VII. Quản trị thông tin dự án (Project communications management)
1. Kế hoạch quản trị
Chất lợng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của mọi dự án. Chất lợng của các dự án quy hoạch hiện nay lại càng đợc sự quan tâm đặc biệt của các đối tợng liên quan. Vì thế chúng tôi mong muốn quy hoạch một dự án có chất lợng tốt.
1.1. Chính sách quản trị chất lợng
Mục tiêu của chúng tôi là quy hoạch một công trình có chất lợng cao theo “Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm xây dựng đạt chất lợng cao của ngành xây dựng”.
Quy trình quản lý chất lợng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản luật liên quan, các thủ trình tự quản lý đầu t và xây dựng theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 và nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lợng dự án công trình.
Các tiêu chuẩn áp dụng cho dự án công trình của chúng tôi bao gồm:
Tiêu chuẩn xây dựng dự án của Việt Nam năm 1997 về quản lý chất lợng, quy hoạch và nghiệm thu.
Nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ.
Công trình quản lý dự án phải đảm bảo đúng thiết kế, đúng chất lợng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ và yêu cầu của chủ đầu t.
1.2 Sơ đồ quản trị chất lợng (trang sau)
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
Quản trị chất lợng khảo sát quy hoạch
Bao hàm cả khảo sát địa chất, thuỷ văn, khảo sát hiện trạng, đo đạc địa hình của dự án công trình.
Nhiệm vụ khảo sát do đơn vị thiết kế lập, đợc chủ đầu t phê duyệt phải phù hợp với quy mô, các bớc thiết kế. Đặc biệt khảo sát đầy đủ, phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng tại Việt Nam.
Khảo sát không đợc xâm hại mạng lới kỹ thuật công trình công cộng và
những công trình xây dựng khác trong phạm vi khảo sát dự án.
Chất lợng của cuộc khảo sát dự án tốt thì chất lợng thiết kế sẽ đợc đảm bảo. Quản trị chất lợng thiết kế kiến trúc
Quản trị chất lợng thiết kế dự án công trình bao gồm quản lý chất lợng thiết kế cơ sở và quản lý chất lợng thiết kế bản vẽ thi công. Thiết kế hai bớc đã đợc Giám đốc dự án phê duyệt. Các thiết kế đợc lập trên cơ sở báo cáo và nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng dự án đã tiến hành trớc đó. Quản trị chất lượng Quản trị chất lư ợng khảo sát quy hoạch Quản trị chất lư ợng thiết kế kiến trúc Quản trị chất lư ợng nhân viên dự án Quản trị chất lư ợng nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án Bản vẽ thiết kế kỹ thuật phải thể hiện chi tiết về các kích thớc, thông số kỹ thuật chủ yếu, vật liệu chính đảm bảo đủ điều kiện để lập dự toán, tổng dự toán và lập thiết kế bản vẽ thi công công trình xây dựng.
Thiết kế bản vẽ thi công phải thể hiện chi tiết tất cả các bộ phận của công trình Tổ hợp Garage ôtô ngầm, các cấu tạo với đầy đủ kích thớc, vật liệu và thông số kỹ thuật để thi công chính xác và đủ điều kiện để lập dự toán thi công xây dựng công trình.
Bản thiết kế phải thể hiện tính hiện đại, tiện dụng và tính thẩm mỹ của công trình, phù hợp với tổng thể.
Kiến trúc nội thất đảm bảo sự tiện dụng tối đa cho ngời đến gửi xe và sử dụng các dịch vụ khác, mang những nét đặc trng của khu tổ hợp Garage ô tô ngầm, khác với những khu để xe khác.
Thiết kế xây dựng công trình dự án sẽ là căn cứ để thực hiện các giai đoạn khác của dự án.
Quản trị chất lợng nhân viên dự án
Thành lập ban quản lý dự án, phân công chức năng nhiệm vụ quyền hạn cụ thể và có chính sách sử dụng lao động hợp lý để đảm bảo việc cống hiến của từng thành viên trong sự thành công chung của dự án.
Bên cạnh đó, sẽ thành lập ban kiểm tra cán bộ, nhân viên thờng trực tại dự án. Giám đốc dự án trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên này.
Quản trị chất lợng nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình
Sản phẩm thiết kế trớc khi đa ra thi công phải đợc đánh giá chất lợng thiết kế, đợc chủ đầu t nghiệm thu và xác nhận
Ban t vấn phải có đủ điều kiện năng lực để thực hiện thẩm tra thiết kế và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra.
Nếu thiết kế không đảm bảo yêu cầu theo đúng hợp đồng thì nhà thầu thiết kế phải thiết kế lại và chịu mọi chi phí, cà chi phí thẩm tra thiết kế.
Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình chịu trách nhiệm trớc chủ đầu t và pháp luật về chất lợng thiết kế xây dựng công trình và phải bồi thờng thiệt hại khi sử dụng thông tin, tài liệu, quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng, giải pháp kỹ thuật, công nghệ không phù hợp gây ảnh hởng tới chất lợng công trình xây dựng và các hành vi vi phạm khác gây ra thiệt hại.
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
2. Đảm bảo chất lợng
Tất cả các hạng mục của dự án Tổ hợp Garage ô tô ngầm phải đảm bảo các
TCVN về chất lợng.
Tất cả các cấu trúc của các hạng mục của công trình đều đợc thiết kế, tính toán và kiểm tra theo chất lợng TCVN.
Lập sổ theo dõi thiết kế xây dựng công trình Tổ hợp Garage ô tô ngầm theo từng hạng mục.
Lập và kiểm tra thực hiện biện pháp xây dựng dự án, tiến độ quy hoạch dự án. Tạm dừng dự án để kiểm tra kỹ các vị trí nghi ngờ về chất lợng của dự án đó.
Kiên quyết xử lý các sai phạm trong khi quy hoạch. Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí giữa các bên có liên quan.
Trong quá trình quy hoạch dự án, ban quản lý dự án giám sát đợc tất cả các công việc vào bất cứ lúc nào. Mọi sai phạm kỹ thuật phải đợc sửa chữa kịp thời.
3. Kiểm soát chất lợng
Phạm vi: Quản trị chất lợng trong phạm vi dự án, không vợt quá mức phạm vi của dự
án. Các hạng mục trong Tổ hợp Garage ô tô ngầm, khu điều hành phải tuân thủ theo đúng bản vẽ thiết kế chung của dự án. Nếu có sự điều chỉnh phải thông báo ngay với ban quản lý để ban quản lý xem xét có phù hợp với tổng thể của dự án.
Tiêu chuẩn: Hoàn thành đúng quy hoạch trong thời gian đề ra. Mọi hạng mục trong khu phải đợc quy hoạch tỷ mỉ và cặn kẽ. Dễ dàng đa vào thi công, xây dựng sau này.
Dự án xây dựng phải đợc đăng ký tham gia cuộc vận động đảm bảo và nâng cao chất lợng ngay từ khi xây dựng dự án.
Quy trình xây dựng dự án phải tuân thủ trình tự quản lý đầu t và xây dựng , Nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về Quản lý chất lợng công trình xây dựng dự án. Nội dung các tiêu chí, tiêu chuẩn đăng ký phải đợc cụ thể hoá và phổ biến cho những ngời trực tiếp thiết kế các hạng mục trong tổ hợp Garage ô tô ngầm.
Ban quản lý dự án phải nghiên cứu kỹ thiết kế, nếu phát hiện đợc các thiếu sót, những chi tiết không hợp lý trong thiết kế thì kịp thời đề nghị bằng văn bản cho chủ đầu t để thiết kế bổ sung sửa đổi nhằm đảm bảo chất lợng của dự án.
Thực hiện tốt kiểm tra các vật liệu xây dựng, cấu kiện xây dựng, thiết bị công trình và các đầu vào khác để khẳng định đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của thiết kế.
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án Có hệ thống quản lý chất lợng, lập kế hoạch chất lợng cụ thể cho công trình xây dựng dự án.
Có ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ xây dựng và sáng kiến cải tiến.
Quy định : Thành viên ban dự án không đợc bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hởng tới chất lợng bản quy hoạch dự án. Các tiêu chuẩn phải đợc đề cao và tuân thủ chặt chẽ.
Trách nhiệm của Ban quản lý dự án đảm bảo và nâng cao chất lợng công trình, sản phẩm xây dựng dự án.
Quy định về việc tiếp tục phát triển và nâng cao hiệu quả đảm bảo, nâng cao chất lợng công trình, sản phẩm dự án trong kế hoạch.
Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lợng của công trình xây dựng dự án, lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện, năng lực theo quy định. Chỉ đợc ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những tổ chức t vấn doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, theo quy định hiện hành.
4. Hệ thống đảm bảo chất lợng
Đảm bảo chất lợng là yếu tố cốt lõi của quản trị chất lợng. Bởi vậy, trong dự án này chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 13823: 2008 làm cơ sở cho việc thực hiện đúng các yêu cầu của pháp luật, các tiêu chuẩn xây dựng và các quy trình hoạt động, các quy trình đánh giá hoạt động của dự án, đảm bảo dự án đáp ứng đợc yêu cầu của dự án.
