II. Thực trạng hoạt động xuất khẩu than tại cơng ty.
5. Đàm phán và ký kết hợp đồn g:
Sau khi lựa chọn đối tác kinh doanh cơng ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng. Việc đàm phán và ký kết hợp đồng do Tổng cơng ty trực tiếp hoạt động fhoặc uỷ quyền cho các đơn vị thành viên thực hiện. Thơng thờng trong hợp đồng lớn với các bạn hàng lớn thì Tổng cơng ty và đặc biệt là các ban xuất nhập khẩu than trực tiếp thực hiện, thơng thờng cơng ty dùng các hình thức sau :
- Đám phán qua th tín. - Đàm phán qua điện thoại. - Đàm phán trực tiếp.
Trong ba hình thức đàm phán trên cơng ty dùng chủ yếu là đàm phán qua th tín và điện thoại vì chi phí cho hình thức đàm phán trực tiếp là rất cao nên chỉ trong những trờng hợp thật cần thiết với hợp đồng lớn và bạn hàng mới thì mới tiến hành đám phán theo hình thức này.
Trong quá trình đàm phán căn cứ vào nhu cầu, mục đích sử dụng than mà cơng ty tiến hành chào hàng giới thiệu chi tiết loại than này về chất lợng, cỡ hạt, độ ẩm, độ tro, độ bốc hàm lợng lu huỳnh, nhiệt năng cácbon cố định. Ngồi ra cơng ty cịn phải nêu rõ các điều kiện khác về số lợng điều kiện giao hàng, phơng thức vận tải, phơng thức thanh tốn, giá cả. Sau đĩ hai bên tiến hành đàm phán, thoả thuận đi đến kết luận cuối cùng.
Sau khi hai bên mua bán than tiến hành đàm phán cĩ kết quả thì cơng việc ký kết hợp đồng sẽ đợc tiến hành. Tuy nhiên cơng việc này phải đảm bảo đầy đủ nội dung và mức độ chặt chẽ, thống nhất trong hợp đồng, để tránh những sơ suất đáng tiếc xảy ra.
Cơng việc này ở cơng ty khi ký kết một hợp đồng xuất khẩu cơng ty thờng chú trọng các điều khoản sau :
đặc tính và thành phần của than do đĩ để tránh những tranh chấp sau này trong hợp đồng cơng ty phải ghi rõ loại than, cỡ hạt, độ ẩm, đơ tro, nhiệt l- ợng, trong hợp đồng cũng phải nêu rõ số lợng của hợp đồng.
- Điều kiện cơ sở giao hàng và điều kiện về giá.
Đây là điều khoản cơ bản trong hợp đồng nĩ phản ánh mối quan hệ giữa giá hàng hố với điều kiện giao hàng và phân định rõ trách nhiệm của hai bên xuất khẩu và nhập khẩu về việc giao hành, phân chia chi phí giữa hai bên trong việc vận chuyển bốc dỡ, phí lu kho, lu bãi đồng thời ghi rõ trách nhiệm rủi ro nếu cĩ xảy ra. Thơng thờng cơng ty ký các hợp đồng cĩ điều kiện giao hàng là FOB vì trong điều kiện này trách nhiệm của cơng ty tơng đối ít, mặt khác do cơng tác bảo hiểm của ta cha tốt, đây cũng là điều kiện khơng thuận lợi để tổng cơng ty cĩ khả năng tham gia vào cơng tác vận tải biển thế giới trong điều kiện này hợp đồng cũng phải nêu rõ cảng xuất và giá bán trong trờng hợp bán gía FOB.
- Điều kiện thanh tốn : Thơng thờng thanh tốn bằng L/C đảm bảo các điều khoản nh trong hợp đồng.
- Điều kiện về thởng và bồi dỡng : Điều kiện này do hai bên thoả thuận và chịu trách nhiệm trong phạm vi qui định của mình.