Ngày 15 tháng 6 năm 2011 Giám đốc
3.2.4.Về sổ kế toán chi tiết
Hệ thống sổ sách sử dụng là khá đầy đủ, mẫu sổ theo đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên, việc ghi sổ trên máy vi tớnh bằng phương pháp thủ công như vậy cũn gặp không ít khó khăn.
Giải pháp cho vấn đề trên đó là việc áp dụng công nghệ hiện đại hoá vào công tác kế toán, nghiên cứu và lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đơn vị để áp dụng. Tập huấn cho nhân viên kế toán làm quen, thích nghi với việc sử dụng phần mềm kế toán. Có như vây bộ phận kế toán làm việc mới thực sự đạt hiệu quả cao.
Hơn nữa, hiện tại việc ghi chép sổ sách đều được thực hiện trờn máy vi tính, vì vậy khi có sự cố về máy tính hay mất điện xảy ra thì kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong công việc. Hiện tại, công việc ghi chép bằng tay chỉ được thực hiện khi có sự cố về máy tính, sau đó kế toán sẽ vào máy tính để lưu dữ liệu kế toán.
Với điều kiện như hiện tại, bộ phận kế toán nên lập thêm bộ sổ ghi tay phòng trường hợp mất dữ liệu, như vậy kế toán sẽ vào sổ song song với máy tính làm căn cứ kiểm tra số liệu luôn. Giải pháp này tuy không khả quan lắm nhưng nếu như tình trạng chỉ ghi sổ trên máy tính bằng phương pháp thủ công như vậy thì dữ liệu sẽ không an toàn. Cách tốt nhất đối với Công ty là có phần mềm kế toán riêng để thuận tiện cho việc hạch toán,
phần mềm kế toán thường có chế độ sao lưu giữ liệu kế toán có thể sao ra đĩa, sao ra các thiết bị điện tử lưu giữ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán và tính an toàn của dữ liệu.
Khắc phục được khâu lưu chuyển chứng từ thì việc ghi sổ kế toán được bảo đảm hơn và Công ty nờn cú quy định cụ thể về thời gian ghi sổ kế toán để các kế toán viên vào sổ thống nhất tránh tình trạng để chứng từ rồi vào sổ một thể.
Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán để hệ thống sổ sách được chi tiết hơn đáp ứng yêu cầu của quản lý. Ngoài những sổ sách theo quy định cần có các loại sổ chi tiết theo yêu cầu quản lý của Công ty như: sổ chi tiết các chi phí nhân công cho từng đội sản xuất, sổ theo dõi chi tiết thanh toán từng bộ phận.