Các công việc cần làm để chuẩn bị xây dựng và hoàn thiện website cho doanh nghiệp bao gồm:
Để xây dựng website cho mình, doanh nghiệp cần tìm một công ty thiết kế web để xây dựng, duy trì website cho doanh nghiệp. Về phần mình, doanh nghiệp cũng phải vạch ra cấu trúc của website (là các mục nội dung trên website) và chuẩn bị các nội dung thông tin, hình ảnh muốn đưa lên website.
Trước tiên, doanh nghiệp chọn lựa một tên miền phù hợp cho DN mình (tên miền lý tưởng là tên miền dễ nhớ, gắn liền với tên công ty hoặc thương hiệu của sản phẩm). Nếu chọn lựa được tên miền phù hợp DN nên mua ngay càng sớm càng tốt để tránh bị người khác đăng ký mất tên miền.
Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng về mục đích sử dụng website (quảng bá, marketing, bán hàng, hỗ trợ khách hàng ...) để đưa ra cấu trúc website phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp nên đặt thử vai trò của mình là người sử dụng website đưa ra các bốc cục hợp lý, các chức năng tiện dụng cho người xem giúp người xem tìm kiếm thông tin nhanh nhất.
Tùy theo nhu cầu cần hay không cần cập nhật thông tin thường xuyên để DN quyết định xây dựng website động hay website tĩnh.
Về việc thiết kế nên tạo ra dấu ấn riêng phù hợp với DN, nhất là phải tạo ra sự đồng nhất với các tài liệu marketing khác. Lưu ý trong thiết kế website, không nên dùng nhiều hình ảnh, hiệu ứng phức tạp vì sẽ làm trang web nặng (hơn 50 KB/trang), làm cho tốc độ hiển thị chậm, người xem sẽ chán và bỏ đi.
Doanh nghiệp nên giao trọn gói việc xây dựng website, xây dựng công cụ cập nhật thông tin, marketing website, duy trì ... cho một đơn vị uy tín thì sẽ hiệu quả hơn là mỗi đơn vị làm một việc, và những việc này có liên quan đến nhau, nên việc phối hợp sẽ mất thời gian, chưa kể đến sự không nhiệt tình hợp tác giữa các công ty dịch vụ thiết kế, duy trì, marketing...
Doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm thông qua một website riêng trên mạng... tuy nhiên, trang web đó không thu hút được số lượng khách tới thăm như DN mong muốn. Doanh nghiệp có thể làm gì để thúc đẩy số lượng người truy cập đến? Điều đó sẽ trở nên đơn giản hơn với những cách thức sau đây. Rất có thể DN sẽ tạo dựng được một trang web đầy sức hấp dẫn và lôi cuốn người truy cập trên mạng.
Viết tên trang. Hãy tìm một cái tên có tính miêu tả cho mỗi trang
khoảng từ 5 đến 8 chữ, doanh nghiệp không nên đặt tên có sự xuất hiện của các giới từ và liên từ như "the", "and"... Các tên trang này sẽ xuất hiện trên WWW (World Wide Web) khi trang web của DN được tìm thấy.
Chuẩn bị một vài cụm từ hoặc lời giới thiệu. Đối với trang chủ của
DN, doanh nghiệp nên đưa ra một số các cụm từ "gây nhớ" (thường là những từ gần gũi với thói quen sinh hoạt hàng ngày xung quanh chúng ta...) mà với nó người truy cập có thể tìm thấy một doanh nghiệp hay trang web tương tự như của DN. Ngoài ra, viết một đoạn miêu tả, giới thiệu có độ dài khoảng 200
đến 250 ký tự đặt ở đầu trang chủ của DN cũng là một cách hay. Bởi vì một số bộ máy tìm kiếm như Yahoo... đều có khả năng tìm kiếm những đoạn miêu tả về doanh nghiệp, cá nhân trên mạng WWW.
Đăng ký trang web của doanh nghiệp lên các bộ máy tìm kiếm. Để làm
được điều này, DN có thể sử dụng các công cụ như SubmitBot hay Submission Machine. Các bộ máy tìm kiếm quan trọng nhất hiện nay thường có các con rệp tự động đưa trang web của DN vào bộ máy tìm kiếm như: Google, AltaVista, Excite, AOL Find, Lycos... Tuy nhiên, có một điều mà DN nên tránh là đăng ký trang web của DN với FFA (free for all pages).
