Như đã phân tích ở trên, có hai phương thức giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích thông qua việc có sự tham gia của bên thứ ba là hoà giải và trọng tài. Tuy nhiên do có sự đặc thù trong quy định về pháp luật lao động Việt Nam nên hoà giải và trọng tài là hai bước bắt buộc nối tiếp nhau mà hai bên tranh chấp phải trải qua khi giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích. Do đó trong giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích sẽ phải tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp lao động của hội đồng hoà giải lao động cơ sở hoặc
hoà giải viên lao động đầu tiên, nếu hoà giải không thành sẽ phải tiến hành thủ tục giải quyết tranh chấp lao động của hội đồng trọng tài lao động.
Thủ tục hoà giải tranh chấp lao động tập thể về lợi ích của hội đồng hoà giải lao động cơ sở hoặc hoà giải viên lao động, căn cứ quy định tại điều 170 và khoản 1, khoản 2 điều 165a của Bộ Luật lao động, căn cứ Nghị định số 133/2007/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 08 năm 2007 của Chính phủ, căn cứ Thông tư số 22/2007/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, được tiến hành theo những bước sau:
Thứ nhất, nhận đơn yêu cầu hoà giải tranh chấp lao động tập thể về lợi ích.
Mỗi bên hoặc cả hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích khi có yêu cầu giải quyết tranh chấp phải làm đơn yêu cầu theo mẫu số 6 ban hành kèm theo Thông tư số 22/2007/TT-BLĐTBXH gửi hội đồng hoà giải (đối với nơi có hội đồng hoà giải) hoặc gửi cơ quan lao động cấp huyện trong trường hợp vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích xảy ra ở nơi chưa có hội đồng hoà giải hoặc trong trường hợp ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện tập thể lao động thoả thuận với người sử dụng lao động quyết định lựa chọn hoà giải viên lao động giải quyết.
Thư ký hội đồng hoà giải hoặc cán bộ của cơ quan lao động cấp huyện được phân công khi nhận đơn phải vào sổ theo dõi trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm nhận đơn và chuyển ngay cho chủ tịch hội đồng hoà giải lao động hoặc lãnh đạo cơ quan lao động cấp huyện để phân công cho hoà giải viên lao động để tìm hiểu và xử lý vụ việc.
Thứ hai, chuẩn bị phiên họp hoà giải vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích của hội đồng hoà giải lao động cơ sở hoặc hoà giải viên lao động.
Thành viên hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên được phân công giải quyết vụ tranh chấp lao động phải nhanh chóng tiến hành tìm hiểu vụ việc và dự kiến phương án hoà giải.
Trường hợp vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích do hội đồng hoà giải giải quyết, thì chủ tịch hội đồng hoà giải phải tổ chức cuộc họp của hội đồng để thảo luận dự kiến phương án hoà giải. Phương án hoà giải phải được các thành viên của hội đồng nhất trí.
Trong thời hạn ba ngày kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu, chủ tịch hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động được phân công phải thông báo bằng văn bản về việc triệu tập các bên tranh chấp lao động, người làm chứng (nếu cần) và tổ chức phiên họp hoà giải vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích.
Thứ ba, tổ chức hoà giải vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích.
Tại phiên họp hoà giải, thư ký hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động phải kiểm tra sự có mặt của hai bên tranh chấp lao động, những người được mời. Trường hợp hai bên tranh chấp lao động uỷ quyền cho người khác làm đại diện thì phải kiểm tra giấy uỷ quyền. Đối với trường hợp đại diện của một hoặc hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích là thành viên của hội đồng hoà giải, thì cử đại diện để tham gia phiên họp hoà giải theo đúng quy định của pháp luật. Nếu một trong hai bên tranh chấp vắng mặt hoặc cử người đại diện mà không có giấy uỷ quyền thì hoãn phiên họp hoà giải sang ngày làm việc tiếp theo và hướng dẫn cho hai bên thực hiện đúng theo thủ tục quy định.
Khi hai bên tranh chấp hoặc đại diện của họ có mặt đầy đủ tại phiên họp thì hội đồng tiến hành hoà giải theo trình tự sau:
- Tuyên bố lý do của phiên họp hoà giải và giới thiệu thành phần tham dự phiên họp;
- Đọc đơn của nguyên đơn; - Bên nguyên đơn trình bày; - Bên bị đơn trình bày;
- Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động chất vấn các bên, nêu các chứng cứ và yêu cầu nhân chứng (nếu có) phát biểu;
- Người bào chữa của một hoặc hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích (nếu có) phát biểu.
Hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động căn cứ vào pháp luật lao động, các tài liệu, chứng cứ, ý kiến của các bên tranh chấp, phân tích đánh giá vụ việc, nêu những điểm đúng sai của hai bên để hai bên tự hoà giải với nhau hoặc đưa ra phương án hoà giải để hai bên xem xét, thương lượng và chấp thuận.
Trường hợp bên nguyên đơn chấp nhận rút yêu cầu hoặc hai bên tự hoà giải được hoặc chấp nhận phương án hoà giải thì hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động lập biên bản hoà giải thành theo mẫu số 7 kèm theo Thông tư số 22/2007/TT-BLĐTBXH, có chữ ký của hai bên tranh chấp, của chủ tịch, thư ký hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động. Hai bên có nghĩa vụ chấp hành các thoả thuận ghi trong biên bản hoà giải thành.
Trường hợp hai bên không chấp nhận phương án hoà giải thì hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động lập biên bản hoà giải không thành trong đó ghi rõ ý kiến của hai bên; biên bản phải có chữ ký của hai bên, chủ tịch, thư ký hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động.
Trường hợp một bên đã được triệu tập đến lần thứ hai mà vẫn vắng mặt không có lý do chính đáng thì hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động lập biên bản hoà giải không thành trong đó ghi rõ ý kiến của bên có mặt; biên bản phải có chữ ký của bên có mặt, chủ tịch, thư ký hội đồng hoà giải hoặc hoà giải viên lao động.
Biên bản hoà giải phải được sao gửi cho hai bên tranh chấp lao động trong thời hạn một ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản hoà giải.
Tiếng nói và chữ viết dùng trong quá trình hoà giải tranh chấp lao động tập thể về lợi ích là tiếng Việt. Trong trường hợp một trong hai bên tranh chấp không sử dụng được tiếng Việt thì người sử dụng lao động có trách nhiệm bố trí phiên dịch đáp ứng được yêu cầu để phục vụ quá trình hoà giải tranh chấp lao động tập thể về lợi ích.
Trong trường hợp hoà giải không thành hoặc hết thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 1 điều 165a của Bộ Luật lao động mà hội đồng hoà giải lao
động cơ sở hoặc hoà giải viên lao động không tiến hành hoà giải thì mỗi bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích có quyền yêu cầu hội đồng trọng tài lao động giải quyết tranh chấp. Thủ tục giải quyết tranh chấp lao động tập thể của hội đồng trọng tài lao động, căn cứ điều 171 Bộ Luật lao động Việt Nam, căn cứ Nghị định số 133/2007/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 08 năm 2007 của Chính phủ, căn cứ Thông tư số 23/2007/TT-BLĐTBXH ban hành ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, được tiến hành theo những bước sau:
Thứ nhất, nhận đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích.
Thư ký hội đồng trọng tài lao động nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích phải vào sổ, ghi rõ ngày, tháng nhận đơn và nghiên cứu, thu thập chứng cứ, tài liệu có liên quan. Đề xuất phương án hoà giải, giải quyết với hội đồng trọng tài lao động chậm nhất hai (2) ngày sau khi nhận đơn, thư ký hội đồng trọng tài lao động phải gửi đến các thành viên của hội đồng trọng tài lao động:
- Giấy triệu tập họp hội đồng trọng tài lao động;
- Đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích (theo mẫu số 3 kèm theo Thông tư số 23/2007/TT-BLĐTBXH);
- Các chứng cứ tài liệu có liên quan;
- Danh sách thành viên hội đồng trọng tài lao động tham gia hoà giải, giải quyết vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích do chủ tịch hội đồng trọng tài lao động quyết định.
Trường hợp một hoặc cả hai bên tranh chấp có yêu cầu thay đổi thành viên của hội đồng trọng tài lao động vì cho rằng thành viên đó không đảm bảo tính khách quan, công bằng trong việc giải quyết tranh chấp lao động (người thân thích hoặc người có lợi ích cá nhân liên quan trực tiếp hay gián tiếp với một bên tranh chấp) thì phải có đơn gửi hội đồng trọng tài lao động ít nhất ba (3) ngày trước khi tiến hành phiên họp. Việc thay thế thành viên trong từng phiên
họp hoà giải và giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích do chủ tịch hội đồng trọng tài lao động quyết định.
