Tổng công ty VIWASEEN
1.1. Đặc điểm về thị trường nhập khẩu
Trên thực tế, thị trường nước ngoài rất phức tạp. Để tiến hành NK hàng hóa các đơn vị kinh doanh XNK phải nghiên cứu tình hình sản xuất, khả năng và chất lượng hàng NK kể cả việc nghiên cứu chính sách và tập quán thương mại của thị trường đó để lựa chọn nguồn hàng phù hợp với nhu cầu trong nước. Được sự giúp đỡ của bộ xây dựng, của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, của đại diện thương mại Việt Nam tại các nước và đặc biệt là sự giới thiệu ban đầu của các bạn hàng trong nước,
đến nay công ty đã có chỗ đứng trên thị trường và có quan hệ với nhiều nước, trong đó đáng kể đến là: Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều nước ASEAN khác, Mỹ, Đức, Pháp,…
1.2. Đặc điểm về phương thức nhập khẩu
Cùng với sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý điều tiết của nhà nước, cơ chế hoạch toán kinh doanh độc lập đã được áp dụng cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Cơ chế mới đã thực sự đặt các doanh nghiệp phải đứng trước những thử thách của thị trường. Trong quá trình chuyển đổi đã có không ít doanh nghiệp đã gặp khó khăn không thích ứng được với cơ chế mới, làm ăn thua lỗ, giải thể nhưng cũng không ít các doanh nghiệp năng động thích nghi được với cơ chế mới, biết gắn công tác xuất nhập khẩu phục vụ cho sản xuất kinh doanh nên sản xuất kinh doanh và phương thức nhập khẩu ủy thác.
o Phương thức nhập khẩu tự doanh
Nhập khẩu tự doanh là phương thức mà đơn vị kinh doanh nhập khẩu chủ động nghiên cứu thị trường và sản phẩm trong cũng như ngoài nước, tiến hành nhập khẩu để tiêu thụ trong nước nhằm thu lợi nhuận. Đây chính là phương thức nhập khẩu chủ yếu của WASEENCO và thường áp dụng vốn sản phẩm quan trọng, có giá trị cao sản phẩm nhập khẩu tự doanh của công ty là các cơ quan đơn vị trong và ngoài ngành xây dựng.
Khi thực hiện phương thức nhập khẩu tự doanh công ty phải trực tiếp lập phương án kinh doanh. Công ty xây dựng phương án cho từng mặt hàng, từng thị trường, đánh giá mức độ tiêu thụ, dự toán chi phí nhập khẩu và tiêu thụ, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn bỏ ra một cách có hiệu quả.
Với phương châm luôn nắm vững nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Công ty tiến hành nghiên cứu thị trường, khai thác các nguồn hàng, tìm kiếm khách hàng tiêu thụ, thông qua đó từng bước đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu của công ty.
o Phương thức nhập khẩu các dự án trúng thầu
Theo cơ chế quản lý xây dựng của nhà nước quy định tất cả các công trình có giá trị lớn hơn 500tr đồng phải đưa ra đấu thầu
+ Đặc điểm của phương thức này là trong quá trình lập hồ sơ dự thầu, doanh nghiệp đã phải nghiên cứu tất cả các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và
đưa ra các chỉ tiêu của mình cho phù hợp và đáp ứng yêu cầu. Giá đầu ra của hàng hóa này là giá của doanh nghiệp đưa ra để tranh thầu trong quá trình tính giá này đã được các phòng nghiệp vụ nghiên cứu kỹ, có thể lập thành nhiều phương án để trình giám đốc cho quyết định.
