I. giới thiệu chung về công ty
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng
Sơ đồ tổ chức T r u n g t â m T N & K T C L S P N h à m á y D ệ t N h u ộ m N h à m á y M á y 1 N h à m á y M a y 2 N h à m á y M a y Đ ô n g M ỹ N h à m á y C ơ Đ i ệ n B a n C B S X N h à m á y M a y 3 P h ó T ổ n g G i á m Đ ố c I P h ò n g K ỹ t h u ậ t Đ ầ u t ư N h à m á y S ợ i N h à m á y D ệ t v ả i D e n i m C á c N h à m á y D ệ t S ợ i k h á c P h ó T ổ n g G i á m Đ ố c I I P h ò n g K ế T o á n T à i C h í n h P h ò n g X u ấ t - N h ậ p k h ẩ u P h ò n g K ế h o ạ c h T h ị t r ư ờ n g P h ó T ổ n g G i á m Đ ố c I I I P h ò n g T ổ c h ứ c H à n h C h í n h P h ò n g Đ ờ i S ố n g T r u n g t â m Y t ế P h ó T ổ n g G i á m Đ ố c I V t ổ n g g iá m đ ố c
Công ty có tổng số nhân viên khoảng 5000 ngời hoạt động tại các trụ sở, các nhà máy, các đại lý bán hàng, chủ yếu tập trung tại Hà Nội, Hà Tây và Vinh với tổng diện tích mặt bằng là 24 ha.
• Văn phòng chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh mới đợc thành lập ngày 3 tháng 12 năm 2001.
• Tại quận Hai Bà Trng Hà Nội: 15 ha
- Nhà máy Sợi số I.
- Nhà máy Sợi số II.
- Nhà máy Dệt kim (bao gồm dệt, nhuộm, may).
- Nhà máy Cơ khí.
- Nhà máy Động lực.
• Tại huyện Thanh Trì Hà Nội: 9950 m2
- Nhà máy May thêu Đông Mỹ. • Tại Hà Đông (tỉnh Hà Tây): 19666 m2
- Nhà máy Dệt Hà Đông chuyên dệt vải, dệt khăn bông. • Tại thành phố Vinh Nghện An:
- Nhà máy Sợi Vinh.
• Cửa hàng thơng dịch vụ, các đơn vị dịch vụ khác.
Đứng đầu là Tổng Giám đốc Công ty, là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc, tr- ớc cấp trên, cơ quan chủ quản của mình về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức đời sống và mọi hoạt động của công ty theo luật Doanh nghiệp Nhà nớc.
Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo các nội quy, quy chế, thể chế, nghị quyết đợc ban hành trong công ty, các quy định, thể chế của Bộ Công nghiệp nhẹ và các chế độ chính sách của Nhà nớc.
Dới Tổng Giám đốc có 4 Phó Tổng giám đốc, có nhiệm vụ tham mu chính cho Tổng Giám đốc, giúp Tổng Giám đốc trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty theo sự phân công uỷ quyền, chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc, trớc Pháp luật về những công việc đợc phân công. Căn cứ vào quy chế của Công ty th- ờng xuyên hớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thực hiện nghiêm túc và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty về những phần việc đợc phân công phụ trách.
Để giúp Tổng Giám đốc trong công tác quản lý điều hành Công ty, ngoài các Phó Tổng giám đốc còn có các Phòng ban tham mu nghiệp vụ, các Nhà máy, Phân xởng đợc giao nhiệm vụ cụ thể và phải chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc Công ty về những nhiệm vụ đã đợc giao.
- Phòng Sản xuất – Kinh doanh
- Phòng Kỹ thuật - Đầu t
- Phòng Kế toán – Tài chính
- Phòng Xuất nhập khẩu
- Phòng Tổ chức hành chính
- Phòng Bảo vệ – Quân sự
- Phòng đời sống
- Trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lợng sản phẩm
3.1. Chức năng nhiệm vụ phòng Sản xuất Kinh doanh–
3.1.1. Chức năng
Tham mu giúp việc Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực công tác sau:
- Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty:
- Công tác cung ứng vật t sản xuất và quản lý vật t, sản phẩm của Công ty trong các kho do phòng quản lý.
