Việc tổ chức hợp đồng xuất khẩu vật t hàng hố thờng đợc tiến hành theo các bớc sau :
5.1. Xin giấy phép xuất khẩu .
Việc xin giấy phép là tiền đề về mặt pháp lý để thực hiện các khâu sau này: Hồ sơ bao gồm :
- Đơn xin phép. - Phiếu hạn ngạch.
- Bản sao hợp đồng đã ký với ngời nớic ngồi trong phạm vi nghị định th thì khơng phải xin phép.
5.2. Mở L/C.
Kiểm tra xem L/C cĩ đúng nội dung hợp đồng đã ký khơng.
- Thu gom hàng lại, hoặc hàng đơn vị tự sản suất thì căn cứ theo đúng hợp đồng về số lợng, bao bì đĩng gĩi, ký mã hiệu.
- Bao bì phải hợp với hàng hố vật t, bảo đảm chuyên chở đến đích, cĩ tính đến điều kiện khí hậu, phơng tiện vận chuyển hoặc chuyển tải dọc đờng(nếu chở bằng máy bay bao bì phải nhẹ, khơng dễ cháy, an tồn cao).
- Ký mã hiệu phải ghi rõ ràng, viết bằng mục khơng dễ phai, ghi đúng địa chỉ, ghi đủ và lu ý ghi cả ký hiệu ần thiết nh hàng "tránh ẩm", "tránh lạnh", "tránh mặt trời", "dễ vỡ" ...
5.3. Kiểm tra hàng hố.
- Cấp cơ sở : Do KCS làm. Đối với động vật ,thực vật phải qua các trạm kiểm định cơ sở.
- Kiểm tra cửa khẩu. Bớc này do chi nhánh hoặc các trung tâm thuộc cơ quan trung ơng tiến hành.
Thơng thờng chậm nhất 7 ngày trớc khi bốc hàng lên tàu, chủ hàng xuất khẩu phải khai báo cho các cơ quan liên quan, sắp xếp hàng hố thuận tiện và trung thực để kiểm tra.
Trong trờng hợp bán CIF hoặc mua FOB phải thuê tàu hoặc uỷ thác thuê tàu :
+ Đối với hàng khối lợng ít khơng cồng kềnh thì thờng thuê tàu chợ để chở gồm 4 bớc sau :
• Chủ hàng điện để đăng ký thuê tàu.
• Hãng tàu xác nhận đồng ý.
• Khi bốc hàng lên tàu lấy vận đơn (B/L).
• Thanh tốn cớc phí.
+ Hàng cĩ khối lợng lớn thì thuê tàu chuyến (nh chở than, quặng, ngũ cốc ...) gồm 6 bớc.
• Ngời chủ hàng xuất khẩu phải nghiên cứu thị trờng thuê tàu.
• Chủ tàu phát giá cớc.
• Hai bên hồn giá, (mặc cả).
• Ký hợp đồng thuê tàu.
• Sau khi tàu đến đúng thời gian thì bốc hàng lên tàu và lấy vận đơn.
5.4 Mua bảo hiểm :( Nếu bán CIF hoặc mua FOB)
Điều kiện mua bảo hiểm do ngời mua và bán yêu cầu hoặc khi nhập khẩu trên cơ sở bảo đảm an tồn cho hàng hố và tiền phí bảo hiểm. Khi mua bảo hiểm cần phải cân nhắc nên mua loại bảo hiểm nào dựa trên các điểm sau :
- Tính chất hàng hố . - Tình trạng bao bì
- Vị trí xếp hàng lên tàu. - Tình hình chính trị - xã hội.
Tuỳ theo kế hoạch chuyên chở hàng hố mà mua loại bảo hiểm năm, bảo hiểm chuyến ,tiến hành trả tiền và lấy giấy bảo hiểm sao cho phù hợp.
5.5. Làm thủ tục hải quan.
Nhìn chung thủ tục xuất khẩu đều phải trải qua 3 bớc sau :
- Làm thủ tục xuất khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan địa phơng chủ hàng xuất khẩu làm giấy hải quan gồm :
+ Giấy phép xuất khẩu.
+ Bản sao hợp đồng hoặc L/C. + Hố đơn để tính thuế.
+ Bảng kê chi tiết hàng hố.
- Kiểm tra tại kho hàng, chủ hàng phải sắp xếp hàng hố thuận tiện cho kiểm tra cung cấp cơng nhân và cơng cụ đĩng mở hàng hố. hải quan phải đối chiếu hàng hố khai trên giấy tờ với thực tế.
- Quyết định xử lý của hải quan.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu cán bộ hải quan sẽ quyết định xử lý theo các vấn đề sau.
+ Cho đi nhng phải nộp thuế (nếu hàng thuộc diện nộp thuế). + Cho đi nhng phải bổ xung giấy tờ, thủ tục
+ Khơng cho đi.
+ Giao nhận hàng hố với tàu.
5.6. Giao hàng xuất khẩu :
Nắm vững chi tiết hàng hố và nộp bản đăng ký hàng hố chuyên chở gồm : tên hàng, ký mã hiệu, số lợng, trọng lợng, kích thớc, bao bì, tên địa chỉ ngời nhập, trao bản đăng ký này cho hãng tàu (đại lý) để đổi lấy sơ đồ xếp.
- Theo dõi điều độ để hết ngày giờ đến lợt tàu mình. - Xem xét và đa hàng vào cảng.
- Bốc hàng hố tàu với sự giám sát của hải quan và kiểm nghiệm. - Đổi lấy lại vận đơn hồn hảo.