III. Qui trình nhập khẩu của doanh nghiệp
1.2.Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu
2. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả nhập khẩu máy móc thiết bị
1.2.Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu
Đây là nội dung vô cùng quan trọng trước khi tiến hành nhập khẩu một mặt hàng nào đó. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh nhập khẩu phải được dựa theo những thông tin thị trường chính xác, các kết quả kinh doanh của các kỳ kinh doanh trước, tiềm lực thực sự của doanh nghiệp, các thông tin về đối thủ cạnh tranh, về nhà cung ứng, về khách hàng và thị trường tiêu thụ.
Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu cần chú ý các vấn đề sau :
- Sau khi thu thập thông tin về thị trường công ty cần lựa chọn cơ hội kinh doanh cho mình.
- Đánh giá đúng khả năng của công ty về nguồn lực, khả năng mở rộng qui mô kinh doanh. Phân tích điểm mạnh điểm yếu của công ty. Kết quả sau khi phân tích là công ty có khả năng tham gia nhập khẩu không. Nếu tham gia thì phải bổ sung sửa chữa những yếu tố gì.
- Xác định thị trường, mặt hàng nhập khẩu và khối lượng mua bán : trên cơ sở những nhận định tổng quát về thị trường và kết quả đánh giá khả
năng của mình, doanh nghiệp phải xác định cụ thể hơn về thị trường máy móc thiết bị của công ty. Trong đó một vấn đề khá quan trọng là xác định khối lượng, số lượng hàng hóa nhập khẩu. Để xác định được điều này doanh nghiệp phải dựa trên việc xác định số lượng đặt hàng tối ưu. Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng nhập về vừa thỏa mãn được nhu cầu trong nước vừa tiết kiệm được chi phí đặt hàng.
- Một vấn để nữa là công ty phải xác định đúng thị trường khách hàng tiêu thụ của công ty, giá bán trên thị trường đó. Với TOCONTAP thị trường tiêu thụ chính của công ty là ở trong nước, do vậy giá bán phải đảm bảo thu được lợi nhuận cho công ty, đồng thời phải đảm bảo tính cạnh tranh với các doanh nghiệp nhập khẩu khác trong nước.
- Cuối cùng bộ phận lãnh đạo phải đề ra các phương án kinh doanh, các trưởng phòng kinh doanh sẽ cụ thể các phương án đó bằng các biện pháp sát với thực tế, phù hợp với đặc điểm của công ty, đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
1.3. Hoàn thiện đàm phán, ký kết hợp đồng
Hoàn thiện hoạt động giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu phải dựa trên cơ sở những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường và những thông tin về đối tác kinh doanh, kết hợp với khả năng và nhu cầu của mình công ty cần đưa ra những mục tiêu cụ thể cho đàm phán, cùng những biện pháp để thực hiện mục tiêu. Đối với công tác giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng công ty cần có những nhân viên chuyên phụ trách các mối quan hệ với nước ngoài, đào tạo về khả năng giao dịch cũng như khả năng nắm bắt thông tin.
1.4. Hoàn thiện hoạt động tiêu thụ máy móc thiết bị
Ở TOCONTAP công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu nói chung, máy móc thiết bị nói riêng còn nhiều bất cập, vì công ty nhập khẩu ủy thác là chủ yếu.
Vì vậy công ty cần xây dựng mạng lưới bán hàng và phân phối hàng nhập khẩu tới tay người tiêu dùng một cách hoàn chỉnh.
Tăng hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh trực tiếp trên từng khu vực thị trường, kết hợp với việc đẩy mạnh hoạt động xúc tiến bán hàng như khuyến mãi, quảng cáo, chăm sóc khách hàng… Những hoạt động trên không chỉ giúp công ty tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng truyền thống, mà còn có giúp công ty đa dạng hóa kinh doanh.
2. Hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.1. Nghiệp vụ mua bảo hiểm hàng hóa
Trong trường hợp công ty phải mua bảo hiểm hàng hóa, một số vấn đề đặt ra là : khi nào thi mua bảo hiểm hàng hóa? Lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp? do đó khi mua bảo hiểm hàng hóa cần dựa vào căn cứ sau:
Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: nếu rủi ro hàng hóa trong quá trình vận chuyển thuộc về người nhập khẩu thì công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định mua bảo hiểm hàng hóa, để né tránh rủi ro không đáng có.
Căn cứ vào hàng vận chuyển: nếu lô hàng có giá trị lớn hơn lãi dễ chịu tác động trong quá trình bốc xếp vận chuyển làm hư hỏng, hao hụt hàng hóa, thì để tránh rủi ro công ty đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải nghiên cứu thật cẩn thận xem công ty cần mua bảo hiểm ở điều kiện nào.
Đặc biết đối với máy móc thiết bị là những hàng hóa dễ xảy ra sai sót về thiết kế khi vận chuyển, và cũng là hàng hóa có giá trị lớn nên công ty cần cân nhắc lựa chọn điều kiện bảo hiểm.
2.2. Nghiệp vụ hải quan
Tại VN và một số nước khác, hải quan luôn là khâu phức tạp đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong điều kiện VN hiện nay, hải quan bước đầu thử nghiệm hải quan điện tử, điều này càng tạo
thêm những khó khăn cho doanh nghiệp trong giai đoạn thử nghiệm này. Công ty cần chú ý một số điểm sau:
Liên tục cập nhật những thông tín mới nhất về lĩnh vực, tình hình thực hiện hải quan điện tử cũng như những qui định, những văn bản có liên quan.
Tiến hành đào tạo nâng cao nghiệp vụ hải quan cho các nhân viên XNK đặc biệt là những nhân viên phụ trách công tác làm thủ tục hải quan.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về lô hàng nhập khẩu theo đúng qui định của hải quan về lượng, loại chứng từ cần thiết. Kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi nộp hải quan.
Kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và hàng giao nhận, vì bất cứ sự sai lệch nào cũng khiến cho công ty phải chịu tổn thất.
Trong quá trình tính thuế nhập khẩu, cần tính toán cẩn thận và chính xác, áp dụng mức thuế chuẩn tránh sai lệch, để giảm thời gian kiểm tra lại và tạo được lòng tin cho Hải quan.
2.3.Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng nhập khẩu
Do sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C nên TOCONTAP phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng Ngoại thương VN, ngân hàng Đầu tư và phát triển, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Sau đó phải ký quĩ với ngân hàng. Mặc dù các ngân hàng này là các ngân hàng VN lớn và có uy tín nhưng vẫn mắc phải một số nhược điểm của các ngân hàng nói chung như hạn mức đòi hỏi quá cao, chất lượng dịch vụ chưa cao so với các ngân hàng nước ngoài khác như ANZ. ABN… để nhận được các dịch vụ có hiệu quả hươn của họ như cho vay ngoại tệ với lãi suất thấp hơn, các thủ tục gọn nhẹ, nhanh chóng hơn so với các ngân hàng trong nước.
Khi tiến hành mở L/C, công ty cần quan tâm tới một số vấn đề: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi mở L/C, người mở phải nêu rõ các lý thuyết cơ bản trong hoạt động ngoại thương, đồng thời phải nắm chắc các điều khoản trong hợp đồng
ngoại thương đã ký kết để làm đơn xin mở L/C. Cũng cần phải hết sức cẩn thận tránh những lỗi đáng tiếc như viết nhầm, viết thiếu viết sai lỗi chính tả.
Cân nhắc thời điểm mở L/C tránh tình trạng mở quá sớm hoặc quá muộn. Nếu mở L/C quá sớm thì sẽ gây ứ đọng vốn, nếu mở quá muộn thì ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp hai bên mua bán có quan hệ lâu dài tin cậy thì việc áp dụng này sẽ rất cứng nhắc và mất nhiều thời gian cũng như tốn thêm một khoản phí mở L/C của công ty. Do đó, với khách hàng tin cậy thì công ty nên áp dụng phương thức chuyển tiền TT.
