Công ty seaprodex Hà Nội thực hiện Nhập Khẩu các mặt hàng Sắt thép, và các mặt hàng tiêu dùng chủ yếu từ các nớc Nga, Nhật bản, Hàn Quốc, và Đài Loan. Tuỳ theo u thế của nhu cầu thị trờng mà công ty lựa chọn sao cho việc Nhập Khẩu có hiệu quả nhất (về giá cả, chất lợng...)
Sau đây là tình hình Nhập Khẩu từ các thị trờng của công ty seaprodex HN.
Bảng 6:
Thị tr- ờng nhập
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
Giá trị 1000 (USD) Tỷ trọng % Giátrị 1000(US D) Tỷ trọng % Giá trị 1000 (USD) Tỷ Trọng % LX 8967 56 9586 56 10920 56 ĐL 3282 20,5 3792 21,18 4260,8 21,85 HQ 1000 6,25 1026 5,82 1070 5,48 NB 2760 17,25 2989 17 3249,2 16,67 Tổng 16000 100 17600 100 19500 100
Từ bảng trên ta thấy ,mặc dù trong thời gian gần đây nền kinh tế Liên Xô có vẻ chững lại so với nền kinh tế thế giới nhng liên xô vẫn là thị trờng lớn nhất của công ty , từ các năm 1999 ,2000, 2001 nó vẫn đạt đợc 8.967.000 (USD) ;9.585.000 (USD) ;10.920.000 (USD),chiếm tới 56% tổng kim ngạch Nhập Khẩu của công ty.Tiếp theo đó là thị trờng Đài Loan , năm 1999 nó đạt đợc 3.282.000(USD)chiếm tới 20,5% so với tổng kim ngạch Nhập Khẩu của công ty ,năm 2000 nó đã đạt đợc 3.729.000 (USD) và chiếm tới 21,18 % tổng kim ngạch nhập khẩu và đến năm 2001 thì nó đạt đợc 4.260.800(USD) và chiếm tới 21,85% tổng kim ngạch nhập khẩu .Cuối cùng là thị trờng Nhật Bản và thị trờng Hàn Quốc cũng đã đạt đợc một số thành tựu ,cụ thể là ở thị trờng Nhật Bản năm 1999 đạt 2.760.000(USD) chiếm 17,25% ,năm 2000 dạt 2.989.000 (USD) chiếm tới 17% và đến năm 2001 đạt đợc 3.249.200 (USD) chiếm tới 16,67% tổng kim ngạch nhập khẩu .Đến thị trờng Hàn Quốc năm 1999 cũng đạt đợc 1.000.000 (USD) chiếm tới 6,25% ,năm 2000 đạt đợc 1.026.000(USD) chiếm tới 5,82% và đến năm 2001 đạt đợc 1.070.000 (USD) chiếm tới 5,48% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty.
Có thể nói ,để đạt đợc điều nh vậy là nhờ trong qúa trình mua bán ngoại thơng công ty SEAPODEX HN đã chủ yếu duy trì hình thức Nhập Khẩu trực tiếp vì vậy mà nó luôn thu đợc những kết quả cao.
3.Quy trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu tại công ty SEAPODEX HN
3.1Xin giấy phép Nhập Khẩu : Công ty SEAPODEX HN đợc phép Nhập Khẩu tất cả các trang thiết bị điện tử và sắt thép để phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng . Trớc kia công ty phải xin giấy phép Nhập Khẩu chuyến đối với từng loại hàng hoá ,nhng trong một vài năm gần đây công ty không phải xin giấy phép mà chỉ cần có giấy đăng ký kinh doanh và mã số kinh doanh.
3.2 Mở L/C khi bên bán báo :
Do công ty SEAPODEX tham gia vào hoạt động Nhập Khẩu trực tiếp nên công ty và bạn hàng của mình thờng xuyên áp dụng phơng thức thanh toán quốc tế .Một trong những phơng thức thanh toán quốc tế mà công ty hay áp dụng để thanh toán cho bạn hàng là thanh toán bằng phơng thức L/C “at sight” ,thờng dùng để áp dụng cho những đơn đặt hàng không ổn định hoặc các lô hàng dài từ 20 ngày trở nên .
Mọi chi tiết trong L/C phải đợc lập rất chính xác .Đặc biệt là các đặc điểm về thông số kỹ thuật đối với một số mặt hàng nhập khẩu về các loại thép và các đố điện tử của công ty trong L/C là phải hết sức chính xác .
Nếu có sai xót xẩy ra trong L/C ,công ty phải đề nghị ngân hàng sửa chữa ,chi phí sửa chữa L/C do bên bán gây ra sai xót phải thanh toán .
