Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu giầy dép.
1.5.4.1. Xin giấy phép xuất khẩu.
Trước đây khi xuất khẩu mặt hàng giầy dép thì phải xin giấy phép xuất khẩu nhưng từ khi có Nghị định số 57/1998/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 31/7/1998 quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài và Quyết định số 46/2001/ QĐ- TTg của thủ tướng chính phủ ban hành ngày 04/4/2001, có hiệu lực từ ngày 01/5/2001 quy định về quản lý xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thời kỳ 2001-2005 thì mặt hàng giày dép mà công ty xuất khẩu không phải xin giấy phép xuất khẩu từ Bộ thương mại mà được cơ quan hải quan lấy luôn mã số thuế làm mã số hải quan và công ty sẽ sử dụng mã số này trên tờ khai hải quan, hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ khi nộp cho cơ quan hải quan trong mỗi lần thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
1.5.4.2. Kiểm tra L/C.
Nếu trong điều khoản thanh toán của hợp đồng, các bên lựa chọn phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì trước khi giao hàng, các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép phải thúc giục nhà nhập khẩu mở L/C, sau đó kiểm tra L/C. Việc
Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần) Kiểm tra L/C Thông quan xuất khẩu Chuẩn bị đơn hàng giầy dép xuất khẩu
Mua bảo hiểm cho lô hàng giầy dép xuất
khẩu
Thuê phương tiện vận tải
Giao lô hàng giầy dép cho người vận
tải
Làm thủ tục thanh toán
kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ, nếu không phát hiện được sự phù hợp giữa L/C với hợp đồng xuất khẩu giầy dép mà các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền nhưng nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì lại vi phạm hợp đồng xuất khẩu giầy dép đã ký. Cơ sở để kiểm tra L/C chính là hợp đồng xuất khẩu giầy dép.
Các nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là:
1. Số hiệu của L/C; Địa điểm và ngày mở L/C. Trong đó:
• Số hiệu của L/C dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên quan đến L/C và để ghi các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán.
• Địa điểm mở L/C có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp nếu có.
• Ngày mở L/C là căn cứ để các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép kiểm tra xem nhà nhập khẩu giầy dép có mở L/C đúng hạn không.
2. Tên ngân hàng mở L/C: Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra tên và địa chỉ của ngân hàng mở L/C có thật không; còn các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng xuất khẩu giầy dép hay không.
3. Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền, ngân hàng xác nhận.
4. Tên và địa chỉ người thụ hưởng.
5. Tên và địa chỉ người mở L/C.
6. Số tiền của L/C: Số tiền này được ghi bằng số và chữ, phải thống nhất với nhau, tên đơn vị tiền tệ phải rõ rang, phù hợp với hợp đồng xuất khẩu giầy dép.
7. Loại L/C: Đối với doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép nói riêng, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không huỷ ngang miễn truy đòi. Nếu lô hàng giầy dép có giá trị lớn, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng có uy tín thì nên chọn L/C có xác nhận.
8. Ngày hết hiệu lực của L/C: Phải sau ngày mở L/C và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý thường được tính bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với
thời gian chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán (các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép) qua ngân hàng mở L/C.
9. Thời hạn giao hàng: Trong hợp đồng quy định thời gian giao lô hàng giầy dép xuất khẩu bằng cách nào (có thể là thời gian giao hàng trong vòng hoặc khoảng hoặc ngày cụ thể) thì L/C phải quy định bằng cách ấy.
10. Cách giao hàng: Có thể là giao hàng một lần; giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định; hoặc giao hàng nhiều lần mỗi lần có số lượng như nhau.
11. Phần mô tả hàng hoá: Các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép phải kiểm tra về tên hàng, quy cách, số lượng, giá cả có phù hợp với hợp đồng xuất khẩu giầy dép không.
12. Các chứng từ thanh toán: Khi nhận được L/C, doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép phải kiểm tra kỹ quy định về bộ chứng từ thanh toán trên các khía cạnh:
• Số lượng chứng từ phải xuất trình.
