VII. Quản trị thông tin dự án (Project communications management)
2. Phân phối thông tin
TT Công việc Phớng thức Trách
nhiệm Thời gian
1
Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ ban điều hành, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án.
Thông qua các cuộc họp ban quản trị, ban dự án thông qua văn bản, báo cáo. Ban quản lý dự án. Theo từng tháng hoặc từng quý. 2
Tiếp nhận những thay đổi trong quy chế hành chính, trong quy trình quản lý dự án.
Thông qua cuộc họp từ hội đồng quản trị
Ban quan lý dự án
Theo từng tuần.
3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu t. Gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng văn bản Ban quản lý dự án Theo từng giai đoạn 4
Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, các phát sinh trong quá trình thực hiện.
Tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận Các nhóm dự án Thờng xuyên
5 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tách truyền tin lu trữ.
Phần mềm quản lý và bộ phận lu trữ
Thờng xuyên
6 Cập nhập văn bản quy phạm
pháp luật về xây dựng Văn bản, nghị định…
Nhóm dự
án Khi cần
7
Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị.
Các cuộc họp, văn
Đại học Thăng Long Bài tiểu luận Quản Trị dự án
Vì thế, tuỳ theo tính chất các luồng thông tin ra vào, ban quản lý có thể chia chúng thành:
Thông tin chung: Là thông tin đợc công khai cho mọi đối tợng có liên quan: Thông tin về thời gian dự án
Tiến độ thực hiện dự án
Thông tin chuyên môn: Đợc truyền tới ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan
Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình đợc truyền tới ban “ Thiết kế và quy hoạch tổng thể”.
Tổng chi phí hoàn tất dự án đợc truyền tới ban “ Tài Chính”
Thông tin mật: Với nguồn thông tin nhạy cảm này chỉ có các cấp lãnh đạo đựoc phép tiếp cận.
Thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế Sự thay đổi nhạy cảm trong quy trình thực hiện dự án.