Ví dụ :trong L/C số 3687 mở ngày 3/5/2001 tại ngân hàng Việt Com Bank (L/C thuộc hợp đồng nhập khẩu thép lá tấm giữa công SEAPRODEX và mộy công ty của Liên Bang Nga ),đã xẩy ra sai xót vè ký hiệu thép lá tấm ,nguyên nhân sai xót là do tài liệu từ công ty của Liên Bang Nga gửi sang (đã nhận sai xót về mình ).Công ty đã tiến hành yêu cầu ngân hàng Việt Com Bank sửa đổi L/C đó và công ty phải thanh toán cho ngân hàng phí sửa đổi L/C và tiền điện phí đó.Do nguyên nhân xuất phát từ phía công ty của Nga nên công ty này phải chịu trách nhiệm hoàn trả số tiền này cho công ty.
Nhìn chung việc sai xót trong L/C xẩy ra khá cao trong tổng số thực hiện hợp đồng của công ty.
-Công việc mở L/C của công ty đợc tiến hành nh sau :
+Căn cứ vào hợp đồng ngoại thơng đợc ký kết giữa 2 bên ,công ty tiến hành thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng Vietcom bank với mức ký quỹ là 10%
+Nhận đợc đơn xin mở L/C của công ty ngân hàng tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty,đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C và đã đợc chuyển đến ngời xuát khẩu qua ngân hàng thông báo ở nớc ngời xuất khẩu
+Ngân hàng này sẽ thông báo cho ngời xuất khẩu ,sau khi kiểm tra và xem xét và nếu chấp nhận L/C thì ngời xuất khẩu tiến hành giao hàng cho công ty và dồng thời thông báo cho công ty biết là hàng đã đợc giao
+Sau đó ngời xuất khẩu lập một bộ chứng từ theo đúng L/C thông qua ngân hàng thông báo để chuyển đến cho ngân hàng mở L/C cùng với hối phiếu để thanh toán cho mình
+Ngân hàng mở L/C của công ty kiểm tra chứng từ của bên xuất khẩu ,nếu thấy hợp lệ thì sẽ thanh toán ,còn nếu không sẽ từ chối thanh toán và trả lại chứng từ đó .Tuy nhiên ở công ty SEAPODEX HN cha bao giờ xẩy ra trờng hợp nh vậy ,bởi các baạn hàng của công ty đều là những ngời dầy dạn kinh nghiệm trên thị trờng nên rất cẩn thận trong việc lậo bộ chứng từ này
+Sau khi ngân hàng mở L/C thanh toán cho ngời xuất khẩu ,ngân hàng sẽ chuyển cho công ty bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng và tiến hành thanh toán_Khi nhận đợc chứng từ công ty tiên hành xem xét và thanh toán cho ngân hàng. Có thể thấy viêc mở L/C của công ty diễn ra rất thuận lợi ,bởi công ty và ngân hàng Vietcom bank đều là những đối tác làm ăn lâu dài và rất có uy tín
Ngoài hình thức thanh toán bằng L/C công ty còn có hình thức thanh toán bằng transfer Telegragh hoặc thanh toán bằng tiền mặt,đối với hình
thức này công ty chỉ áp dụng khi cần phải Nhập Khẩu những lô hàng có nhu cầu đột xuất
3.3 Mua bảo hiểm :
Công ty thờng làm hợp đồng Nhập Khẩu với giá CFR /HP có nghĩa là công ty chỉ có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá còn tiền hàng cớc phí thì thuộc về bên bán .Thông thờng,công ty mua bảo hiểm của Bảo VIệt ,và hợp đồng baỏ hiểm của công ty với Bảo Việt thờng là hợp đồng bao hiểm bao.Đối với loại bảo hiểm này công ty phải ký hợp đồng bảo hiểm từ đầu năm và khi hàng bắt đầu xuống tầu công ty chỉ việc gửi cho Bảo Việt một thông báo gọi là”Giấy báo bắt đầu vận chuyển “
3.4 Làm thủ hải quan :
Thông thờng các mặt hàng nhập khẩu của công ty nh :các loại thép nhập từ Liên Bang Nga,tivi từ Hàn Quốc ,nhựa từ Singapo đ… ợc giao nhận tại cảng Hải Phòng.Và khi hàng hoá về tới cảng Hải Phòng ,công ty phải tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng hoá vừa nhập về ,theo đúng nh quy định trình tự về thủ tục làm hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu .Do đó cán bộ di nhận hàng của công ty phải thực hiện những bớc nh sau:
-Khai báo hải quan : công ty sẽ phải nộp cho cảng hồ sơ hải quan bao gồm:
+Tờ khai hải quan (phải kê khai chi tiết ). +Hợp đồng ngoại .