VI. Quản trị nhân lực (Project human resource management)
Quản trị nhân lực là quá trình hớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của các đối tợng liên quan đến dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án với hiệu quả cao nhất.
Đối với mỗi dự án yếu tố nhân lực đóng vai trò quan trọng. Do đó chúng tôi đã thiết lập một ban điều hành quản lý có trình độ cao cho dự án này
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
1. Sơ đồ và kế hoạch quản lý nhân sự của ban quản lý dự án
1.1. Ban điều hành dự án Số lợng: 4 ngời
Ban điều hành dự án Ban thiết kế v à
Quy hoạch tổng thể Ban t i chínhà
Ban tư vấn Ban thông tin
Ban thanh tra
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án Nhiệm vụ: Ban điều hành của dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều tra, tiến hành và ra quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin.
Kỹ năng cần có:
Có khả năng lãnh đạo nhóm làm việc.
Có kinh nghiệm đàm phán, thơng thuyết hợp đồng
Hiểu biết về quản trị trong các dự án liên quan đến Garage ô tô ngầm và quy hoạch phát triển đô thị nói chung.
Có mối quan hệ tốt giữa các nhà thầu và các ban ngành có liên quan. Những công việc của ban điều hành
Tiếp nhận yêu cầu và các phản hồi từ phía chủ đầu t.
Ra quyết định dựa trên việc phân tích thông tin của bộ phận phụ trách. Xây dựng kế hoạch tổng thể và lịch trình của dự án.
Tổ chức họp bàn và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận.
Gắn kết và thống nhất các bộ phận phụ trách, đa ra những điều chỉnh kịp thời.
bảng phân tách công việc WBs của ban điều hành dự án
STT Wbs Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ chủ đầu t. Có văn bản.
2 1.1 Nghiên cứu, góp ý cho chủ đầu t
Phối hợp với các trởng ban
3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu t.
4 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu t.
5 2.1 Họp truyền đạt ý tởng và mục đích. Lu ý bám sát ý tởng quản lý dự án quy hoạch Tổ hợp Garage ô tô ngầm.
6 2.2 Phân công công việc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Trởng ban chịu trách nhiệm phân công công việc cho thành viên trong ban mình.
7 3.0 Kí kết hợp đồng. Có tham khảo ý kiến của các
ban.
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong
thời gian thẩm định gồm các đại diện của từng ban.
10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu.
11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thông qua các ban chức năng.
12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với các ban kiểm tra giám sát.
13 6.0 Kết thúc dự án.
14 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm.
1.2. Ban thiết kế và quy hoạch tổng thể Số lợng: 6 ngời
Nhiệm vụ:
Trực tiếp nghiên cứu và thực hiện quy hoạch tổng thể khi có thông tin đầy đủ. Tiếp nhận ý tởng ban đầu của chủ đầu t và t vấn để đa ra ý tởng cuối cùng. Theo yêu cầu của chủ đầu t, quyết định của ban điều hành, ý kiến t vấn và các thông tin của các nhóm khác để đa ra bản quy hoạch sơ bộ.
Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết. Thực hiện các yêu cầu và chỉnh sửa trong việc thực hiện quy hoạch.
Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình.
Báo cáo tiến độ làm việc với ban điều hành Kỹ năng cần có:
Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ.
Sáng tạo, có khả năng đa ra những t vấn cần thiết cho ban điều hành.
bảng phân tách công việc wbs của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể
STT WBS TÊN CÔNG VIệC CHú THíCH
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin.
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
yêu cầu từ phía chủ đầu t.
3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các
công việc.
4 2.2 Lên kế hoạch bản thiết kế tổng thể.
5 3.0 Phối hợp với cá ban có liên quan để
điều chỉnh cho phù hợp.
6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các
khu vực có liên quan.
7 5.0 Trình bày bản thiết kế lên ban điều
hành dự án và chủ đầu t
Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể hạng mục công trình.
1.3. Ban thanh tra giám sát Số lợng: 4 ngời
Nhiệm vụ:
Theo dõi tiến độ của thực hiện các hạng mục.
Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện ra sai sót. Kiểm tra chất lợng của từng bộ phận.
Tổng hợp và báo cáo thờng xuyên lên ban điều hành của dự án.
Yêu cầu:
Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn thiết kế. Làm việc có trách nhiệm, trung thực.
bảng phân tách công việc wbs của ban kiểm tra giám sát
stt wbs Tên công việc Chú thích
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc
dự án. Văn bản hoá thông tin.
2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát. Nắm rõ ý tởng và mục đích của dự án.
3 2.1 Họp ban và phân công nhiệm vụ
cho từng nhân viên.
Có căn cứ vào trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức.
4 2.2 Thu thập thông tin. Đa phơng, khách quan phối hợp chặt