàng tháng và kiểm kê định kỳ.
- Biểu 7 -
STT Chức danh-Bộ phận Số ngời
Trình độ Thâm niên CT(năm) ĐH TC SC <10 10-20 >20
1 Trởng phòng 1 1 - - - - 1
2 K T máy + thiết bị 1 1 - - - 1 -
3 Thống kê thiết bị 1 1 - - - 1 -
4 Thống kê vật t 1 - 1 - - - 1
5 Tiếp liệu viên 2 - - - 2
6 Thủ kho 1 - 1 2 - - 1
7 Phụ kho 1 1 - - - 1 -
Cộng 8 4 2 2 - 3 5
Phòng có 4 ngời có trình độ Đại học (50%). Đâylà 1 tỷ lệ thấp, còn lại là các đồng chí có trình độ trung cấp và sơ cấp vật t. Tuy nhiên số cán bộ này có thâm niên công tác (ít nhất là 20 năm) nh vậy tạm thời họ vẫn có thể đảm đơng đợc nhiệm vụ của phòng.