+L/C.
+Hoá đơn thơng mại.
+Điều kiện bao bì đóng gói . +C/O,C/F,C/Q.
+Giấy phép nhập khẩu . +Vận đơn.
-Xuất trình hàng hoá :cán bộ công ty sẽ phải xuất trình hàng hoá cho cơ quan hải quan ,sau đó hải quan sẽ đối chiếu tờ khai hải quan với thực tế để quyết định có cho hàng hoá ra khỏi cảng hay không.
-Thc hiện các qyết định của hải quan:công ty hoàn toàn tuân theo các quy định của hảI quan.
Sau khi làm xong các thủ tục hải quan công ty đựơc trả lại hồ sơ hải quan và thông báo thuế .Công ty nhận hàng và có trách nhiệm nộp thuế nhập khẩu (VAT)
3.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá:
Khi các mặt hàng nhập khẩu đợc các đối tác chuyển về tới cảng Hải Phòng ,cảng sẽ báo cho công ty biết và công ty sẽ làm các thủ tục để nhận
hàng .Công ty phải tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng về việc giao nhận hàng từ tầu nớc ngoài trở về .Sau khi nhận đợc thông báo là tầu sắp về tới cảng công ty sẽ đến đại lý trình vận đơn ,để đợc đại lý cấp cho lệnh giao hàng (O/D).Sau đó công ty mang lệnh giao hàng tới làm thủ tục hải quan và đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng để xuống cảng nhận hàng .
Khi nhận hàng công ty sẽ xuống cảng đống phí lu kho ,phí xếp dỡ ,lấy biên lai ,xác nhận O/D sau đó đem O/Dtới bộ phận kho vận để làm phiếu xuát kho .
Trong quá trình nhận hàng ,cán bộ kinh doanh nhập khẩu của công ty sẽ kiểm tra hàng và yêu cầu cơ quan giám định (VINACONTROL) giám định hàng hoá ,công ty bảo hiểm (Bảo Việt )sẽ xác định mức độ thiệt hại (nếu có).Sau khi nhận hàng song các bên sẽ ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá .
Việc giao nhận ở cảng Hải Phòng luôn diễn ra theo đúng quy định ,nhanh chòng, thuận tiện .Công ty luôn thanh toán đầy đủ các chi phí cho cảng ,và cảng cũng tạo điều kiện cho công ty đợc nhận hàng nhanh chóng .
3.6 Làm thủ tục thanh toán :
Công ty thờng thanh toán theo phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ thông qua ngân hàng Viêt Com Bank ,đồng tiền thanh toán là USD .Sau khi ngân hàng đã thanh toán tiền hàng cho ngời xuất kghẩu,công ty sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng tiền hàng nhập khẩu và phí mở L/C(thờng là 10% )cho ngân hàng .Cong việc này thờng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện đối với công ty.
3.7 Khiếu nại về hàng hoá :
Thông thờng nếu gặp trờng hợp khiếu nại thì công ty và ngời bán tự giải quyết lẫn nhau .Chủ yếu là khi hàng về không đáp ứng đúng nh thoả thuận trong hợp đồng trớc đó thì công ty yêu cầu phía đối tác sửa chữa ,giảm giá ,gửi tiếp hàng thiếu cho công ty.
Ví dụ :Trong hợp đồng nhập khẩu tivi số 01/2000 giữ công ty SEAPODEX và một công ty sản xuất tivi của Hàn Quốc ,khi tiến hành giám định hàng nhập khẩu ,công ty có kết quả giám định của VINACONTROL nh sau :
Số lợng giám định :300 chiếc ,thiếu 20 chiếc so với hợp đồng .
ý kiến của cơ quan giám định :căn cứ vào kết quả kiểm tra trên ,chúng tôi cho rằng :Hàng thiếu trớc khi lấy ra khỏi cảng Hải Phòng ,hàng hoá còn nguyên đai ,nguyên kiện “
Vậy, theo nh hợp đồng thì hàng còn thiếu 20 chiếc .Trong trờng hợp này công ty đã giải quyết bằng cách lấy chứng th giám định của VINACONTROL và chũ ký của ngời có trách nhiệm của cơ quan giám định ,sau đó công ty lập th dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 20 chiếc tivi cho công ty
Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả cho việc thực hiện hợp đồng ,ở bất cứ hợp đồng nào công ty cũng thoả thuận đầy đủ với đối tác về trọng tài giải quyết tranh chấp ,thờng là trọng tài kinh tế Việt Nam.
