II. Thực trạng Công tác xét thầu tại công ty
2. Phơng pháp đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp tại Công ty
Các hồ sơ dự thầu nộp chậm so với thời điểm quy định, niêm phong không đúng quy cách là những hồ sơ phạm quy phải loại bỏ ngay trong Hội nghị mở thầu và trả lại nguyên trạng cho Nhà thầu (kèm theo biên bản trả lại).
Các hồ sơ dự thầu chỉ nộp bản sao, không nộp bản gốc bị loại bỏ ngay trong lễ mở thầu, không đợc ghi các thông tin trong lễ mở thầu.
Chỉ đánh giá các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu nằm trong danh sách ngắn đợc duyệt, nộp đúng thời hạn, niêm phong đúng qui định của HSMT và đã đợc Hội nghị mở thầu kết luận chuyển sang bớc đánh giá.
Phơng pháp đánh giá HSDT theo qui định tại điều 40,41,42 của Qui chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ và trên cơ sở các chỉ dẫn của HSMT đã đợc duyệt. Nội dung cụ thể nh sau:
2.1 Trình tự đánh giá
2.1.1 Đánh giá sơ bộ:
- Kiểm tra, xem xét sự hợp lệ của HSDT
- Kiểm tra, xem xét sự đáp ứng cơ bản của các HSDT đối với HSMT
2.1.2 Đánh giá chi tiết:
- Đánh giá về mặt kỹ thuật bằng phơng pháp chấm điểm.
- Đánh giá về mặt tài chính, thơng mại bằng phơng pháp giá đánh giá.
2.1.3 Xếp hạng hồ sơ dự thầu và kiến nghị nhà thầu trúng thầu
Trong bớc đánh giá HSDT, nếu vấn đề gì cha rõ, cha đủ chứng cứ chắc chắn để xét tiếp bớc sau cần phải mời thầu làm sáng tỏ (có biên bản kèm theo) nhng không đợc làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT.
Nội dung báo cáo kết quả đấu thầu yêu cầu Chủ đầu t báo cáo khái quát dự án và qui mô gói thầu, các cơ sở pháp lý, thuyết minh qui trình thời gian tổ chức đấu thầu (từ khi phát hành HSMT đến khi trình kết quả đấu thầu), báo cáo tóm tắt kết quả mở thầu, thuyết minh mức độ pháp lý qua từng công đoạn đấu thầu (kể từ khi mở thầu, bảo quản hồ sơ ) cách… tổ chức đánh giá (của từng chuyên gia), kèm theo các thông tin cần thiết về quá trình tổ chức đánh giá và kết quả đánh giá.
2.2 Phơng pháp đánh giá
2.1.1 Về nguyên tắc đánh giá và cho điểm
a/ Việc đánh giá căn cứ vào HSDT, không căn cứ vào nhà thầu
b/ Đánh giá theo nguyên tắc “giá đánh giá” quy định tại khoản b mục 2 điều 13 của Quy chế đấu thầu hiện hành, đối với các HSDT hợp lệ,
c/ Về mặt kỹ thuật đợc đánh giá theo tiêu chuẩn chấm điểm và đợc thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Căn cứ vào các tài liệu hợp lệ của HSDT và tiêu chuẩn khung điểm đánh giá về mặt kỹ thuật chất lợng để đánh giá và cho điểm.
- Nếu hồ sơ dự thầu không có tài liệu hoặc có nhng không hợp lệ sẽ không đợc cho điểm (điểm đánh giá 0).
- Các tiêu chí đánh giá ở mức độ xếp loại nh sau:
• Tốt: Số điểm đạt 81 - 100% số điểm tối đa.
• Khá: Số điểm đạt 61 - 80% số điểm tối đa.
• Trung bình: Số điểm đạt 50 - 60% số điểm tối đa.
• Không đạt: Số điểm là không.
- Yêu cầu của Chủ đầu t chỉ đạo tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu:
• Căn cứ yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ thiết kế đợc duyệt và các yêu cầu khác trong HSMT phải đề xuất các phơng án thế nào là tốt, khá, trung bình, không đạt đối với từng tiêu chí trong bảng khung điểm tại mục b1 trớc khi tiến hành chấm điểm.
• Từng chuyên gia phải thể hiện cụ thể nhận xét đánh giá của mình về xếp loại mức độ nêu trên trớc khi cho điểm.
• Các đề xuất về mức độ xếp loại trớc khi cho điểm nêu trên của Chủ đầu t phải báo cáo kết quả xét thầu.
