I. Nhận xét thực trạng lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vậ tt và xuất nhập khẩu
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chi nhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánh khác vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh. Phơng thức này tạo cho công ty không bị tồn đọng các chứng từ, mà các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thờng, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụ lên văn phòng Công ty để hạch toán. Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra các chứng từ khi cần thiết vì nó đợc tổng hợp, phân loại và lu tại phòng kế toán.
Với xu thế quốc tế hoá và hội nhập hoạt động kinh doanh NK, Công ty đã xây dựng đợc một hệ thống các máy tính phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh cũng nh thuận tiện cho việc liên lạc và tiết kiệm đợc chi phí. Ngoài ra các công việc trong phòng kế toán đã đợc tin học hoá toàn bộ qúa trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế toán của Công ty cổ phần tin học infobus, lập trình theo đúng thực tế công tác kế toán của Công ty làm giảm khối lợng ghi chép, phản ánh
vào sổ sách và công việc tính toán. Hơn nữa, làm kế toán bằng máy sẽ đa ra đợc thông tin chính xác, nhanh chóng, thuận tiện. Bất cứ khi nào cần thông tin về vấn đề gì đều có thể chiết xuất một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất, khối lợng phải lu các sổ sách ít vì máy tính có thể nhớ một khối lợng lớn các thông tin đó.
1. 2. Hệ thống chứng từ.
Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình NK và có quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ. Mỗi một nghiệp vụ mua và bán NK đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinh doanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng nh quá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà nớc. Để theo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán trởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu : khâu ký kết hợp đồng do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàng phụ trách, phần thanh toán do kế toán thanh toán theo dõi nhằm làm đúng, đủ các…
thủ tục pháp lý và chế độ do Bộ tài chính ban hành.
Các chứng từ sử dụng trong công ty đợc lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính ban hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc lu giữ một bộ chứng từ riêng : Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT tiện cho việc kiểm tra, đối…
chiếu và ghi chép khi cần thiết.
1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau :
- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
oTK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
oTK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
-TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )
oTK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
oTK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
oTK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
-TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( USD)
-TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
-TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( VNĐ)
-TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thơng ( VNĐ)
Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát đợc lợng tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đa ra một phơng án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành chính.
1.4. Hệ thống sổ sách kế toán.
Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra sổ Nhật ký chung. Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổng hợp, phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuối tháng hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết. Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lý nhằm mục đích cho những ngời không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu đợc nội dung của các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi.
1.5. Tổ chức hạch toán hàng hoá NK.
Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơng pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơng pháp hạch toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình hình biến động của hàng hoá NK.
Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kế toán cập nhật thờng xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK cũng nh công nợ phải trả các tài khoản khác.
Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ đợc và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo vệ …
Trớc khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho biết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng ).
2. Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK.
Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức quản lý cũng nh trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK thì tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với chế độ tài chính.
2.1. Về sử dụng tài khoản phản ánh nguyên tệ và phơng pháp hạch toán nguyên tệ.
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng hoá NK phải thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo dõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.
2.2. Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng NK .
Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng nh đã kể ở trên thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến độ sản xuất cũng nh
kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt.
2.3. Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá NK.
Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 – Hàng mua đang đi đờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu . Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng TK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 ‘Giá mua hàng hoá’ và TK 1562 ‘Chi phí thu mua hàng hoá’. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho chuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 ‘ Hàng gửi bán’. Nhng trong quá trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.
Trớc tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiến hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lý chặt chẽ lợng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ. Nhng Công ty đã không thực hiện nh vậy, điều này đợc giải thích là do thời gian lu tại cảng và đang đi trên đ- ờng ngắn không đáng kể để ghi vào sổ.
Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, Kế toán đã không phản ánh hết giá trị của lợng hàng hoá này do không phản ánh chi phí thu mua nh : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lu kho , lu bãi …
mà phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực kỳ vô lý của công ty vì nh vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bán hàng lên một lợng đáng kể.
Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào tài khoản 157 ‘ Hàng gửi bán’ mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bán hoặc giảm TK 156.
Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trực tiếp nên việc sử dụng TK 511 không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽ không theo dõi đợc lợi ích từ các hoạt động đem lại doanh thu khác nhau để có ph- ơng án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp.
Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thì công ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính mà còn làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 “ Thuế tiêu thụ đặc biệt”
Tất cả những sai sót trên sẽ dẫn đến một kết cục là không phân biệt đợc đâu là hàng hoá đợc nhập kho rồi mới bán, hàng hoá nào bán giao ngay tại cảng hoặc chuyển thẳng đến ngời mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát hàng hoá NK và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác định đâu là chi phí thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng.
2.4. Trong việc sử dụng TK ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xây dựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụng vào tài khoản ngân hàng : TK 1123C ‘Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ ; TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội’. Điều này không những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài khoản ngân hàng khác.
2.5. Hệ thống sổ sách.
Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tợng khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phải trả.
Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đó hay không.
Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận nhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đ… ợc hoặc vợt mức kế hoạch.
Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lu kho là không đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhng đối với các hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi. Đây là nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, dự phòng mà đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời của doanh nghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp. Mặt khác dự phòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp , hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.
2.7. Tồn tại trong công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK hàng hoá
Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ, Phòng kinh doanh nhận đợc chứng từ nhng không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở nên rất bận rộn, báo cáo kế toán có thể bị chậm chễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản nh phạt nộp chậm thuế gây thiệt hại cho công ty. Hơn nữa, các hoá đơn của một thơng vụ phát sinh thờng đến ngày giao hàng cho khách hàng thì mới ghi hoá đơn cùng ngày và gửi về Phòng kế toán để định khoản, điều này là không đúng với quy định về việc