Thời gian vừa qua công ty đã trúng nhiều gói thầu lớn. Điều đó đã khẳng định uy tín của công ty trên thương rường trong nước cũng như quốc tế.
o Phương thức nhập khẩu ủy thác
Để thực hiện chiến lược đa dạng hóa các phương thức kinh doanh, nâng cao hiệu quả của đồng vốn và tăng kim ngạch hàng nhập khẩu, ngoài phương thức NK tự doanh, công ty còn áp dụng phương thức nhập khẩu ủy thác. Là một công ty được quyền tham gia NK trực tiếp có uy tín trên thị trường, công ty được các đơn vị bạn hàng trong nước tin cậy ủy thác cho việc NK những trang thiết bị phục vụ cho sản xuất của mình. Theo phương thức này, công ty là bên nhận ủy thác còn đơn vị sản xuất, thương mại trong nước là bên ủy thác. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, các chi phí nhập khẩu bao gồm cả hoa hồng cho người NK do bên ủy thác chịu.
Nhập khẩu ủy thác đem lại lợi ích cho cả công ty và bên ủy thác thông qua hoạt động ủy thác sẽ góp phần nâng cao trình độ, nghiệp vụ ngoại ngữ, uy tín của cán bộ trong công ty, đồng thời tăng kim ngạch nhập khẩu hàng năm cho công ty, khi tiến hành phương thức này, các bên tham gia phải chú ý đến giá cả, tính toán kỹ lưỡng tất cả các khoản như giá mua, giá bán, các khoản phụ chi… tất cả phải được tính vào giá mua. Thêm vào đó còn có các điều khoản về thời hạn thanh toán, điều kiện giao hàng… Điều đáng chú ý là, công ty không chỉ đơn thuần nhận ủy thác nhập khẩu rồi nhận chi phí ủy thác mà trong nhiều trường hợp công ty đã ứng tiền trước để tiến hành nhập khẩu cho bên ủy thác. Việc làm này đã có tác dụng tích cực trong việc lôi kéo khách hàng và phát triển thị trường, nâng cao tác dụng uy tín của công ty.
Do nắm bắt được nhu cầu của thị trường và nhanh nhạy trong kinh doanh, bên cạnh việc duy trì một tỷ lệ nhập khẩu tự doanh cao, hàng năm công ty đã thực hiện một khối lượng lớn hàng hóa nhập khẩu ủy thác. Để biết rõ hơn về kết quả của hoạt động nhập khẩu hàng hóa trong những năm gần đây của tổng công ty, có thể theo dõi qua bảng số liệu về tình hình nhập khẩu hàng hóa sau:
Báo cáo nhập khẩu tháng 12 năm 2006 Bảng 10 Đơn vị tính: Triệu đồng STT Danh mục Thực hiện Tháng 12 Lũy kế từ đầu năm đến cuối tháng 12 I Xuất khẩu
1 Xuất khẩu hàng hóa 2 Xuất khẩu dịch vụ
II Nhập khẩu 29,025.00 161,17482
1 Nhập khẩu hàng hóa 28,500.00 156,480.00 1.1 Nhập khẩu ủy thác 5,000.00 20,000.00 1.2 Nhập khẩu trực tiếp cho các
dự án
17,500.00 80,689.96 1.3 Nhập khẩu kinh doanh vật tư 6,000.00 55,790.45
2 Các dịch vụ khác 525.00 4,694.41
Đầu tiên khi nói về thị trường nhập khẩu, thứ nhất trong mục nhập khẩu ủy thác thì 20,000.00 (Tr.Đ) là giá trị của xe cộ, máy tính được nhập từ Bỉ và ủy thác cho TX. Phủ lý- Hà Nam.
Thứ hai về phần nhập khẩu trực tiếp cho các dự án là 80,689.96 (Tr.Đ) là bao gồm các thiết bị: ống thép, ống gang, van, bơm, đồng hồ các thiết bị này được nhập khẩu trực tiếp cho các dự án ở: Kiên Giang, Phú Yên,Tây Ninh, Kiến An, Hải Phòng,Đà Nẵng, Long Thành, Gia Lam – HN, gói 5 Quận 9 HCM. Các thiết bị được nhập từ: Đức, Thái Lan, Indonexia, Trung Quốc, Đan Mạch.