• Trờng hợp điểm chênh lệch quá lớn giữa các chuyên gia phải họp toàn tổ chuyên gia để xử lý. Nếu không thống nhất phải có văn bản cuối cùng báo cáo đề nghị của tổ chuyên gia về chênh lệch điểm.
- Điểm đánh giá là số điểm trung bình của các điểm số do chuyên gia trong tổ chuyên gia chấm (cần có bảng điểm phân tích tính bình quân tổng điểm tổng hợp và điểm từng tiêu chí so với khung điểm tiêu chuẩn của các chuyên gia đối với từng HSDT)
- Nhà thầu nào có số điểm về kỹ thuật chất lợng nêu trên ít nhất là 70% tổng số điểm và điểm của từng tiêu chí đánh giá ít nhất bằng 50% tổng số điểm của tiêu chí đánh giá đó, sẽ đợc chuyển tiếp xét về giá bỏ thầu và xếp hạng Nhà thầu theo “giá đánh giá”.
2.2.2 Phơng pháp đánh giá các tiêu chuẩn 2.2.2.1 Đánh giá sơ bộ
Xem xét về mặt hợp lệ và đáp ứng yêu cầu của HSMT, theo các nội dung sau (chỉ đánh giá đạt hoặc không đạt):
TT Nội dung xem xét Phạm qui loại bỏ Lỗi Nhận xét Đánh giá 1 HSDT bao gồm 1 bản gốc và các bản sao Không có bản gốc Không có đủ số bản sao
2 Hợp đồng hoặc thoả thuận liên doanh (nếu là liên doanh)
Không có hoặc không hợp lệ
3
Đơn dự thầu đợc điền đầy đủ và có chữ ký hợp lệ (của ngời đứng đầu tổ chức Nhà thầu ký hoặc của ngời đợc uỷ quyền dới 1 cấp kèm theo giấy uỷ quyền ký đơn dự thầu) Không có hoặc chữ ký không hợp lệ 4
Bảo lãnh dự thầu Không đủ thời gian và giá trị, không hợp lệ hoặc không có bảo lãnh 5
Giấy đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng Không có hoặc không đáp ứng gói thầu 6 Số liệu tài chính có kiểm toán hoặc cơ quan tài chính cấp trên xác nhận
Không có
7 Biểu giá thầu Không có
8 Biểu phân tích một số đơn giá chính Không có 9 Lịch trình tiến độ thi công Không có 10 Thuyết minh biện pháp thi công Không có 11 Danh sách máy móc thiết bị khi thi công Không có
12 Bảng khai bố trí nhân sự Không có
13
Đề xuất hạn chế quyền lợi của chủ đầu t hoặc nghĩa vụ của nhà thầu đã yêu cầu trong HSMT
Có
14 Đánh giá chung
Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại nếu vi phạm một trong các tiêu chuẩn phạm quy nêu trong bảng trên.
Lu ý: Ngoài các điều kiện bị loại bỏ nêu trên, phải thực hiện theo đúng quy định tại điểm 3 mục I chơng II phần thứ 4 trong Thông t 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000, các quy định loại bỏ khác trong HSMT đợc duyệt và Quyết định số 1626/1999/QĐ-BGTVT ngày 6/7/1999 của Bộ Giao thông vận tải.
