• Thuê tàu vận chuyển:
Theo thực tế hợp đồng công ty ký kết, công ty thường nhận hàng theo điều kiện CIF, DAF: có nghĩa là người bán phải thuê tàu vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng đã quy định trong hợp đồng. Do đó, công ty không có trách nhiệm thuê tàu vận chuyển hàng hoá.
Tuy nhiên, đối với những hợp đồng nhập khẩu hàng hoá từ trung quốc vận chuyển bằng đường bộ và đường sắt, hàng hoá được giao ở km 0 tại biên giới giữa 2 nước. Sau khi hàng hoá đã làm xong thủ tục hải quan, công ty phải thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng hoá về nơi tiêu thụ hay vận chuyển
về kho công ty. Thường công ty đặt và thuê toa của công ty Vận tải hàng hoá đường sắt thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
• Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển thường gặp rất nhiều rủi ro vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Trong hợp đồng nhập khẩu, khi giao hàng theo điều kiện CIF thì bên bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng trên biển để tránh những rủi ro tổn thất, công ty VIRASIMEX không phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty yêu cầu người bán mua bảo hiểm theo 100% giá trị hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro.
2.3.2.3 Làm thủ tục hải quan
Khi nhận được thông báo của hãng tàu là hàng về cảng, công ty sẽ xuất trình bộ vận đơn gốc cho hãng tàu để nhận “lệnh giao hàng”. Lúc này, cán bộ của công ty sẽ cầm bộ chứng từ với “lệnh giao hàng” tiến hành làm thủ tục hải quan và đăng ký mời hải quan kiểm tra hàng hoá của mình.
Trình tự tiến hành gồm 3 bước:
- Bước 1: Khai báo và nộp tờ khai hải quan
Cán bộ của phòng Xuất nhập khẩu đầu máy – toa xe sẽ trực tiếp đến trụ sở hải quan để khai báo và kê khai hải quan
- Bước 2: Xuất trình hàng hoá cho hải quan kiểm tra
Là một công ty có uy tín,chưa từng nợ thuế hải quan và vi phạm pháp luật nên hàng hoá của cong ty được xếp vào luồng xanh – miễn kiểm tra thực tế hàng hoá, chỉ kiểm tra hồ sơ.
Sau khi kiểm tra hồ sơ nếu thấy phù hợp hải quan sẽ quyết định cho hàng nhập khẩu thông quan. Sau đó, công ty VIRASIMEX sẽ tiến hành thực hiện các quyết định của hải quan như: nộp thuế, chấp hành đúng thời hạn của luật thuế qui định (phạm vi nộp 30 ngày kể từ ngày nhận hàng).
Thông thường hàng hoá của công ty được thông quan luôn, nếu có vấn đề phát sinh thì hàng hoá sẽ thông quan chậm nhất sau từ 2 đến 3 ngày với chi phí làm thủ tục hải quan khoảng 1% giá trị hàng hoá.
2.3.2.4 Nhận hàng
Quá trình nhận hàng của công ty VIRASIMEX được thực hiện như sau: Sau khi làm các thủ tục hải quan cần thiết, cán bộ của công ty đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có “lệnh giao hàng” của hãng tàu xuống cảng dỡ hàng để nhận hàng của công ty bao gồm:
- Giấy giới thiệu
- Giấy đăng ký mã kinh doanh - Giấy phép kinh doanh
- Vận đơn gốc: công ty ký hiệu của ngân hàng - Phiếu đóng gói
- Hoá đơn thương mại - Giấy chứng nhận xuất xứ - Giấy chứng nhận bảo hiểm - Bản sao hợp đồng và L/C
phải chịu phí tổn lưu kho, lưu bãi và chịu mọi rủi ro tổn thất do việc chậm trễ đó gây ra.
2.3.2.5 Kiểm tra hàng hoá
Khi nhận hàng, nhân viên kiểm hoá, đại diện của đối tác, đại hiện của hãng bảo hiểm và cán bộ của công ty VIRASIMEX sẽ kiểm tra các kiện hàng bằng đối chiếu với vận đơn ở địa điểm dỡ hàng tại cảng. Công ty sẽ tiến hành mở hòm đựng hàng kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, ký hiệu, xem có đúng như trong hợp đồng đã thoả thuận không. Nếu phát hiện hàng hoá không đảm bảo về chất lượng hoặc số lượng, công ty mời đại diện bên bán để lập biên bản hoặc trong trường hợp cần thiết, công ty mời các cơ quan chức năng cùng tham gia kiểm tra như Vinacontrol, Tổng cục kỹ thuật đo lường và chất lượng.
Nếu hàng kiểm tra phù hợp với hợp đông đã ký kết, cán bộ công ty tiến hành sắp xếp hàng đúng như ban đầu và làm hợp đồng với các hãng vận chuyển để đưa hàng về kho. Thông thường, với khác hàng có nhu cầu nhận hàng ngay khi hàng về cảng thì sau khi nhận hàng xong, công ty VIRASIMEX thường bàn giao trực tiếp với khách hàng là những công ty, các đơn vị tư nhân. Số hàng còn lại, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho số 132 Lê Duẩn – Hà Nội.
Khi hàng hoá về nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho: kiểm tra hàng thực nhập và đối chiếu chứng từ kèm theo, sau đó nhập số liệu vào sổ lưu kho. Và khi phiếu nhập kho lên tới bộ phận xuất nhập khẩu của công ty thì các bộ phận này có nhiệm vụ soạn chứng từ lưu, cất dữ và gửi xuống phòng kế toán thu hồi để làm các phương tiện hạch toán.