Để tránh việc phải sửa lại L/C, trước khi mở L/C, công ty mở L/C mẫu, fax sang cho đối tác xem xét, họ sẽ có những đối chiếu kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì sẽ thông báo lại cho phía công ty để công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng.
Trong các hợp đồng nhập khẩu, công ty thường thanh toán bằng phương thức thanh toán L/C trả ngay. Với giá trị hợp đồng khá lớn, nếu công ty có thể thương lượng kéo dài thời hạn trả chậm sẽ giúp công ty tận dụng vốn hiệu quả hơn.
3. Các biện pháp khác
3.1. Huy động và sử dụng vốn hiệu quả
Với các mặt hàng máy móc thiết bị, công ty cần nguồn vốn cho những hợp đồng nhập khẩu rất lớn. vốn chủ sở hữu không đủ để đáp ứng. Công ty cần có có nhũng giải pháp huy động tiền nhàn rỗi của các nhân viên trong công ty.
Bên cạnh đó việc vay vốn từ ngân hàng đê kinh doanh là rất cần thiết nhất là trong điều kiện các ngân hàng thương mại đã cắt giảm lãi suất cho vay. TOCONTAP cần tận dụng những nguồn vay như của ngân hàng HSBC để có thể tiếp cận nguồn vốn với các điều kiện đơn giản, linh hoạt, đặc biệt là
công ty như: ngân hàng Nông Nghiệp.
Với những khoản nợ khó đòi, nợ dài hạn cần phải tiến hành giải quyết nhanh chóng để thu hồi vốn về kinh doanh.
Công ty cũng có thể tận dụng nguồn vốn từ doanh thu thu được từ hoạt động xuất khẩu, Chính vì vậy, việc tạo nguồn hàng xuất khẩu thu lợi nhuận nhanh để giúp quay vòng vốn cho nhập khẩu luôn cũng rất quan trọng.
Vốn sau khi huy động được, cần đưa vào sử dụng ngay, tránh để tình trạng ứ đọng vốn. Điều đó vừa có ý nghĩa trong việc tăng vòng quay của vốn, vừa có ý nghĩa làm giảm giá thành sản phẩm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
3.2. Giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu
Chi phí nhập khẩu là nhân tố quan trọng cấu thành giá thành nhập khẩu máy móc thiết bị, đến doanh thu, lợi nhuận của công ty. Do đó việc giảm chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu.
Để giảm chi phí kinh doanh công ty có thể tiến hành giảm một trong các chi phi sau:
Chi phí nhập khẩu hàng hóa:
Có thể giảm chi phí nhập khẩu bằng cách nghiên cứu kỹ nguồn hàng, tìm kiếm nguồn hàng tin cậy, giảm độ rủi ro trong kinh doanh. Tổ chức tốt công tác đón nhận hàng hóa, kịp thời, giảm chi phí lưu kho lưu bãi do hàng tới chậm, kiểm tra hàng nghiêm túc, để tránh những hàng kém chất lượng chưa được đưa vào kinh doanh.
Chi phí vận chuyển bảo quản hàng hóa
Lựa chọn phương thức thuê tàu, vận chuyển hợp lý. Xác định lượng hàng nhập khẩu và thời gian hợp lý tránh tình trạng lưu kho. Đồng thời thực hiện tốt công tác bảo quản hàng nhập khẩu.
Đối với những mặt hàng nhập khẩu ủy thác, phải tình toán để hàng nhập về đúng tiến độ giao hàng cho doanh nghiệp ủy thác để tránh phải bảo quản hàng nhiều ngày sau đó.
Chi phí quản lý
Bộ máy quản lý cần tổ chức gọn nhẹ, tránh chồng chéo. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kinh doanh…
Cần xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty
Tiết kiệm chi phí là vấn đề đặt ra cho toàn doanh nghiệp từ người lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp dưới. Do đó, đòi hỏi phải được các thành viên trong công ty cùng quan tâm đến. Tiết kiệm chi phí những không có nghĩa là cắt giảm các khoản chi phí mà giảm những khoản phí không cần thiết. Công ty nên xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty, để mỗi bộ phần nhạn rõ rằng ý thức tiết kiệm cho công ty là tiết kiệm cho bản thân học và cho sự phát triển bền vững của công ty.