2.2.2.2 Đánh giá chi tiết
a/ Xem xét đánh giá về mặt kỹ thuật chất lợng: Chấm điểm theo bảng điểm sau:
Biểu 9:
TT Các chỉ tiêu đánh giá Điểm tối
đa Nhận xét đánh giáĐiểm
Tổng số điểm tối đa 100 I Biện pháp thi công 55
1 Hiểu biết và nhận thức của các nhà thầu đối với hiện trờng thi công
3
2 Giải pháp kỹ thuật và công nghệ 30
- Phần móng 7
- Phần thân 7
- Phần mái 7
- Phần hoàn thiện (phòng chống
cháy nêu có) 9
3 Biện pháp tổ chức thi công 17 - Mặt bằng và tổ chức thi công 7 - Nguồn và chất lợng vật t cung
cấp
- Biện pháp đảm bảo chất lợng
xây lắp 5
- Biện pháp vệ sinh môi trờng,
an toàn lao động 2
4 Thiết bị thí nghiệm, kiểm tra 5 - Tính đầy đủ (về số lợng và
chủng loại) 2
- Tính hiện đại (xét về tính năng
và công suất) 2
- Về tính sẵn sàng, dễ huy động 1
II Máy móc thiết bị thi công 15
1 Tính đầy đủ (về số lợng và
chủng loại) 5
2 Tính hiện đại (xét về tính năng và công suất)
5
3 Về tính sẵn sàng, dễ huy động 5
III Nhân sự bố trí cho công trình
đang dự thầu 15
1 Giám đốc điều hành công trình đúng nghề và giàu kinh nghiệm, có số năm từ 10 năm trở lên
5
2 Bố trí cán bộ kỹ thuật thi công, KCS đủ số lợng, đúng nghề, có số năm công tác từ 10 năm trở lên
5
3 Lực lợng lao động đầy đủ, hợp
lý, tay nghề cao 5
IV Tiêu chuẩn tiến độ thi công 15
1 Tính hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục liên quan
5
2 Phù hợp với điều kiện thời tiết
khu vực 3
3 Phù hợp với phơng án kỹ thuật thi công, năng lực thiết bị và công nghệ
5
đa cộng thêm 2 điểm)
5 Chậm tiến độ so với yêu cầu cứ
10 ngày trừ đi 5 điểm 1
Hồ sơ dự thầu nào đạt từ 70% tổng số điểm tối đa trở lên và đạt từ 50% tổng số điểm tối đa trở lên của tong tiêu chí đánh giá lớn (theo số thứ tự từ I đến IV của khung điểm đánh giá) sẽ đợc chọn vào danh sách ngắn để đánh giá tiếp về tài chính, thơng mại ở bớc 2.
b/ Đánh giá về mặt tài chính, thơng mại
Việc đánh giá về mặt tài chính, thơng mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm các nội dung sau:
- Sửa lối số học (trờng hợp tổng các lỗi số học sai khác quá 15% giá trị bỏ thầu ban đầu hoặc nhà thầu không chấp nhận lỗi số học do bên mời thầu phát hiện thì hồ sơ đó bị loại).
- Hiệu chỉnh giá sai lệch (trờng hợp tổng giá tị tuyệt đối các sai lệch quá 10% giá trị bỏ thầu ban đầu thì hồ sơ đó bị loại).
- Đa về cùng một mặt bằng so sánh. - Xác định giá đánh giá của HSDT.
2.2.2.3 Xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá và kiến nghị của nhà thầu trúng thầu với giá trúng thầu tơng ứng
Hồ sơ dự thầu nào có giá đánh giá thấp nhất sẽ đợc đề nghị trúng thầu, nhng giá bỏ thầu của các nhà thầu đợc đề nghị trúng thầu không vợt quá giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đợc duyệt, hoặc không vợt giá dự toán xây lắp đợc duyệt, Chủ đầu t báo cáo Bộ xem xét giải quyết.
Trờng hợp giá bỏ thầu của các nhà thầu đợc đề nghị trúng thầu cao hơn giá dự toán xây lắp đợc duyệt thì Chủ đầu t phải báo cáo Tổng Công ty xem xét giải quyết.
2.3 Quy trình thực hiện
Sơ đồ 3
2.4 Các bớc cụ thể của quy trình
Công ty, với t cách là Chủ đầu t trong các dự án và là Nhà thầu Chuẩn bị đấu thầu
Mời thầu
Nhận hồ sơ dự thầu
Mở thầu
Đánh giá HSDT
Trình duyệt kết quả đấu thầu
Thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng
Công bố kết quả đấu thầu
- Thông báo mời thầu (đối với đấu thầu rộng rãi)
- Gửi thư mời thầu (đối với đấu thầu hạn chế)
- Lập kế hoạch đấu thầu - Chuẩn bị nhân sự cho công tác đấu thầu
- Chuẩn bị hồ sơ thầu
- Xác định tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ thầu
tại Công ty theo hình thức các Tiểu ban, do vậy đấu thầu cũng đợc thực hiện tơng tự, và theo một trình tự cơ bản:
2.4.1 Lập kế hoạch đấu thầu
Kế hoạch đấu thầu tại Công ty đợc lập dự trên các căn cứ:
- Báo cáo Nghiên cứu khả thi - Quyết định đầu t, giải pháp đầu t - Điều ớc Quốc tế về đấu thầu - Dự toán, tổng dự toán
- Khả năng về nguồn vốn
Dựa trên các công việc cụ thể trong dự án đầu t đã đợc phê duyệt công ty sẽ căn cứ vào tính chất công việc mà mối quan hệ giữa chúng để xác định thứ tự công việc cần thực hiện. Thờng mỗi dự án sẽ đợc tách ra thành một số gói thầu, vì thế, tuỳ theo mục đích của đầu t và thị trờng quen thuộc của đơn vị phải xác định u tiên triển khai các công việc phục vụ cho hoạt động nào trớc thì tiến hành lập kế hoạch đấu thầu cho lĩnh vực đó trớc. Đôi khi cũng tiến hành đồng thời do thời gian thực hiện công việc phải đẩm bảo tính gối đầu giữa các công việc cho dự án để đảm bảo tiến độ. Vì thế, ngay từ đầu kế hoach thực hiện các công viêc cụ thể của dự án phải đợc xây dựng một cách khoa học, logic và thiết thực nhất.