- Công tác Marketing tiêu thụ sản phẩm ngoài nớc, trong nớc và các phế liệu của Công ty
3.1.2. Nhiệm vụ a) Kế hoạch hoá
- Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty để Tổng Giám đốc xét duyệt.
- Căn cứ kế hoạch sản xuất hàng năm đã đợc duyệt và các hợp đồng cụ thể đã đợc ký kết, xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, kể cả sản phẩm mẫu gia công ngoài cho các nhà máy thành viên (sợi, dệt, nhuộm, may) trình Tổng giám đốc duyệt, giao nhiệm vụ cho các đơn vị.
- Điều hành việc phối hợp giữa các nhà máy thành viên các đơn vị có liên quan trong Công ty để thực hiện kế hoạch sản xuất mà Tổng Giám đốc đã giao.
- Hàng tháng, quí, năm tổ chức phân tích kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất và báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại hội nghị sơ kết, tổng kết.
b) Công tác cung ứng vật t cho sản xuất c) Công tác quản lý vật t sản phẩm trong kho d) Công tác tiêu thụ
e) Thực hiện nhiệm vụ xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO đối với những yêu cầu thuộc trách nhiệm Phòng Sản xuất kinh–
doanh.
3.2. Chức năng nhiệm vụ Phòng Kỹ thuật - Đầu t. 3.2.1. Chức năng
Phòng Kỹ thuật - Đầu t có chức năng tham mu, giúp việc Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực sau:
- Kỹ thuật sợi, dệt, nhuộm, cơ khí, động lực, kỹ thuật an toàn, vệ sinh môi tr- ờng, kỹ thuật xây dựng trong phạm vi toàn Công ty.
- Lập kế hoạch đầu t mua sắm phụ tùng, vật t và bổ sung, cải tạo, thay thế thiết bị mới. Xây dựng chiến lợc đầu t trớc mắt và lâu dài cho Công ty nhằm mở rộng và chiếm lĩnh thị trơng trong nớc và ngoài nớc.
- Định mức kinh tế kỹ thuật sợi, dệt, nhuộm, may định mức sử dụng điện, dầu Fo, định mức lao động và hao phí lao động tổng hợp trong toàn Công ty.
- Điều hành chắp nối các đơn vị trong toàn Công ty trong các lĩnh vực kỹ thuật - đầu t để thực hiện mọi yêu cầu – nhiệm vụ do Tổng Giám đốc phân công.
3.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật, qui trình công nghệ cho các nhà máy sản xuất. Đồng thời phối hợp cùng các đơn vị xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9000. Tổ chức áp dụng có hiệu quả.
- Xây dựng các phơng án sử dụng nguyên liệu bông xơ, sợi, vải thành phẩm cho các nhà máy.
- Triển khai, theo dõi việc thực hiện thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu.
- Cùng các nhà máy, Phòng thị trờng nghiên cứu, sáng chế, sản xuất thử các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu thị trờng, đặc biệt mẫu áo, quần, khăn,…
- Giúp Tổng Giám đốc xây dựng chiến lợc đầu t tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu t mua sắm, sửa chữa thiết bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới, nhằm nâng cao năng lực sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm.
- Giúp Tổng Giám đốc xem xét, xét duyệt các đề án cải tạo thiết bị.
- Giúp Tổng Giám đốc theo dõi, quản lý lĩnh vực xây dựng cơ bản.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các qui phạm an toàn trong các lĩnh vực điện lạnh, áp lực, …
- Tổ chức trình Hội đồng sáng kiến duyệt các sáng kiến, giải pháp kỹ thuật, các đề tài nghiên cứu khoa học kỹ thuật, cải tiến hợp lý hoá sản xuất, … trong toàn Công ty.
- Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân các ngành nghề.
- Tổ chức khảo sát xây dựng ban hành các định mức sử dụng, vật t nguyên liệu, điện, dầu, các vật t sử dụng có tính chất thờng xuyên. Đặc biệt là định mức và định biên lao động.