• Số lượng chứng từ phải làm đối với mỗi loại. • Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại . • Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ. • Quy định cách thức trả tiền.
Khi kiểm tra, nếu có gì sai sót thì doanh nghiệp xuất khẩu phải yêu cầu nhà nhập khẩu sửa đổi và bổ sung cho phù hợp, đảm bảo cho việc thanh toán tiền sau này được thuận lợi
1.5.4.3. Chuẩn bị đơn hàng giày dép cho xuất khẩu.
•Tạo nguồn và mua giầy dép cho các đơn hàng xuất khẩu.
Việc thu gom giầy dép cho xuất khẩu đúng về phẩm chất, số lượng, đảm bảo thời gian giao hàng là rất quan trọng.
Đối với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa xuất khẩu giầy thì cần phải đẩy mạnh hoạt động sản xuất cho kịp tiến độ.
Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu không tự sản xuất giầy dép thì họ phải nghiên cứu nguồn hàng giầy dép phục vụ cho xuất khẩu nhằm khai thác và phát triển được nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của đơn hàng xuất khẩu về số lượng, chất lượng, kích cỡ giầy dép. Sau đó lựa chọn phương thức giao dịch và ký kết hợp đồng mua hàng giầy dép cho xuất khẩu. Các doanh nghiệp này có thể quan hệ với đơn vị “chân hàng” theo một trong những quan hệ hợp đồng như: Hợp đồng mua bán hàng giầy dép xuất khẩu , hợp đồng gia công giầy dép xuất khẩu, hợp đồng liên doanh, liên kết xuất khẩu giầy dép.
Tiếp theo là giai đoạn tiếp nhận các lô hàng giầy dép mua về theo hợp đồng, bao gồm các hoạt động: Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, thiết bị dụng cụ để kiểm nghiệm hàng hóa, đồng thời chuẩn bị cán bộ và công nhân tiếp nhận cùng với các giấy tờ chừng từ cần thiết khác, chuẩn bị kho chứa hàng. Các công việc thực hiện phải đảm bảo cho giầy dép không bị gẫy, không bị hỏng, không bị thiếu, đảm bảo chất lượng giầy dép theo yêu cầu.
•Đóng gói bao bì xuất khẩugiầy dépvà kẻ ký mã hiệu
Ngày nay hầu hết các hàng hoá xuất khẩu đều phải thực hiện khâu này.
• Việc đóng gói bao bì: Cần đảm bảo các yêu cầu về độ an toàn (kín và chắc, không để lộ hình dáng hàng hóa, sử dụng biện pháp niêm phong), tiết kiệm (tiết kiệm chi phí bao bì, chi phí vận tải, chi phí về thuế quan), thẩm mỹ. Giầy dép là mặt hàng khô nên rất dễ đóng gói, người ta có thể sử dụng các loại bao bì như hòm gỗ, bao tải, các loại thùng, các loại bao gói được chế tạo bằng các chất tổng hợp như màng mỏng PE, PVC, PP.
• Kẻ ký mã hiệu: Tương tự như các loại hàng hoá khác thì việc kẻ ký mã hiệu trên bao bì hàng giầy dép xuất khẩu cũng nhằm hướng dẫn vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản giầy dép, thuận lợi cho công tác giao nhận.
Với các công tác chuẩn bị như vậy doanh nghiệp đã có đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu.
Hiện nay phần lớn việc vận chuyển giầy dép xuất khẩu đều được thực hiện bằng đường thuỷ bởi lẽ:
• Thứ nhất: Hệ thống giao thông đường thuỷ của nước ta dày đặc, thuận tiện cho công tác vận chuyển.
• Thứ hai: Số lượng giầy dép xuất khẩu lớn, trong khi đó chi phí vận chuyển bằng đường thuỷ rẻ và tương đối an toàn.