• Ước tính giá từng gói thầu:
Giá gói thầu đợc xây dựng trên cơ sở phù hợp với cơ cấu tổng mức đầu t trong Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc dự toán, tổng dự toán của dự án đã đợc phê duyệt. Trên cơ sở phân chia các gói thầu nh trên thì mỗi gói thầu đều đã đợc xác định rõ nguồn tài chính. Các công việc sau khi đợc bóc tách một cách chính xác từ hố sơ thiết kế kỹ thuật đã đựoc duyệt và sau khi đựoc xác định một cách chính xác khối lợng cho từng công việc thì đợc lắp đơn giá vào để tính giá dự toán. Đơn giá đó là đơn giá thống nhất tại địa bàn thực hiện dự án, đợc ban hành tại Sở xây dựng hay UBND tỉnh, thành phố, tuỳ nguồn số liệu và có khi đơn giá còn đợc tính toán chi tiết tại các xã, huyện cụ thể nơi xây dựng công trình. Khi giá dự toán này đợc phê duyệt thì đó chính là giá gói thầu.
Giá của các gói thầu này đợc dự tính lần đầu tiên bởi Công ty t vấn đầu t và xây dựng khi họ tiến hành lập thiết kế kỹ thuật. Khi bản vẽ thiết kế kỹ thuật đợc chuyển cho Công ty CNTT Cái Lân thì các chuyên viên trong Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khối lợng thiết kế với khối lợng dự toán để tiến hành soạn thảo, tiên lợng mời thầu và dự toán giá gói thầu để trình duyệt. Nếu các chuyên viên phát hiện ra có sai sót, thiếu hay nhầm khối lợng thì yêu cầu t vấn giải trình để đa ra đợc khối lợng chính xác nhất, nhằm xây dựng đợc giá gói thầu sát với thực tế nhất. Việc phát hiện ra thiếu khối lợng hay thiếu công việc có thể là các chuyên viên
trong Công ty CNTT Cái Lân vàc cũng có thể là do các nhà thầu. Các nhà thầu này khi phát hiện ra, họ gửi công văn yêu cầu làm rõ Hồ sơ mời thầu và sau khi tiến hành xem xét lại, nếu có gì sai khác với thông tin trong HSMT thì Chủ đầu t phải gửi thông báo cho các nhà thầu khác đựoc biết.
Còn một tình trạng nữa là trong quá trình thi công khối lợng phát sinh rất nhiều, trong đó có những khối lợng phát sinh không nằm trong dự kiến, nhng cũng có những khối lợng phát sinh do khâu khảo sát cha đợc thực hiện tốt.
Tuy có những trờng hợp nh trênm nhng nhìn chung các gói thầu đựoc tiến hành trong thời gian qua có giá đợc tính toán khá chính xác so với giá thực tế, giá bỏ thầu.
• Xác định hình thức và phơng thức đấu thầu:
Trong thời gian qua các gói thầu đợc tổ chức tại Công ty đợc tiến hành dựa trên phơng thức 1 túi hồ hơ và hình thức đấu thầu hạn chế.
Các nhà thầu có đủ điều kiện tham gia vào các gói thầu trong lĩnh vực này không nhiều, thông qua các nguồn thông tin khác nhau, các nhà thầu tự tìm đến, hoặc đợc Chủ đầu t lựa chọn. Chủ đầu t sẽ tiến hành bớc lựa chọn sơ bộ của mình. Sau khi hồ sơ kinh nghiệm của các nhà thầu này đợc nộp, các chuyên gia xét thầu căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm của các nhà thầu, các công trình có tính chất tơng tự trong thời gian gần đây… để lạu chọn nhà thầu trúng vào vòng tiếp theo. Và trong trờng hợp chỉ có một số nhà thầu có đủ điều kiện tham gia thì đã phát huy đợc u điểm của hình thức đấu thầu hạn chế.
• Xác định thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu: