I. Khái quát về Công ty vậ tt và xuất nhập khẩu hoá chất
4. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Để đáp ứng yêu cầu cho hạch toán kế toán thì công ty tiến hành tổ chức bộ máy kế toán nh sau :
Sơ đồ số 16 : Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có các chức năng, nhiệm vụ sau :
Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà nớc.
Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại th- ơng .
5. Đặc điểm vận dụng tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh quá trình lu chuyển hàng hoá NK tại công ty.
5. 1. Đặc điểm hệ thống tài khoản.
Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp các thông tin
36 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ) Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương
Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Bộ phận kế toán chinhánh TPHCM Bộ phận kế toán xí nghiệp Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng
tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị. Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình. Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghi kép và ghi đơn, sử dụng tài khoản dự phòng, sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng nh tài khoản nguồn kinh phí. Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chính ngắn hạn, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình, nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụng đến hoàn toàn.. Riêng trong phần lu chuyển hàng hoá , kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán ( Kể cả NK trực tiếp và NKUT ).
Tiền mặt tại quỹ : TK 1111,TK 1112
Hệ thống tài khoản ngân hàng : TK1121C ‘ Tiền gửi ngân hàng công thơng bằng VND’ ; TK 1122C ‘ Tiền gửi ngân hàng Công thơng bằng USD’ ; TK1123C ‘ Ký quỹ ngân hàng Công thơng’ …
Hệ thống tài khoản tiền vay : TK 311C ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng công th- ơng’, TK 311Đ ‘ Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội’ …
TK 131N ‘ Phải thu phòng nhập’ ; TK131X ‘ Phải thu phòng xuất’, TK131 đ- ợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
TK 331N ‘ Phải trả phòng nhập’ ; TK331X ‘ Phải trả phòng xuất’, không chi tiết cho từng nhà cung cấp.
TK 156 “ Hàng hoá nhập kho” ; TK 632 “ Giá vốn hàng bán” ;
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và Phí uỷ thác” ; TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
TK 413 : chênh lệch tỷ giá.
Doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản nh : TK007, TK 151, TK157, TK531, TK532, TK 515, TK 635.
5.2. Hình thức sổ kế toán.
Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ của doanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung ( Sơ đồ 3 )
Sơ đồ số 17 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty Chứng từ gốc
Sổ chi tiết Nhật ký chung
Lên báo cáo định kỳ
Chú thích : : Phản ánh hàng ngày
Tuy nhiên các phần việc đợc thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán INFOBUS –VD . Các tài liệu gốc đợc cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thờng là bàn phím và đợc tổ chức lu giữ trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này đợc quản trị một cách hợp nhất do một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ đợc “Chuyển sổ” vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính chơng trình máy tính.
Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần hành kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ đợc lu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chơng trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báo cáo tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của ngời dùng.
5. 3 - Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính.Các báo cáo trong phần lu chuyển hàng hoá NK bao gồm : Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ cái các tài khoản, ngoài ra còn có Sổ chi tiết của TK 131 theo đối tợng công nợ phải thu.
5. 4. Chứng từ sử dụng.
Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia với nhau do đó chứng từ sử dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tài chính.
38 Sổ cái các TK
Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp và NKUT Công ty sử dụng các chứng từ sau đây :
Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinh doanh NK, Phiếu thanh toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phơng án trả nợ.
Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại.
Hoá đơn thơng mại.
Hoá đơn (GTGT)
Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan.
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.
Vận tải đơn.
Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ, báo Có
Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê đóng gói, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lợng.
II . Thực trạng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .
1. Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.
Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác, hoá chất là loại hàng hoá đặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng, ngoài ra không chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác nhau theo quy định trong giấy phép kinh doanh. Các loại hàng hoá của Công ty đáp ứng nhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp hoá chất trên phạm vi cả nớc. Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy định của Nhà nớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty. Đây là đặc điểm nổi bật về hàng hoá NK mà Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đang tiến hành các hoạt động NK.
Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau :
Nhóm 1 : Các loại hoá chất :
-Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na2SO4, Calcium carbibe, A.chloride ), các loại acid (Axit stearic, Silicon dioxide, Axit boric, Axit nitric ),
-Các loại hoá chất khác ( Than đen, Selenium, D-G : Hoá chất sản xuất sơn, Formalin, Jolene – hơng liệu, Laundrosil – hơng liệu, Cotlonfluer, Hydrogen
peroxide, chất phòng lão, đất đèn, PAC – chất lọc nớc, Amina, thuốc tuyển, Titanium dioxide, oxit kẽm, Monolude, Vulcan 5H )…
Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác :
-Cao su tổng hợp,Vải mành, thép các loại ( Tanh, ống thép không gỉ )
-Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE
-Giấy bao bì
-Phân bón.
Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bị cô đặc , Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làm lạnh, Xe cẩu, máy ủi …
Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron, Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm.
2. Trình tự và thủ tục mua hàng NK tại công ty.
Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đ- ợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàng NK tại thị trờng nội địa. Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh toán. Quá trình đó đợc thực hiện qua các bớc sau :
B
ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK.
Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào các Đơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty. Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi những điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
B
ớc 2 : Xin giấy phép NK
Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty làm thủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế. Hoá chất là một ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộ phòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK. Còn lại những lô hàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này.
B
ớc 3 : Mở L/C
Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển, Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàng tiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này. Thời gian mở L/C đợc quy định trong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau, thông thờng mở khoảng 15 đến 20 ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng. Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm bộ thủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ), Hợp đồng mua hàng nớc ngoài, Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để ký quỹ mở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu cuả Ngân hàng để nhận hàng, sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền cho ngời xuất khẩu. Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty tơng đối dài, thờng khoảng 3 tháng trở lên, tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng có hiệu lực thanh toán.
B
ớc 4 : Đôn đốc ng ời bán giao hàng.
Cán bộ phòng XNK có trách nhiệm gửi th, Fax, hoặc gọi điện thúc giục ngời bán giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký.
B
ớc 5 : Làm thủ tục hải quan.
Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá , tên hàng, số lợng, giá trị, phơng tiện vận tải, NK từ nớc nào đầy đủ các thông tin…
theo quy định của Nhà nớc và của Tổng cục hải quan, tiến hành theo dõi quá trình kiểm tra hàng hoá của Hải quan.
B
ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng .
Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol. Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận , số lợng, chất lợng khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp lý, hợp lệ thì…
tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít ) hoặc chuyển thẳng. Khi kiểm nhận nhập kho xong, hai bên ký xác nhận vào các bộ chứng từ có liên quan, nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách nhiệm của từng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua hàng , biên bản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế toán để ghi sổ .
B
ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá .
Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ an toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng Hải phòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK. Công ty chỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến các điểm bán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội. Công ty chỉ tiến hành vận chuyển đến các địa điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải luôn điều hoà việc chuyên chở hàng hoá .
B
ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghi trong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả cho ngân hàng đã mở L /C.
B
ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại nếu có sai sót mà hai bên không thể thoả thuận đợc thì tiến hành khiếu kiện ở cơ quan hành pháp theo thoả thuận trong hợp đồng.
3. Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp.
3.1. Đặc điểm NK trực tiếp ở Công ty vật t và XNK hoá chất.
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất tiến hành NK hàng hoá theo các hợp đồng đã ký kết từ trớc, bán hàng theo lô chứ không NK hàng để bán lẻ. Trong các hợp đồng có quy định rõ các điều kiện nhập hàng cũng nh bán hàng, công ty chỉ sử dụng phơng pháp nhập hàng theo giá CIF, các điều kiện khác đợc áp dụng những điều kiện thơng mại quốc tế, Incoterm 2000 – Quy tắc chính thức của Phòng thơng mại quốc tế giải thích các điều kiện thơng mại. Phơng thức thanh toán thờng sử dụng là Th tín dụng, ngoài ra vẫn sử dụng các phơng pháp : Nhờ thu, Phơng thức chuyển tiền và trả các phí cho ngân hàng thực hiện.Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng, tỷ giá áp dụng trong mua bán là tỷ giá thực tế của liên ngân hàng. Thanh toán chủ yếu bằng USD. Các hợp đồng ký kết thờng lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, nếu là Hợp đồng ngoại thì lập bằng Tiếng Anh. Trong các ví dụ sau đây đồng tiền sử dụng nếu là ngoại tệ đơn vị tính là USD, còn nếu là tiền Việt Nam đơn vị là đồng. Quy trình hoạt động NK tại công ty đợc thực hiện theo sơ đồ tổng quát sau ( Sơ đồ 5 )
Sơ đồ 18 : Tổng quát quá trình lu chuyển hàng hoá NK
3.2. Nhập khẩu hàng hoá.
Hoạt động đem lại lợi nhuận chính của công ty là NK các loại hoá chất, cao su, vải mành, hơng liệu, thiết bị và bán cho các cơ sở trong phạm vi Tổng công ty…
Hoá chất Việt Nam. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, nhiều kinh nghiệm thì quá trình lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp là tổng hợp của 1 quá trình khép kín, ăn khớp, từ khâu tìm hiểu nhu cầu của các đơn vị trong nớc, tìm đối tác nớc ngoài phù hợp đến lập dự toán để vay tín dụng, mua ngoại tệ thanh toán cho ngời