Thứ ba nhập khẩu kinh doanh vật tư có giá trị 55,790.45 (Tr.Đ) là gồm các thiết bị: ống lọc thép không rỉ, ống gang , đồng hồ. Các thiết bị được nhập từ Trung Quốc, Indonexia, Thái Lan
Cuối cùng là các dịch vụ khác chỉ bao gồm và vận chuyển nội địa với tổng giá trị dịch vụ là 4,694.41 (Tr.Đ)
Báo cáo nhập khẩu tháng 12 năm 2007
Bảng 11 Đơn vị tính: Triệu đồng STT Danh mục Thực hiện Tháng 12 Lũy kế từ đầu năm đến cuối tháng 12 I Xuất khẩu II Nhập khẩu 14,226.00 195,476.9 1 Nhập khẩu hàng hóa 13,990.0 192,347.9 1.1 Nhập khẩu ủy thác - 30,009.8
1.2 Nhập khẩu trực tiếp cho các dự án
13,009.0 114,374.0 1.3 Nhập khẩu kinh doanh vật tư - 47,964.1
2 Các dịch vụ khác 236.0 3,129.0
Nhập khẩu ủy thác các thiết bị phục vụ dự án được nhập khẩu từ Bỉ và dự án vẫn nằm ở Phủ Lý.
Nhập khẩu trực tiếp cho các dự án là các thiết bị: bơm nước, ống thép, ống gang dẻo, đồng hồ tiêu thụ nước, các thiết bị được nhập từ các nước: Singapore, Thái Lan, Trung quốc, Indonexia. Các dự án phục vụ cho các tỉnh như: Phú Yên, Tây Ninh, Hải Phòng, Kiến An, Đà Nẵng.
Nhập khẩu kinh doanh vật tư chủ yếu là đồng hồ tiêu thụ nước được nhập từ Indonexia và các thiết bị: bơm, van, ống gang dẻo.
Các dịch vụ khác là vận chuyển nội địa, tổng giá trị dịch vụ là 3,1290 (Tr.Đ)
So sánh hai bảng báo cáo tình hình nhập khẩu như trên qua hai năm 2006 – 2007 ta thấy: giá trị nhập khẩu hàng hóa trong năm 2007 nhiều hơn và vượt mức kế hoạch là 190,060.0 Tr.Đ lên 195,476.9 Tr.Đ khối lượng hàng nhập khẩu tăng lên và chứng tỏ công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh, công ty đã đi đúng hướng kinh doanh, nâng cao lợi nhuận, tạo công ăn việc làm cho lao động.
Về Thị trường nhập khẩu trong hai năm 2006 – 2007 chủ yếu là: Singapore, Thái Lan, Trung quốc, Indonexia, Đức, Bỉ, Đan Mạch.
Mặt hàng chủ yếu là: bơm nước, ống thép, ống gang dẻo, đồng hồ tiêu thụ nước, van, xe cộ, máy tính.
1.3. . Kết quả chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty VIWASEEN
Trong thời gian qua công ty nhập khẩu chủ yếu là để phục vụ cho các công trình do công ty thi công đồng thời công ty tiến hành nhập khẩu để kinh doanh thương mại và nhập khẩu uỷ thác cho các công ty khác có nhu cầu. Đến nay, doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động nhập khẩu ngày chiếm vị trí quan trọng trong tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty qua các năm đều tăng vơi tỷ lệ tương đối cao
Năm 2004: 8,250 Tỷ đồng
Năm 2005: 11,4864 tỷ đồng = 112,6% so với KH năm. Năm 2006: 27.500 tỷ đồng = 102,31% so với KH năm.
Có được kết quả như vậy chủ yếu là do công ty có những biện pháp, kế hoạch kinh doanh bài bản và đúng đắn.