Tuỳ theo khối lượng giầy dép xuất khẩu cũng như phí thuê tàu mà các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép có thể thuê tàu chợ hoặc thuê tàu chuyến để thực hiện việc vận chuyển.
Khi xuất khẩu lô hàng giầy dép với khối lượng nhỏ thì doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép nên thuê tàu chợ. Sau khi hoàn thành xong khâu chuẩn bị đơn hàng giầy dép cho xuất khẩu, tập trung hàng đủ số lượng, chất lượng quy định, các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép sẽ nghiên cứu kỹ lịch trình tàu chạy ở trên các báo kinh tế để từ đó có thể chọn được hãng tàu uy tín và cước phí hạ. Khi đó chủ tàu lập bảng kê khai hàng hoá và uỷ thác cho công ty đại lý vận tải giúp giữ chỗ trên tàu, chủ hàng sẽ ký đơn xin lưu khoang với hãng đại lý sau khi hãng tàu đồng ý nhận chuyên chở đồng thời đóng cước phí vận chuyển. Bước tiếp theo là các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép sẽ tập kết toàn bộ lô hàng giầy dép để giao cho tàu và lấy vận đơn sau đó thông báo cho nhà nhập khẩu giầy dép về kết quả giao hàng cho tàu.
Ngược lại, nếu xuất khẩu lô hàng giầy dép với khối lượng lớn, tính chất của lô hàng giầy dép tương đối thuần nhất và thường chở đầy tàu thì các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép nên thuê tàu chuyến để chuyên chở. Cước phí tàu chuyến thường biến động hơn cước tàu chợ, nó phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa doanh nghiệp thuê tàu với người cho thuê được ghi vào trong hợp đồng thuê tàu chuyến. Thuê tàu chuyến thì phức tạp hơn công việc thuê tàu chợ vì nó đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép phải am hiểu về tuyến, luồng vận tải, về giá cước phí của từng hãng vận tải. Lúc này, các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép phải xác định loại hình tàu để thuê (khi chọn thuê tàu phải đảm bảo cấp, hạng
tàu, phải khai thác hết trọng tải cho phép để giảm cước khống, phải đáp ứng được yêu cầu của lô hàng giầy dép mà tàu vận chuyển); Sau đó các doanh nghiệp này sẽ uỷ thác cho người môi giới thuê tàu hoặc trực tiếp đứng ra đàm phán hợp đồng thuê tàu chuyến với người cho thuê; Bước tiếp theo là tập kết hàng để giao lên tàu (khi xuất khẩu theo điều kiện C, D) và lấy vận đơn sạch; Cuối cùng là thanh toán tiền cho người cho thuê tàu và thông báo cho nhà nhập khẩu giầy dép về kết quả giao hàng cho tàu.
1.5.4.5. Mua bảo hiểm cho lô hàng giầy dép xuất khẩu.
Các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép chủ mua bảo hiểm trong trường hợp xuất khẩu lô hàng giầy dép theo điều kiện giao hàng CIF, CIP và theo điều kiện giao hàng của nhóm D (gồm DAF, DES, DEQ, DDU, DDP).
Nếu xuất khẩu lô hàng giầy dép theo điều kiện giao hàng CIF, CIP thì các doanh nghiệp sản xuất – xuất khẩu giầy dép mua bảo hiểm vì quyền lợi của nhà nhập khẩu giầy dép. Nếu trong hợp đồng xuất khẩu giầy dép dẫn chiếu các điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 2000 hoặc Incoterms 1990 mà không có quy định gì thêm về việc mua bảo hiểm cho lô hàng giầy dép thì các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu giầy dép chỉ phải mua bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu.
Nếu xuất khẩu lô hàng giầy dép theo các điều kiện giao hàng của nhóm D, các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép mua bảo hiểm vì quyền lợi của chính mình. Khi đó doanh nghiệp cần căn cứ vào các yếu tố sau để lựa chọn hình thức bảo hiểm và nhà bảo hiểm cho phù hợp:
1. Đặc điểm của lô hàng giầy dép.