Bảng qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Seaprodex Hà Nội:
4.Đánh giá việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty SEAPODEX Hà Nội
4.1. Thực hiện hợp đồng
Thc hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc phức tạp nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có kiến thức tổng hợp để hoàn thành các khâu của quá trình thực hiện hợp đồng ,cũng nh các quy trình trong hợp đồng .Để đạt đợc điều đó hỏi các cán bộ cùa doanh nghiệp phải có đủ năng lực ,trình độ ,kiến thức lý luận và thực tiễn .
Trong những năm qua công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đã thu đợc nhiều thành tựu đáng kể .Đó là:
-thực hiện 100% hợp đồng đã ký :trong quá trình nhập khẩu các mặt hàng của mình công ty cha bỏ lỡ một hợp đồng nào ,tất cả các hợp đồng sau khi đợc ký kết đều đợc công ty hoàn thành thực hiện .Nh vậy cho thấy công ty đã có sự đánh gía hiệu quả phơng án kinh doanh trớc khi ký két hợp đồng ,nó cho thấy công ty đã nghiên cứu ,phán đoán thị trờng và nghiên cứu chi phí kinh doanh một cách chính xác và hợp lý
-Công ty đã không để xẩy ra một vụ tranh chấp nào dẫn đến phải ra trọng tài giải quyết.Để đạt đợc điều này công ty đã phải rất lỗ lực phấn đấu trong quá trình thực hiện hợp đồng .Đây là cơ sở quan trọng trong vạêc hợp tác lâu dài của công ty với bạn hàng
Mở L/C khi bên bán báo
Mua bảo hiểm cho hàng hoá Làm thủ tục hải quan Kiểm tra hàng và nhận hàng Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại nếu
Để đánh giá đợc kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty SEAPRODEX trong những năm gần đây ,ta dựa vào bảng phân tích sau:
Bảng 7: Chỉ tiêu 1999 2000 2001 Số HĐ Tỷ trọng % Số HĐ Tỷ trọng% Số HĐ Tỷ trọng% HĐNK thực hiện đợc 71 100 75 100 80 100 HĐNK thực hiện có sai sót 18 25,4 7 9,3 3 3,75 Tổng HĐ ký kết 71 100 75 100 80 100
Qua bảng trên ta nhận thấy tình hình thực hiện hợp đồng của công ty là rất tốt:số hợp đồng đã ký kết thực hiện tới 100%,ngoài ra lợng hợp đồng nhập khẩu thực hiện có sai sót giảm dần .Nếu nh năm 1999 số hợp đồng có sai sót chiếm tới 25,4% ,đến năm 2000giảm xuống 9,3% Thì đến năm 2001 tỷ lệ này chỉ còn 3,75%
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ,tuy công ty đã ký kết thực hiện 100% hợp đồng ,nhng cũng có nhiều sai sót phát sinh .Những sai sót này có thể là do lỗi của phía đối tác ,cũng có thể do lỗi của chính công ty hoặc do các nguyên nhân khách quan khác gây ra.Song bất kê do lỗi của bên nào ,thì những sai sót xẩy ra đều làm giảm hiệu quả công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của công ty .Thông thờng ,công ty hay gặp các sai sót khi mở L/C ,làm thủ tục hải quan ,giao nhận hàng hoá Sau đây chúng ta sẽ phân tích những nguyên nhân gây ra các sai sót …
này:
Bảng 8:
Các sai sót khi thực hiện hợp đồng
Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Sai sót khi mở L/C 44,5% 42,8% 33.3% Sai sót khi làm thủ
tục hải quan 27,8% 42,8% 33.3%
Sai sót khi giao
hàng thiếu 16,7% 33.3%
Sai sót khi giao
Qua bảng trên ta thấy,khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty luôn gặp khâu sai sót ở khâu mở L/C ,nó chiếm mọt tỷ lệ khá lớn trong tổng số hợp đồng thc hiện có sai sót của công ty..Trong năm 1999 tỷ lệ sai sót khi mở L/C là 44,5% ,năm 2000 tỷ lệ sai sót náy giảm xuống còn 42,8% và đến năm 2001 tỷ lệ này chỉ còn 33,3%.
Do đó việc mở L/C đòi hỏi cán bộ xuất nhập khẩu của công ty phải có kinh nghiệm về thanh toán để có thể hạn chế tói đa sai sót .Ngoài ra nếu nh sai sót trong L/C còn có thể là do sự nhầm lẫn của bên đối tác ,tuy chi phí sửa chữa L/C do bên gây ra sai sót thanh toán nhng sự sửa đổi này gây phiền hà cho cả hai bên .
Bên cạnh đó,tỷ lệ hợp đồng thực hiện ở khâu làm thủ tục hải quan có vớng