Đưa trang web của doanh nghiệp lên Yahoo. Yahoo có thể coi là trang
web có bộ máy tìm kiếm quan trọng nhất hiện nay. Và tất nhiên, để có được số lượng lớn ký tự trên mạng tìm kiếm, và để được các biên tập viên của Yahoo chú trọng hơn, DN sẽ phải thanh toán khoảng 299 đôla chi phí hàng năm cho Yahoo! Express (www.yahoo.com/help/express).
Đăng ký trang web của doanh nghiệp lên các bộ tìm kiếm chuyên ngành. Doanh nghiệp có thể đăng ký trên trang web www.dmoz.org. Tại đây
có các danh mục tập chung theo chuyên ngành như giáo dục, tài chính... Sau khi đã đăng ký, DN cần phải triển khai định vị bộ máy tìm kiếm. Với hàng chục triệu trang web như hiện nay, trang web của DN rất khó có thể xuất hiện một cách nổi bật, chính vì vậy để định hướng trang web của DN và giúp cho các bộ máy tìm kiếm dễ dàng tìm đến khi cần, DN nên sử dụng trang web: www.webposition.com để làm việc này.
Yêu cầu liên kết trên các trang web ngành. Nếu website của doanh
nghiệp và có thể nằm trong một hiệp hội thương mại nào đó, DN nên đề nghị một liên kết đến các trang web của hiệp hội đó. Thậm chí, DN có thể tìm
những trang web có thể liên kết với DN để thiết lập sự liên kết tương hỗ, kể cả các trang web nhỏ.
Thúc đẩy sử dụng các phương tiện truyền thông cổ điển. Không nên
coi thường quảng cáo trên các phương tiện truyền thông khác như báo viết, truyền hình.
Thiết lập dấu ấn của DN trên chương trình thư điện tử. Hầu hết
chương trình thư điện tử như AOL, Netscape... và Outlook cho phép DN thiết kế một dấu ấn xuất hiện ở cuối của mỗi thông điệp DN gửi. Tuy nhiên thông điệp này, doanh nghiệp nên hạn chế từ 6 - 8 dòng: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...
Phát hành bản tin thư điện tử. Điều này thể hiện rõ mức độ quan tâm
của DN tới trang web mà DN tạo dựng tới đâu. Phát hành bản tin thư điện tử hàng tuần, tháng hay quí là một trong những cách tốt nhất để DN liên hệ được với khách hàng tiềm năng, tạo dựng lòng tin, phát triển sự nhận biết thương hiệu và xây dựng DN trong tương lai. Doanh nghiệp có thể phát hành bản tin này bằng cách sử dụng trang web: www.yahoogroups.com.
Mở một phong trào nào đó. Đây là một cách thức cực kỳ hấp dẫn và lôi
cuốn mọi người tham gia truy cập vào trang web của DN. Doanh nghiệp có thể thông báo 1 cuộc thi nếu DN đủ tiềm lực tài chính cho phần quà thưởng hoặc bên cạnh đó DN cũng có thể xây dựng một diễn đàn tại đó bàn về 1 vấn đề nóng hổi.
Trao đổi quảng cáo với các DN có thể liên kết. Trao đổi quảng cáo,
hoặc quảng cáo trên bản tin với các DN có thể liên kết là một ý kiến hay để công ty TNHH Du lịch dịch vụ Công đoàn đường sắt Việt Nam giành được
những khách hàng mới. Doanh nghiệp cũng có thể mua quảng cáo trên các trang web phù hợp với kinh doanh của DN mình, trên các bài viết trong các bản tin thư điện tử, thuê các danh sách thư điện tử mục tiêu. Thậm chí, doanh nghiệp cũng nên tham gia vào một siêu thị mạng nào đó. Nhiều công ty dịch vụ web thiết lập các siêu thị trực tuyến, doanh nghiệp có thể liên hệ với các nhà bán lẻ để có được một chỗ đặt thương hiệu của DN trên đó.