2. Đặc điểm của hành trình chuyên chở và phương tiện chuyên chở. 3. Phí bảo hiểm phải nộp.
4. Chất lượng dịch vụ bảo hiểm của các công ty bảo hiểm.
5. Mức độ tiện lợi trong việc mua bảo hiểm, khiếu nại và bồi thường.
Thực tế hiện nay thì khoảng 80% các doanh nghiệp Việt Nam vẫn ký hợp đồng xuất khẩu theo giá FOB, cảng Việt Nam do nhiều nguyên nhân như: Uy tín của các công ty bảo hiểm và hãng vận tải Việt Nam chưa cao.
Phần lớn các doanh nghiệp xuất khẩu giầy của Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ nên vốn ít, xuất khẩu không ổn định phụ thuộc vào các đơn hàng của nước ngoài, giá trị của hàng hóa xuất khẩu không cao. Cho nên quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về các đối tác nhập khẩu giầy dép.
1.5.4.6. Thông quan xuất khẩu cho lô hàng giầy dép.
Ngày nay, nhiệm vụ thông quan xuất khẩu thuộc trách nhiệm của các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép. Thủ tục thông quan xuất khẩu lô hàng giầy dép bao gồm:
1. Đăng kỹ mã số doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép tại Cục Hải quan tỉnh hoặc thành phố.
2. Khi mở tờ khai hải quan: Doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép điền đầy đủ vào tờ khai hải quan có mẫu in sẵn bán ở các chi cục hải quan.
3. Nộp hồ sơ để đăng ký làm thủ tục hải quan: Theo điều 7 Nghị định số 101/2001/NĐ-CP về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hải quan về thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan, khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan (các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép) phải nộp và xuất trình hồ sơ hải quan gồm các chứng từ sau:
• Tờ khai hải quan giầy dép xuất khẩu: 2 bản chính.
• Bản kê chi tiết giầy dép đối với lô hàng có nhiều chủng loại giầy dép: 2 bản chính.
• Hợp đồng xuất khẩu giầy dép hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng trong trường hợp cần thiết do Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan quy định: 1 bản sao.
• Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với xuất khẩu mặt hàng giầy dép mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.
4. Nộp thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế phụ thu (nếu có): Đối với mặt hàng giầy dép xuất khẩu được miễn thuế xuất khẩu theo nghị quyết số 977/2005/NQ- UBTVQH11 ngày 13 tháng 12 năm 2005 của Uỷ ban thường vụ quốc hội về việc ban hành biểu thuế xuất khẩu theo danh mục nhóm hàng chịu thuế và khung thuế suất đối
với từng nhóm hàng, biểu thuế nhập khẩu ưu đãi theo danh mục nhóm hàng chịu thuế và khung thuế suất ưu đãi đối với từng nhóm hàng.
5. Xuất trình lô hàng giầy dép xuất khẩu tại điểm kiểm tra trong hoặc ngoài cửa khẩu được hải quan công nhận và hải quan kiểm hoá: Theo điều 8 - Nghị định số 101/2001/NĐ-CP quy định mặt hàng giầy dép được miễn kiểm tra thực tế và cơ quan hải quan ghi xác nhận lô hàng giầy dép thực tế theo nội dung tự kê khai của người khai hải quan (các doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép) hoặc theo kết quả kiểm tra, giám định của các tổ chức giám đinh, cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.
6. Thông quan lô hàng giầy dép xuất khẩu: Vì mặt hàng giầy dép là mặt hàng được miễn kiểm tra thực tế, nên để được thông quan thì chỉ cần có khai báo của người khai hải quan (doanh nghiệp sản xuất - xuất khẩu giầy dép) hoặc kết luận của cơ quan kiểm tra Nhà nước, tổ chức giám định.
1.5.4.7. Giao hàng giầy dép xuất khẩu cho người vận tải.
Đúng theo thời hạn giao hàng đã được ghi trong hợp đồng xuất khẩu giầy dép,