I. Đặc điểm tình hình chung của công ty vật t và xuất nhập khẩu.
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty vật t và xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc tổng công ty Rau quả Việt Nam, đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển hơn 35 năm. Công ty trú tại 46 Ngô Quyền Hà nội với quá trình hình thành và phát triển nh sau.
Ngày 17/8/1965 đã thành lập xí gnhiệp bao bì xuất khẩu Hải Hng cơ sở chính đầu tiên đặt tại 139 Lò Đúc Hà Nội
Từ năm 1966 - 1972 xí nghiệp chuyển sang giai đoạn mới. sản phẩm chính của xí nghiệp ở giai đoạn này là sản xuất hòm carton sóng dùng đóng hàng xuất khẩu và một số mặt hàng khác nh: giấy chống ẩm, và hộp giấy cỡ nhỏ. Thời kỳ này xí nghiệp vừa sản xuất theo kế hoạch vừa sản xuất theo pháp lệnh của nhà n- ớc, đảm bảo bao bì hàng xuất khẩu, xuất đi các nớc trên thế giới, khẳng định đ- ợc vai trò quan trọng của xí nghiệp trong nền kinh tế quốc dân.
Năm 1973 – 1985 nền kinh tế XHCN của nớc ta không ngừng phát triển nhà nớc đẩy mạnh việc xuất khẩu hàng hoá. Xí nghiệp là con chim đầu đàn của tất cả các bao bì thuộc khu vực phía Bắc, phụ vụ thị trờng trong và ngoài nớc.
Từ năm 1986 xí nghiệp chuyển sang trực thuộc tổng công ty Rau quả Việt Nam, chủ yếu phục vụ cho ngành rau quả.
Năm 1990 thời kỳ này xí nghiệp bắt đầu gặp nhiều khó khăn, phía Bắc có thêm xí nghiệp bao bì Phú Thợng Hà nội, đợc trang bị các máy móc thiết bị hiện tại với công suất lớn vì sản xuất bao bì carton sóng. Mặt khác nhà nớc thay đổi cơ chế quản lý kinh tế. cho phép cạnh tranh trên thị trờng, khi đó nhiều cơ sở
sản xuất bao bì carton sóng ra đời, chỉ tính riêng thành phố Hà nội đã có khoảng 40 cơ sở t nhân với cơ chế “mềm” đã lấn át các đơn vị quốc doanh gia đoạn này vô cùng khó khăn đối với doanh nghiệp.
Trớc tình hình đó để thích ứng với thị trờng cùng với sự cố gắng của nhà n- ớc, xí nghiệp đã từng bớc nâng cao và hoàn thiện với sự lãnh đạo sáng suốt của cấp trên và các đơn vị bạn cùng với cán bộ công nhân viên xí nghiệp đã quyết tâm đổi mới trang thiết bị thay thế một số máy móc cũ, lạc hậu có sản phẩm thấp, xí nghiệp đã đầu t hai dây chuyền sản xuất hòm carton sóng ra bìa lên tục.
Năm 1993 để phù hợp với tình hình thị trờng và yêu cầu quản lý trên thị tr- ờng xí nghiệp bao bì xuất khẩu Hải Hng ( nay là Công ty bao bì xuất nhập khẩu Hng Yên) đã áp sát nhập thành công ty vật t xuất nhập khẩu trực thuộc tổng công ty Rau quả Việt Nam thực hiện hạch toán độc lập, đồng thời bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ mới, hiện nay công tổng số cán bộ công nhân viên 138 ng- ời.
Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển của công ty vật t và xuất nhập khẩu đã từng bớc khẳng định vị trị và vai trò của mình lên thị trờng xuất khẩu và nội địa.
Sau khi quyết định 119/ RQ - HĐQĐ công ty thực nhiện hoạt động kinh doanh tự chủ về tài chính một cách năng động và hiệu quả, phơng hớng sản xuất kinh doanh của công ty đợc xây dựng trên nề tảng chức năng và nghĩa vụ hoạt động của công ty.
Tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh doanh qua một số năm.
Một số chỉ tiêu về qui mô và chất lợng mà nhà máy đã đạt đợc trong những năm vừa qua.
STT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1 Doanh thu 4728532400 1972857800 5476342200 2 Lợi nhuận 27525000 28329452 30127842 3 TNBQ (ngời/ tháng) 4 Tổng số lao động 149 142 138 5 Tổng quỹ lơng
6 Nguồn vốn kinh doanh 1770222710 2133561230 247201087
7 Các khoản phải nộp 84238500 89450725 100239087
Ta thấy rằng sản phẩm tiêu thụ năm 2000 so với năm 1999. Tuy nhiên tổng lãi các hoạt động của công ty năm 2000 đạt 30.127842 tăng so với năm 1999 là 0,063 lần đó là một tỷ lệ mà không phải doanh nghiệp nào cũng đạt đợc.