Sẽ rất nhàm chán nếu DN cứ mãi tung hô khẩu hiệu: "hãy đến với trang web của chúng tôi và tìm hiểu về kinh doanh của chúng tôi". Nếu có thể, doanh nghiệp hãy đưa ra một loại hình dịch vụ miễn phí nào đó trên trang web của mình. Điều này có khả năng mang lại hiệu quả cao khiến DN không ngờ tới. Một câu nói như: "Sử dụng máy tính để trang hoàng cho ngôi nhà của DN miễn phí trên trang web của chúng tôi" chẳng hạn, đó cũng là một cách mời mọc đầy ý nhị và hấp dẫn người truy cập. Tuy nhiên, phải chắc chắn rằng dịch vụ miễn phí của DN liên hệ mật thiết với những gì DN đang bán để người truy cập mà trang web thu hút sẽ là những khách hàng tiềm năng.
Để website mang lại hiệu quả thực sự, có 3 yếu tố phải thỏa mãn: chất lượng website, marketing website, và chất lượng dịch vụ hỗ trợ người xem.
Website không hiệu quả, nguyên do không nằm ngoài việc không đảm bảo được ba yếu tố này.
CHẤT LƯỢNG WEBSITE
Chất lượng website là yếu tố chính để giữ chân và tạo ấn tượng tốt cho người xem một khi họ đã vào xem website của DN. Chất lượng website thông qua các yếu tố sau:
- Trình bày thiết kế, bố cục: trình bày trang nhã, ấn tượng, bố cục rõ ràng, đơn giản, không bề bộn, không quá nhiều thông tin trên một trang...
- Thông tin: thông tin phải chính xác, đầy đủ, súc tích, được cập nhật thường xuyên. Quan trọng hơn nữa là thông tin phải hữu dụng cho người xem.
- Tốc độ hiển thị: tốc độ hiển thị trang web phải nhanh, nếu không người xem sẽ chán và bỏ qua, đặc biệt là ở Việt Nam tốc độ truy cập Internet đang còn khá chậm.
- Các chức năng tiện ích phục vụ người xem: website phải có các chức năng tiện ích phục vụ người xem như form liên hệ, chức năng tìm kiếm, chức năng chọn hàng, đặt hàng v.v... để tránh làm mất thời gian, gây phiền phức cho người xem.
MARKETING WEBSITE
Đây là khâu quan trọng nhất để thu hút người vào xem website (chủ yếu là lần đầu). Nếu không marketing, không ai biết đến địa chỉ website này, từ đó, hàng năm chỉ có một số rất ít người vào xem, làm cho website trở nên vô dụng. Doanh nghiệp sau khi xây dựng xong website và đưa vào hoạt động, cần phải thực hiện các việc cơ bản sau để marketing website:
- Đăng ký địa chỉ website với các Bộ tìm kiếm (Search Engine) như www.google.com, www.yahoo.com...
- Đăng ký địa chỉ website với các Danh bạ website (Web Directory) như www.dmoz.org, www.google.com, www.yahoo.com, www.vietnamwebsite.net...
- Trao đổi link với các website khác.
- Gửi email thông báo địa chỉ website cho các đối tượng khách hàng - Đặt banner trên các website khác (có trả tiền).
- ...
Việc marketing website là một việc không dễ, và đòi hỏi nhiều công sức, thời gian, đầu tư... Nhưng vai trò của marketing thì không thể phủ nhận đối với sự thành công của một website. Hiện trên Internet có hơn 40 triệu website với hơn 8 tỷ trang web. Nếu không nỗ lực marketing, website của DN sẽ chìm sâu trong đại dương Internet và những đầu tư cho website sẽ là công dã tràng.
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Nếu DN đã làm tốt khâu marketing và từ đó có nhiều người biết đến và ghé qua xem website và DN đã làm tốt khâu chất lượng website để cho những ai đã ghé qua xem website đều có ấn tượng tốt, có thể tìm thấy trên website này những thông tin bổ ích cho họ, những điều họ đang đi tìm... Nhưng như thế chưa đủ để mang lại thành công cho website của DN. Cái còn thiếu là: chất lượng dịch vụ hỗ trợ người xem (khách hàng). VD: tốc độ phục vụ trả lời email, xử lý đơn hàng, cung cấp thông tin theo yêu cầu của từng người... Nếu một người quan tâm gửi câu hỏi từ trang liên hệ của website, mà phải chờ vài
ngày không thấy câu trả lời, hoặc nhận được câu trả lời không rõ ràng, không đầy đủ, với văn phong cẩu thả... thì chắc chắn DN sẽ bị tổn thất khách hàng tiềm năng.