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu và chi phí trên các năm đều tương đối cao,đặc biệt là năm 2006: 2,6 đạt 98% kế hoạch – Chứng tỏ công ty sử dụng đồng vốn rất có hiệu quả và quản lý tốt các chi phí đặc biệt là chi phí quản lý và giao dịch.
2.2.2. Tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu ở Tổng công ty VIWASEEN
(Quá trình kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước- Nhập vật tư thiêt bị phục vụ kinh doanh)
1. Tìm hiểu thị trường: Trưởng phòng vật tư có trách nhiệm đôn đốc quản lý khâu này gồm các vấn đề: Thông tin từ thông tin đại chúng, các mối quan hệ, các cơ quan chức năng. Tìm hiểu thị trường xác định nhu cầu chung của khách hàng cần loại vật tư thiết bị nào, số lượng, chất lượng.
2. Xem xét quyết định: Trưởng phòng vật tư , kế toán phòng , Giám đốc, có trách nhiệm xem xét về các mặt: Chủng loại, chất lượng, quy cách, tiêu chuẩn, xuất xứ vật tư thiết bị, Năng lực của công ty, Khả năng cung câp, Nhân lực tài chính
3. Thực hiện: Trưởng phòng vật tư, Kế toán trưởng lập phương án kinh doanh: nhu cầu thị trường, khả năng chiếm lĩnh thị trường, khả năng cung cấp, giá, khả năng lãi lỗ, thời gian thực hiện
4. Hỏi hàng, xác định nhà cung cấp, lập phương án kinh doanh: Trưởng phòng vật tư,Kế toán trưởng, trưởng phòng kinh tế kĩ thuật, giám đốc: Lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cân đối nguồn lực, nguồn lực tài chính. Lập phương án kinh tế
5. Đàm phán ký kết hợp đồng với nhà cung cấp: Trưởng phòng vật tư, kế toán trưởng, trưởng phòng đối ngoại, giám đốc đàm phán về: Tên hàng, giá cả, thanh toán, nhận giao hàng, trách nhiệm, nghĩa vụ mỗi bên trong hợp đồng.
6. Mở L/C + Quảng cáo giới thiệu sản phẩm: Trưởng phòng vật tư+kế toán trưởng: Người xin mở L/C hưởng lợi L/C, chủng loại vật tư thiết bị, giá trị L/C, loại L/C, thời hạn hiệu lực L/C, ngày xếp hàng cuối cùng bộ chứng từ thanh toán, thời hạn xuất trình chứng từ thanh toán, Giới thiệu sản phẩm, phương thức mua bán, giá cả, có chính sách khuyến mại với khách hàng thường xuyên, bảo hành
7. Kiểm tra hàng tại nơi sản xuất: Đại diện WASEENCO
8. Ý kiến đề xuất xử lý: Trưởng đoàn kiểm tra hoặc cán bộ trong đoàn kiểm tra được trưởng đoàn phân công
9. Nhận trứng từ thông báo hàng về: Trưởng phòng vật tư 10. Kiểm tra chứng từ: Trưởng phòng vật tư
11. Chấp nhận thanh toán: Trưởng phòng vật tư+Kế toán trưởng: Nếu chứng từ phù hợp, đúng với yêu cầu của hợp đồng thì chấp nhận thanh toán với ngân hàng mở L/C, ký hậu vận đơn hàng hóa, nhận chứng từ gốc