- Tổng kết đánh giá thực hiện công tác kỹ thuật hàng năm, xây dựng phơng h- ớng chiến lợc năm sau và lâu dài của Công ty.
3.3. Chức năng nhiệm vụ Phòng Kế toán tài chính–
3.3.1. Chức năng
Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng tham mu giúp việc cho Tổng Giám đốc trong công tác kế toán tài chính của Công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đợc duy trì liên tục và đạt hiệu quả kinh tế cao.
3.3.2. Nhiệm vụ
- Công tác tài chính: Lập số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nớc và cấp trên; lập kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế cho các dự án đầu t gửi cấp trên, cơ quan chủ quản. Tham mu cho Tổng Giám đốc về giá cả trong các hợp đồng mua bán. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ kịp thời.
- Công tác hạch toán kế toán: Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất trên nhật ký chứng từ theo hệ thống tài chính do Bộ Tài chính quy định.
- Công tác thống kê và kiểm kê tài sản.
- Công tác kiểm tra, kiểm soát số liệu ban đầu ở các đơn vị trong Công ty.
- Công tác bảo quản tài liệu kế toán: chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu liên quan tới kế toán.
3.4. Chức năng nhiệm vụ Phòng Xuất nhập khẩu
3.4.1. Chức năng
Phòng Xuất nhập khẩu có chức năng tìm kiếm khách hàng, thị trờng ngoài nớc trong nớc và tham mu cho Tổng Giám đốc trong công tác nhập khẩu nguyên phụ liệu, hoá chất thuốc nhuôm, máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ cho công tác… đầu t phát triển và ổn định sản xuất của Công ty, đồng thời xuất khẩu những sản phẩm của Công ty ra nớc ngoài. Bao gồm cả xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác.
3.4.2. Nhiệm vụ
- Thị trờng: giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm bạn hàng, nghiên cứu và đánh giá thị trờng, giúp Lãnh đạo Công ty những thông tim cần thiết trong định hớng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu.
- Công tác xuất khẩu: giao dịch, đàm phán, trình Tổng Giám đốc ký kết các hợp đồng xuất nhập; liên hệ với xởng, nhà máy theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng; làm thủ tục xuất khẩu.
- Công tác nhập khẩu: trên cơ sở yêu cầu nhập khẩu của các đơn vị đợc Công ty phê duyệt, Phòng Xuất nhập khẩu tiến hành giao dịch, báo cáo và chuẩn bị hợp đồng nhập khẩu trình Tổng Giám đốc ký.
- Công tác mẫu mã: có kế hoạch sản xuất và thu thập mẫu mới phục vụ trng bày mẫu theo quy chế sản xuất mẫu của Công ty; chuẩn bị mẫu đa dạng, phong phú, với đầy đủ các thông số cần thiết giới thiệu và chào hàng.
- Thực hiện xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO đối với những yêu cầu thuộc trách nhiệm của Phòng Xuất nhập khẩu.
- Công tác thống kê kế hoạch báo cáo: theo dõi thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, báo cáo định kỳ tháng, quí, năm với các cơ quan quản lý; lập kế hoạch nhu cầu sử dụng hạn ngạch xuất khẩu đi EU và các thị trờng khác gửi Bộ chủ quản, Bộ Thơng mại; lập hồ sơ xin đăng ký, gia hạn hoặc bổ sung giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu và địa điểm kiểm hoá hàng xuất nhập khẩu.
- Công tác hoàn thuế, thoái thu thuế: chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế khi cần; thoái thu thuế đối với hàng nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu.
3.5. Chức năng nhiệm vụ Phòng Tổ chức hành chính 3.5.1.Chức năng
- Tham mu cho Tổng Giám đốc Công ty về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lơng, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp chế, phục vụ.
- Nghiên cứu, đề xuất biện pháp giúp Tổng Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo. Hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện tốt các chủ trơng của Tổng Giám đốc về lĩnh vực do phòng quản lý.
- Tổng hợp, phân tích, báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chung trong Công ty.
3.5.2. Nhiệm vụ
a) Công tác tổ chức cán bộ
- Tổ chức bộ máy quản lý: nghiên cứu, đề xuất các phơng án tổ chức máy quản lý các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng thời kỳ.
