Hầu hết, trong các trường hợp mà công ty VIRASIMEX đã ký kết, bên xuất khẩu đã yêu cầu công ty thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ L/C. Chính vì vậy công việc đầu tiên của công ty là tiến hành mở L/C.
Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa hai bên, công ty VIRASIMEX thực hiện các thủ tục mở L/C đến một ngân hàng, trong đơn này công ty nêu rõ chứng từ mà người bán phải xuất trình khi yêu cầu thanh toán. Công ty mở L/C qua ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Để mở L/C tại ngân hàng này, công tỷ phải viết đơn xin mở L/C theo mẫu mà ngân hàng này yêu cầu, lệ phí mở L/C là 0,4%, đồng thời trước kia công ty phải ký quỹ cho ngân hàng là 5%. Do hiện nay uy tín của công ty với ngân hàng trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn nên công ty không phải ký quỹ nữa. Trong đơn xin mở L/C của công ty phải ghi rõ các điều kiện:
- Người hưởng lợi: Người hưởng lợi trong L/C là người bán hàng cho công ty với đầy đủ số tài khoản, tên ngân hàng giao dịch, tên kinh doanh, tên giao dịch quốc tế cũng như tên viết tắt.
- Số tiền mở trong L/C: được ghi cả bằng số va bằng chữ, tiền trong hợp đồng nhập khẩu của công ty phải ghi bằng số chính xác tuyệt đối. - Thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng theo đúng như trong hợp
đồng mà hai bên ký kết. Công ty chủ yếu vẫn nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân.
- Các điều khoản khác như: Mã hiệu tàu, cảng đi, cảng đến, ký mã hiệu hàng hoá bao bì.
Đặc biệt, các chứng từ mà người hưởng lợi phải xuất trình đầy đủ với ngân hàng mở L/C bao gồm:
+ Hoá đơn thương mại
+ Đơn bảo hiểm do cơ quan bảo hiểm cấp
+ Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng hàng hoá
+ Giấy chứng nhận hàng hoá đã qua kiểm nghiệm do cơ quan kiểm nghiệm ký phát
+ phiếu kê khai đóng gói
Sau khi nhận được đơn xin mở L/C của công ty, ngân hàng Ngoại Thương tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty, đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C, sau đó phát hành L/C tới ngân hàng thông báo ở nước người bán, nhờ ngân hàng này chuyển bản gốc L/C tới người xuất khẩu. sau khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng thông báo, bên bán sẽ tiến hành kiểm tra L/C, xem nội dung có phù hợp với hợp đồng đã ký không. Nếu thấy phù hợp, người bán sẽ thông báo cho công ty VIRASIMEX là hàng chuẩn bị được giao để công ty có kế hoạch chấp nhận. Ngược lại, khi không chấp nhận nội dung trong L/C thì bên bán có quyền yêu cầu công ty và ngân hàng mở L/C sửa đổi thư tín dụng cho phù hợp.