Thứ hai, tiến hành phiên họp hoà giải, giải quyết vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích của hội đồng trọng tài lao động.
Tại phiên họp hội đồng trọng tài lao động, thư ký hội đồng trọng tài lao động kiểm tra sự có mặt của hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích, đại diện có thẩm quyền của hai bên tranh chấp. Trường hợp các bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích không có mặt mà uỷ quyền cho người khác làm đại diện thì phải kiểm tra giấy uỷ quyền. Nếu một trong hai bên tranh chấp vắng mặt lần thứ nhất có lý do chính đáng thì hội đồng trọng tài lao động hoãn phiên họp. Trường hợp đã được triệu tập đến lần thứ hai sau hai (2) ngày làm việc kể từ ngày hội đồng trọng tài lao động quyết định hoãn phiên họp lần thứ nhất mà một trong hai bên tranh chấp vắng mặt không có lý do chính đáng thì hội đồng trọng tài vẫn họp và lập biên bản hoà giải không thành có chữ ký của bên tranh chấp có mặt, của chủ tịch, thư ký hội đồng trọng tài lao động.
Khi hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích có mặt đầy đủ tại phiên họp thì hội đồng trọng tài lao động tiến hành theo trình tự sau:
- Tuyên bố lý do của phiên họp;
- Giới thiệu các thành phần tham gia phiên họp;
- Bên có đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích trình bày;
- Bên được yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích trình bày;
- Thư ký hội đồng trọng tài lao động trình bày các chứng cứ, tài liệu đã thu thập được và đưa ra phương án hoà giải để các thành viên hội đồng tham gia ý kiến và thống nhất theo nguyên tắc đa số, bằng cách bỏ phiếu kín;
- Chủ tịch hội đồng trọng tài lao động đưa ra phương án hoà giải.
Trong trường hợp các bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích tự hoà giải được hoặc nhất trí phương án hoà giải do hội đồng trọng tài lao động đưa ra
thì hội đồng trọng tài lao động lập biên bản hoà giải thành (theo mẫu số 4 kèm theo Thông tư số 23/2007/TT-BLĐTBXH) có chữ ký của hai bên tranh chấp, chủ tịch, thư ký hội đồng trọng tài lao động và gửi cho hai bên tranh chấp. Hai bên tranh chấp có nghĩa vụ chấp hành các thoả thuận ghi trong biên bản hoà giải thành.
Trong trường hợp hai bên tranh chấp lao động tập thể về lợi ích không chấp nhận phương án hoà giải do hội đồng trọng tài lao động đưa ra hoặc đã triệu tập đến lần thứ hai mà một trong hai bên tranh chấp vẫn vắng mặt không có lý do chính đáng thì hội đồng trọng tài lao động lập biên bản hoà giải không thành (theo mẫu số 4 kèm theo Thông tư số 23/2007/TT-BLĐTBXH), trong đó ghi rõ ý kiến của các bên; biên bản phải có chữ ký của các bên tranh chấp, chủ tịch, thư ký hội đồng trọng tài lao động. Biên bản phải được gửi cho các bên tranh chấp trong thời hạn không quá một (1) ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản hoà giải.
Tiếng nói và chữ viết dùng trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động tập thể tại hội đồng trọng tài lao động là tiếng Việt. Trong trường hợp một hoặc hai bên tranh chấp không sử dụng được tiếng việt thì người sử dụng lao động có trách nhiệm bố trí phiên dịch đáp ứng được yêu cầu để phục vụ quá trình hoà giải và giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích của hội đồng trọng tài lao động.
Thời hạn hoà giải, giải quyết vụ tranh chấp lao động tập thể về lợi ích của hội đồng trọng tài lao động là không quá bảy (7) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu hoà giải. Trường hợp hội đồng trọng tài lao động hoà giải không thành hoặc hết thời hạn giải quyết đã nêu ở trên mà hội đồng trọng tài lao động không tiến hành hoà giải thì tập thể lao động có quyền tiến hành các thủ tục để đình công.
Thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động tập thể về lợi ích là một (01) năm, kể từ ngày xảy ra hành vi mà mỗi bên tranh chấp cho rằng lợi ích của mình bị vi phạm.