2. Các khái niệm liên quan
2.2.2. Hệ thống tổ chức bộ máy Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý & điều hành Công ty.
Giám đốc Công ty Phòng Kế toán tài chinh Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức hành chính Phòng Quản lý kỹ thuật Xí nghiệp Chi nhánh Chi nhánh
Sau hơn 10 năm hoạt động, đến nay hầu hết bộ máy quản lý và kinh doanh của Công ty đợc bố trí một cách khoa học. Trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại gọn nhẹ, các phòng ban quản lý ngày càng có xu hớng tinh giảm gọn nhẹ đủ mạnh để làm cho hoạt động kinh doanh của các cơ sở hoạt động một cách hiệu quả, nhịp nhàng đồng bộ. Hơn nữa các phòng ban đều đặt dới sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Công ty.
Tổ chức bộ máy của Công ty gồm có. 1. Giám đốc Công ty.
2. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ. - Phòng Tổ chức hành chính
- Phòng Kinh doanh - Phòng Kế toán tài chính - Phòng Quản lý kỹ thuật. 3. Các chi nhánh, xí nghiệp. - Chi nhánh xăng dầu Sơn La - Chi nhánh xăng dầu Hoà Bình. - Xí nghiệp xăng dầu K133
Chức năng, nhiệm vụ của cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất - kinh doanh * Ban Giám đốc.
- Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm tr- ớc Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và điều hành hoạt động Công ty, là ngời có quyền điều hành cao nhất . Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nâng l- ơng, khen thởng, kỷ luật với các cán bộ quản lý của Công ty thực hiện theo quy định về công tác tổ chức cán bộ hiện hành của Tổng công ty.
- Phó giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc. Phó Giám đốc đợc Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty, trớc pháp luật về các lĩnh vực đợc phân công.
Nhiệm vụ Giám đốc.
+ Nhận sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của Nhà nớc đợc Tổng công ty giao để thực hiện.
+ Xây dựng chiến lợc, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, phơng án đầu t mới và đầu t chiều sâu, phơng án liên doanh của Công ty trình lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt để tổ chức thực hiện.
+ Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của Công ty.
+ Ban hành các định mức kinh tế, kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá, nhập, giải thể, đổi tên các phòng ban, nghiệp vụ của Công ty và của đơn vị hạch toán phụ thuộc theo phơng án đã đợc Tổng giám đốc phê duyệt quyết định thành lập, tách, nhập, giải thể đổi tên các đơn vị hạch toán boá sổ trong công ty.
+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nâng lơng, khen thởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng Công ty; Giám đốc công ty có thể phân cấp hoặc uỷ quyền cho Giám đốc đơn vị hạch toán phụ thuộc quyết định về tổ chức và cán bộ đơn vị đó.
+ Báo cáo định kỳ, đột xuất kết quả hoạt động của công ty với Tổng công ty, cơ quan của Nhà nớc có thẩm quyền.
+Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chủ trơng, chính sách, chế độ và các quy định của Nhà nớc, Tổng công ty trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty.
+ Chịu sự kiểm tra, giám sát của Tổng công ty, các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ công ty là bộ máy của Giám đốc công ty, có trách nhiệm giúp Giám đốc công ty chỉ đạo, điều hành, hớng dẫn thực hiện lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ do Giám đốc công ty giao trong phạm vi toàn công ty và trực tiếp tại khối trực thuộc văn phòng công ty quản lý.
* Phòng kinh doanh
Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, Gas, bếp Gas, các sản phẩm hoá dầu và kinh doanh tổng hợp.
Nhiệm vụ chủ yếu:
+ Trực tiếp xây dựng kế hoạch sản lợng bán, vận tải, hao hụt hàng năm và dài hạn, chủ trì phổi hợp xây dựng dự án kế hoạch toàn diện hàng năm hoặc dài hạn của Công ty báo cáo Tổng công ty. Khi đợc Tổng công ty giao kế hoạch chủ trì phối hợp xây dựng đề án triển khai, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm...
+ Xây dựng quy hoạch phát triển mạng lới kinh doanh.
+ Tạo nguồn, phân phối nguồn hàng cho các đơn vị trong toàn công ty. + Nghiên cứu thị trờng, đề xuất phơng thức, cơ chế bán hàng; cung cấp kịp thời thông tin về giá cho các đơn vị trực thuộc; định hớng cho các đơn bán hàng đạt kết quả cao.
+ Tiếp thị và bán hàng theo quy chế hiện hành.
+ Hạch toán, thống kê và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
+ Trực tiếp quản lý hệ thống kho, cửa hàng thuộc khối văn phòng công ty theo lĩnh vực chuyên môn của phòng.
+ Chủ động kiểm tra các đơn vị cơ sở theo lĩnh vực chuyên môn của phòng,
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao * Phòng Quản lý kỹ thuật
Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực đầu t, khoa học công nghệ, quản lý kỹ thuật ngành hàng, kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, bảo vệ môi trờng.
Nhiệm vụ chủ yếu:
+ Xây dụng và triển khai thực hiện kế hoạch đầu t cơ sở vật chất kỹ thuật do Công ty giao cho và quản lý việc thực hiện công tác đầu t.
+ Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, chơng trình bảo quản, bảo d- ỡng.... nhằm duy trì hoạt động của hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật.
+ Chỉ đạo, hớng dẫn thực hiện các quy định của Nhà nớc, Tổng công ty về công tác quản lý kỹ thuật ( xây dựng cơ bản, quản lý kỹ thuật ngành hàng, an toàn...); Xây dựng và triển khai thực hiện các quy định, quy trình, quy phạm, định mức kỹ thuật cụ thể áp dụng trong nội bộ công ty.
+ Tuyên truyên, phổ biến pháp luật, xây dựng và tổ chức triển khai các ch- ơng trình, kế hoạch về công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, bảo vệ môi trờng.
+ Nghiên cứu và ứng dụng các tín bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành, chủ trì thực hiện phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
+ Chỉ đạo, hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị cơ sở và trực tiếp quản lý hệ thống kho, cửa hàng thuộc khối văn phòng Công ty theo lĩnh vực chuyên môn.
+ Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao. * Phòng Tổ chức Hành chính.
Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực tổ chức cán bộ; lao động tiền lơng, chế độ chính sách đối với ngời lao động; pháp chế; thanh tra, bảo vệ, quân sự; an toàn vệ sinh lao động; thi đua, tuyên truyền; khen thởng, kỷ luật; hành chính.
Nhiệm vụ chủ yếu:
+ Nghiên cứu, đề xuất hoàn thiện mô hình bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh của Công ty phù hợp với điều kiện cụ thể.
+ Xây dựng, chỉ đạo, hớng dẫn, triển khai, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác cán bộ, từ quy hoạch, đào tạo, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, đánh giá nhận xét, khen thởng, kỷ luật, quản lý cán bộ theo phân cấp hiện hành.
+ Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch về lao động, tiền lơng, đào tạo, bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ.
+ Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch về lao động tiền lơng về chế độ chính sách đối với ngời lao động.
+ Xây dựng, chỉ đạo hớng dẫn, triển khai, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các đề án, chơng trình công tác; pháp chế, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ, quân sự, thi đua, tuyên truyền, khen thởng, kỷ luật, y tế, an toàn vệ sinh lao động, hành chính và một số chính sách xã hội theo chủ trơng của Nhà nớc, địa phơng và chỉ đạo của Giám đốc công ty.
+ Quản lý tài sản và đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho bộ máy văn phòng Công ty.
+ Thực hiện công tác văn phòng Đảng uỷ, Giám đốc, các đoàn thể công ty. + Trực tiếp quản lý hệ thống kho, cửa hàng thuộc khối văn phòng Công ty theo lĩnh vực chuyên môn của phòng.
+ Chủ trì kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nớc, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Công ty theo chơng trình kế hoạch đợc Giám đốc công ty phê duyệt.
* Phòng Kế toán tài chính
Giúp Giám đốc công ty lĩnh vực quản lý tài chính, hạch toán kế toán thống kê.
Nhệm vụ chủ yếu:
+ Chủ trì xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp hàng năm của Công ty triển khai kế hoạch Tổng công ty giao.
+ Chỉ đạo, hớng dẫn các đơn vị cơ sở thực hiện các quy định về quản lý tài chính, hạch toán kế toán, hệ thống sổ sách, chế độ báo cáo và mẫu biểu báo cáo thuộc lĩnh vực có liên quan.
+ Chủ trì phối hợp xây dựng và triển khai thực hiện các định mức nội bộ về chi phi kinh doanh, công nợ, chơng trình thực hành tiết kiệm...
+ Thực hiện chế độ hạch toán, thống kê, báo cáo theo quy định. Trực tiếp lập báo cáo quyết toán khối văn phòng Công ty và tổng hợp báo cáo quyết toán tài chính hàng năm của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc.
+ Tổng hợp nhanh kết quả kinh doanh hàng tháng, phân tích tình hình tài chính thông qua báo cáo quyết toán quý, năm để phát hiện đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và chấn chỉnh những tồn tại trong công tác quản lý tài chính và hạch toán.
+ Trực tiếp quản lý kho, cửa hàng thộc khối văn phòng Công ty theo lĩnh vực chuyên môn của phòng.
+ Thực hiện công tác kiểm tra kế toán đối với các đơn vị trực thuộc( kể cả khối văn phòng Công ty) theo chơng trình và kế hoach đợc Giám đốc phê duyệt, phát hiện và chấm chỉnh kịp thời những biểu hiện sai sót hoặc sơ hở trong quản lý.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao.
* Các chi nhánh xăng dầu: Sơn La, Hoà Bình, Xí nghiệp K133 là các đơn vị trực thuộc công ty xăng dầu Hà Sơn Bình. Chịu sự điều hành của Công ty (khối văn phòng Công ty) đóng tại thị xã Hà Đông - Tỉnh Hà Tây.
2.3. Biến đổi cơ cấu nguồn nhân lực tại Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình.2.3.1. Tình hình đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của Công ty xăng dầu