- Quản lý cán bộ: trực tiếp quản lý hồ sơ, số lợng, chất lợng cán bộ.
- Công tác lao động: xây dựng các nội quy, quy chế về quản lý và sử dụng lao động; giải quyết các thủ tục, tuyển sinh học nghề, tuyển dụng, tiếp nhận, ký hợp đồng lao động mới, điều động nội bộ giữa các đơn vị trong Công ty.
- Công tác tiền lơng
- Công tác đào tạo – nâng bậc
- Công tác bảo hộ lao động – bồi dỡng độc hại
c) Công tác hành chính, pháp chế, văn th, lu trữ
d) Công tác phục vụ: sắp xếp hội trờng phục vụ các hội nghị theo chơng trình của Công ty; tiếp tân, đón khách; quản lý trang thiết bị, ô tô, xe đạp; quản lý, đảm bảo vệ sinh an toàn.
3.6. Chức năng nhiệm vụ Phòng Thị trờng
3.6.1. Chức năng
Phòng Thị trờng tham mu, giúp Tổng Giám đốc về các lĩnh vực:
- Nghiên cứu, dự đoán sự phát triển của thị trờng nội địa, đề ra hớng sản xuất sản phẩm may mặc, vải dệt kim, vải dệt thoi, khăn bông của Cổng ty.
- Đề ra các giải pháp, xây dựng kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm nội địa và sản phẩm xuất khẩu.
- Tổ chức, tham gia các hoạt động tiếp thị, khuyếch trơng quảng cáo sản phẩm của Công ty trên thị trờng cả nớc.
3.6.2. Nhiệm vụ
- Công tác thị trờng: nghiên cứu các loại hàng hoá lu thông trên thị trờng để định hớng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty; nghiên cứu các sản phẩm đợc coi là đối thủ có khả năng cạnh tranh với công ty.
- Lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nội địa
- Tổ chức các hình thức tiếp thị
- Các nhiệm vụ khác: thực hiện quy định về xuất, nhập, vật t, sản phẩm, bán hàng …
3.7. Chức năng nhiệm vụ Phòng Bảo vệ Quân sự–
3.7.1. Chức năng
Phòng Bảo vệ – Quân sự tham mu cho Tổng Giam đốc về công tác xây dựng và thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh chính trị, an ninh kinh tế, trật tự an toàn. Xây dựng lực lợng bảo vệ, tự vệ vững mạnh. Giải quyết những vấn đề có liên quan đến việc thi hành luật nghĩa vụ quân sự và chính sách hậu phơng quân đội trong
toàn Công ty. Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa Công ty với cơ quan Quân sự và cơ quan Công an địa phơng để tranh thủ sự hỗ trợ trong công tác bảo vệ an toàn Công ty.
3.7.2. Nhiệm vụ
Thờng xuyên nắm chắc diễn biến tình hình chính trị trong toàn Công ty, phát hiện và ngăn chặn kịp thời mọi âm mu phá hoại của định; kiểm tra, nắm chắc hồ sơ của cán bộ công nhân viên để khi cần thiết thì đề xuất ý kiến của mình; kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ ngời và phơng tiện ra vào, đi lại trong tào Công ty, tổ chức tuần tra canh gác bảo vệ kho tàng, nhà xởng toàn Công ty; kiểm tra, kiểm soát việc… xuất nhập khẩu, kho, hoạt động sản xuất, kinh doanh; tổ chức, xây dựng đội chữa cháy, lực lợng tự vệ, bảo vệ quân sự tại các nhà máy thành viên theo yêu cầu của Tổng Giám đốc; thực hiện nghiêm túc các chỉ tiêu tuyển quân.
3.8. Chức năng nhiệm vụ Phòng Đời sống
3.8.1. Chức năng
- Phục vụ việc ăn uống cho cán bộ công nhân viên trong thời giờ làm việc tại Công ty.
- Quản lý cây xanh, vệ sinh mặt bằng toàn Công ty.
3.8.2. Nhiệm vụ
- Phục vụ bữa ăn tra theo giờ hành chính, ăn giữa ca, ăn đêm, làm tăng ca … cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.