12. Kiểm tra hàng tại cảng: Trưởng phòng vật tư: Kiểm tra đóng gói sản phẩm, số lượng, chất lượng.
13. Nhận hàng: Trưởng phòng vật tư: + Thủ tục thông quan
+ Giám định hàng hóa: Tình trạng bao bì, đóng gói, số lượng, chất lượng +Nếu đạt yêu cầu: làm thủ tục nhận hàng
+ Nếu không đạt yêu cầu 1/Lập trứng từ giám định
2.Gửi thư dự kháng (hoặc bảo hiểm) đến nhà cung cấp
3/ Gửi thư khiếu nại đòi bồi thường kèm theo thư giám định và các chứng từ liên quan đến hàng hóa
14. Đưa hàng về kho bãi hoặc cửa hàng: Trưởng phòng vật tư + Vận chuyển hàng và giao hàng theo yêu cầu
+ Giám định số lượng, chất lượng (nếu chưa giám định tại cảng) + Lý lịch máy móc thiết bị
+ Biên bản bàn giao
15. Gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm: Trưởng phòng vật tư + Giới thiệu sản phẩm
+ Phương thức mua bán, giá cả
+ Có chính sách khuyến mãi với khách hàng thường xuyên + Bảo hành
16. Giao hàng: Trưởng phòng vật tư: Giao hàng tại kho/bãi hoặc tại đia điểm khách hàng yêu cầu
17. Hướng dẫn lắp đặt, vận hành: Người cung cấp+Phòng kỹ thuật
+ Nếu là máy móc thiết bị: Giám định quy cách chủng loại, thông số kỹ thuật, chất lượng, số lượng, sự đồng bộ.
- Bàn giao tài liệu hướng dẫn lắp đặt và vận hành - Hướng dẫn lắp đặt, vận hành
- Chạy thử không tải và có tải, theo đúng yêu cầu - Biên bản chạy thử và bàn giao
+ Nếu là vật tư đơn giản: Giao cho khách hàng những tài liệu hướng dẫn lắp đặt, vận hành.
18. Bảo hành: Người cung cấp + Công ty
- Thời gian bảo hành theo yêu cầu của hợp đồng - Giao tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, bảo hành - Nội dung bảo hành
Chất lượng hoạt động của máy móc thiết bị
Kiểm tra phát hiện nguyên nhân gây sự cố: Hướng dẫn vận hành theo đúng quy trình, sửa chữa, thay thế những chi tiết hang hóc.
(Quá trình kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước - Đấu thầu cung cấp VTTB và xây lắp kể cả cung cấp VTTB)
1.Thông tin thầu: Trưởng phòng kinh doanh vật tư/ Trưởng phòng KTKH phụ trách: Thông tin từ thông tin đại chúng, các mối quan hệ, các cơ quan chức năng, mua hồ sơ thầu.
2. Xem xét quyết định: Trưởng phòng KTKH+Trưởng phòng DVT+GD(Đấu thầu XL+Cung cấp VTTB) về các mặt:
- Chủng loại chất lượng, quy cách, tiêu chuẩn, xuất xứ vật tư thiết bị - Năng lực của công ty
- Khả năng cung cấp. 3. Tham gia mời thầu
4. Nghiên cứu hồ sơ, thu thập sử lý thông tin+ Hỏi hàng xác định nhà cung cấp: Tr.Phòng KDVT + GĐ (Đấu thầu Cung cấp VTTB); Tr.Phòng KTKH+Tr.Phòng KDVT + GĐ (Đấu thầu XL+Cung cấp VTTB):
+ Nghiên cứu yêu cầu của hồ sơ thầu. Số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, tiêu chuẩn, xuất xứ. Trao đổi thông tin liên quân đến gói thầu. Trao đổi với phòng kỹ thuật để làm rõ những thông tin cần thiết và thống nhất trách nhiệm về việc cung cấp những yêu cầu của các loại VTTB giữa 2 phòng (đối với gói thầu xây lắp kể cả cung cấp VTTB)
+ Hồ sơ pháp lý của nhà sản xuất. Giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập doanh nghiệp, năng lực sản xuất doanh thu, cân đối tài chính. Những kinh nghiệm cung cấp hàng hóa. Hệ thông quản lý chất lượng. Chủng loại, quy cách, xuất xứ, tiêu chuẩn, cấu tạo, chất lượng, giá, tiến độ, phương thức thanh toán.
5. Làm hồ sơ thầu: Tr.Phòng VT +Tr.Phòng đối ngoại+ kế toán