Để góp phần duy trì và thực hiện tốt những thành tích mà công ty đã đạt đ- ợc, hàng năm công ty vẫn đặt kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty.
2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ khi đợc thành lập công ty không ngừng mở rộng qui mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đổi mới máy móc trang thiết bị dây chuyền để sản xuất, nâng cao tay nghề cho công nhân và trình độ của cán bộ quản lý để nâng cao chất lợng sản phẩm. Công ty đã coi trọng việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng, chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và chính sách xâm nhập vào thị trờng bằng mọi cách để mở rộng thị trờng tiêu thụ đang đợc công ty từng bớc đa vào thực hiện. Công ty đã có kế hoạch xúc tiến mở rộng thị trờng.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng nh thị hiếu luôn luôn thay đổi của ngời tiêu thụ, công ty đã tiến hành đa dạng hoá sản phẩm bằng cách sản xuất một số sản phẩm: sản xuất các loại bao bì carton sóng là hòm 3 lớp và hòm 5 lớp.
2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty.
Trong doanh nghiệp công nghiệp, công nghệ sản xuất là yếu tố ảnh hởng lớn tới tổ chức quản lý nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng. Cho nên khi nghiên cứu tình hình tổ chức và quản lý sản xuất của công ty vật t và xuất nhập khẩu chúng ta cần xem xét một vài nét về công nghệ.
Công ty vật t và xuất nhập khẩu sản xuất và làm hòm carton, sản phẩm của công ty đa dạng và phong phú các sản phẩm này đợc chia làm hai loại chính là sản phẩm bìa carton và hòm carton. Sản phẩm của công ty bao gồm nhiều loại khác nhau ảnh hởng tới quy trình phức tạp qua nhiều bớc công việc. Từ khi đa nguyên vật liệu vào chế biến tới khi nhập kho thành phẩm là một qui trình liên tục khép kin sản phẩm đợc sản xuất hàng loạt theo đơn hàng. Chu kỳ sản xuất sản phẩm khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm nhng đều tuân theo các bớc sau:
Sơ đồ qui trình công nghệ
Do qui trình công nghệ khép kín nên công ty có thể tiết kiệm đợc thời gian nguyên vật liệu nhanh chóng chuyển bán thành phẩm ở các tổ chức sản xuất ra thành phẩm để tăng thu và lợi nhuận.
Căn cứ vào qui trình công nghệ trên mà công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là ban giám đốc và một giám đốc, một hệ thống phòng ban chức năng và 2 phân xởng. Giữa các phòng ban phân x- ởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban giám đốc đa ra quyết định thực hiện quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của công ty.
Sản xuất
Bán thành phẩm
Làm hòm
Thành phẩm Vật tư
Giám đốc công ty đứng đầu bộ máy quản lý của công ty là ngời điều hành toàn bộ các chuyên viên, bộ phận nghiệp vụ vừa là ngời đại diện cho công ty vừa là đại diện chi CBCNV, chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan pháp luật, trớc tập thể công nhân viên về hiệu quả sản xuất kinh doanh và toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phụ trách chung trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, tài chính công ty.
Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc đợc phân công phụ trách điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của công ty của giám đốc nh thay mặt giám đốc để giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về các nghiệp
Vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lợng hàng hoá của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch mua bán hàng tháng, quý trực tiếp ký các hợp đồng mua bán sản phẩm vào báo cáo với giám đốc tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra phòng nghiệp vụ kinh doanh còn khai thác tìm hàng, tổ chức tiêu thụ và xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất, tổng hợp các hoạt động kinh tế phụ vụ cho giám đốc khi cần thiết, lập kế hoạch vật t, chịu trách nhiệm kỹ thuật trong công ty có thông tin kinh tế kịp thời, chính xác cho kế toán.
Phòng kế toán thống kê: có nhiệm vụ giúp giám đốc về tái chính theo dõi về hoạt động kinh doanh của nhà máy, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty thông qua thông qua hạch toán các khoản phải thu mua, nhập, xuất, vật liệu hàng hoá, các chi phí phát sinh doanh thu của công ty, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế quan đồng thời theo dõi cơ cấu vốn và nguồn vốn hình thành nên tài sản của công ty .
Các phân xởng:
- Phân xởng carton sóng chuyên sản xuất ra bìa carton sóng 3 lớp và 5 lớp mà công ty và các phòng ban giao cho
- Phân xởng xeo giấy có nhiệm vụ chế tạo từ các loại bột gỗ hoặc các loại giấy tạp hoá nghiền nhỏ trải qua quá trình công nghệ và sản xuất thành giấy các sản phẩm này phải đúng qui cách.
Sơ đồ bộ máy và tổ chức quản lý