3.3. Đa dạng hóa phương thức kinh doanh
Bên cạnh hình thức nhập khẩu ủy thác, công ty nên tiền hành nhiều hơn nữa nhập khẩu tự doanh nhất là đối với các mặt hàng:máy móc thiết bị y tế công ty có thể tiến hành bán cho các bệnh viện Cũng có thể tiến hành liên kết liên doanh với công ty XNK có uy tín để nhận sự giúp đỡ trong việc xúc tiến tiêu thụ hàng nhập khẩu, và mở rộng qui mô, đồng thời giảm sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh trong nước đang xuất hiện ngày càng nhiều.
3.4. Hoàn thiện bộ máy tổ chức
Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của công ty cần được thực hiện trên nền của một hệ thống cấu trúc tổ chức hợp lý và có hiệu quả. Hệ thống tổ chức của công ty được hình thành ngay khi bước vào kinh doanh và trong thực tế, có tính ổn định hay tính tĩnh hơn so với các yếu tố khác. Tuy nhiên, cấu trúc tổ chức không phải là một yếu tố bất biến. Sự trì trệ và kém
thích nghi của tổ chức là một trong những vấn đề quan trọng có thể dẫn đến khả năng thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, hệ thống tổ chức cần đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hướng vận động tăng trưởng hay suy thoái kinh doanh. Đổi mới theo chiến lược kinh doanh để thích nghi với hoàn cảnh cụ thể của công ty đòi hỏi quản trị tổ chức với tư cách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay TOCONTAP đang áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ. Theo đó công ty bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn những lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình tổ chức này tồn tại những nhược điểm: dễ xuất hiện mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; khó xác định trách nhiệm cho từng bộ phận với kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty cần hạn chế những nhược điểm đó bằng cách:
- Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc vạch ra đường lối, thống nhất ý kiến giữa các phòng ban chức năng về các kế hoạch, chỉ tiêu và đề ra quyết định cuối cùng cho mọi việc, nhằm tránh sự mâu thuẫn trong kế hoạch và hành động của các phòng ban.
- Phải tạo ra sự liên kết, phối hợp giữa những cán bộ đứng đầu các phòng ban trong công ty trong kế hoạch thực hiện thông qua những kế hoạch hành động thống nhất do ban giám đốc đề ra, các cuộc họp bàn về chương trình thực hiện, thực hiện kiểm tra chéo về kế hoạch thực hiện chi tiết để tìm ra những điểm mâu thuẫn, bất hợp lý.
- Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả nhằm làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận và giảm chồng chéo trong hoạt động, và đưa công ty thoát ra khỏi cái bóng lơn của công ty nhà nước
bằng nhất định, chia thành quả đạt được cho các phòng ban theo tỷ lệ đóng góp vào công việc (nếu có thể xác định một cách tương đối) hoặc chia đều thành quả cũng như trách nhiệm.
3.5. Tăng cường công tác đào tạo và quản trị nhân lực
Mặc dù công ty có đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiệt tình, tận tụy với công việc, song những người có kinh nghiệm, nghiệp vụ thực sự vững vàng không nhiều. Do lực lượng cán bộ của công tu đang trên đà trẻ hóa nên cán bộ trẻ chưa tiếp xúc nhiều với công việc thực tế. Cho đến nay, công ty vẫn chưa mở rộng công tác nâng cao và bổ sung kiến thức cho cán bộ xuất nhập khẩu. Mặt khác, do môi trường kinh doanh luôn biến động, cán bộ phải luôn cập nhật thông tin, kiến thức mới, phải nhận thấy xu thế phát triển của thị trường. Để đội ngũ nhân viên của công ty mình luôn thích nghi với môi trường kinh doanh và tăng hiệu quả quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng và hợp đồng xuất nhập khẩu nói chung. Công ty cần có sự đầu tư