2. Quy trình giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng
2.4. Cung cấp biên bản giám định và thu phí giám định
Sau khi đã lập biên bản giám định, giám định viên cần tuân thủ những quy định sau:
- Theo nguyên tắc, biên bản giám định làm ra chỉ cấp phát cho những ng- ời yêu cầu giám định. Không tiết lộ một nội dung giám định nào cho các cơ quan hoặc cá nhân khác ngoài cơ quan hay cá nhân yêu cầu giám định, từ trờng hợp đã đợc ngời yêu cầu giám định thoả thuận hoặc lãnh đạo công ty bảo hiểm cho phép.
- Những chứng từ tài liệu liên quan tới mọi vụ giám định phải đợc lu trữ cùng với biên bản giám định, trừ khi là tài liệu mợn phải trả sau khi hoàn thành công tác giám định. Với những tài liệu cần sử dụng làm bằng chứng thì trớc khi trả cần sao chép lại để lu trữ.
- Việc cấp thêm biên bản giám định cho bất kỳ ngời nào khác phải đợc sự thoả thuận hay uỷ quyền của ngời yêu cầu giám định bằng văn bản và sẽ tính thêm phí nếu cần.
- Việc chỉnh lý biên bản giám định hoặc số liệu theo yêu cầu của ngời yêu cầu giám định phải đợc xem xét cẩn thận. Nếu việc chỉnh lý này là do lỗi của bản thân giám định viên tính toán hoặc đánh máy sai trong biên bản giám định thì việc chỉnh lý này là việc làm đơng nhiên và giám định viên phải chỉnh lý lại cho khách hàng. Nếu việc chỉnh lý này liên quan tới vấn đề kết luận nguyên nhân của tổn thất hoặc tỷ lệ giảm giá th- ơng mại thì giám định viên quyết đúng đắn. Trên cơ sở các chứng từ mà giám định viên đợc cung cấp khi giám định công ty bảo hiểm và khách hàng có thể gặp nhau để thơng lợng những điểm cần chỉnh lý. Nếu hai bên không thống nhất ý kiến với kết quả của biên bản giám định mới thì
không thoả mãn với kết quả giám định của công ty bảo hiểm sẽ tự chịu chi phí. Kết quả giám định mới này có thể là chứng cứ để đa vào hồ sơ khiếu nại đòi bảo hiểm bồi thờng sau này.
- Giám định viên phải tiến hành thu phí giám định theo quy định và hớng dẫn của ngành.
- Định kỳ, giám định viên phải có báo cáo thống kê tình hình tổn thất và giám định. Cố gắng tìm ra những nguyên nhân chính và thờng xuyên xẩy ra để từ đó đề xuất các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất cho các lô hàng sau nhằm giảm chi phí bồi thờng.
Đặc trng rủi ro gây ra tổn thất trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển là thờng xẩy ra hết sức phức tạp, trên một pham vị rộng lớn, tổn thất một lợng giá trị hàng hoá cao, có liên quan đến nhiều chủ thể, lĩnh vực và nhiều thông lệ, bộ luật của nhiều quốc gia trên thế giới nên công tác giám định gặp rất nhiều khó khăn trở ngại. Đây không phải là vấn đề riêng có ở PJICO mà là vấn đề đặt ra đối với toàn bộ các công ty bảo hiểm trên thị trờng bảo hiểm. Từ khi chính thức đi vào hoạt động ngày 17/06/ 1995, PJICO đã có nhiều cố gắng trong việc nâng cao hiệu quả của công tác giám định nói chung và của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển nói riêng. Nhng do công việc này đòi hỏi ngời thực hiện phải có trình độ, kinh nghiệm thực tiễn và đặc biệt là do cha đánh giá đúng vai trò của công tác này cho nên những năm đầu đi vào hoạt động, sự hỗ trợ của công tác giám định đối với các khâu khác trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm cha nhiều, bản thân công tác giám định vẫn còn nhiều hạn chế. Trong những năm gần đây, đợc sự chỉ đạo đúng đắn của các cấp lãnh đạo của công ty, sự nỗ lực của cán bộ giám định nên công tác giám định ở PJICO đã có nhiều chuyển biến tích cực và ngày càng khẳng định đợc vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Thời gian qua công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO đang ngày càng đợc hoàn thiện và đã đạt đợc những kết quả đáng khích lệ, thể hiện rõ qua bảng số liệu sau:
Bảng 8: Chi phí giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO từ 1995- 2000
Đơn vị: Nghìn VND
Năm làm thuê ngoài uỷ thác 1995 0 65.8573 0 1996 75.485 164.192 0 1997 92.617 181.795 0 1998 165.588 127.682 17.215 1999 159.712 102.374 20.175 2000 238.642 77.593 33.656
Nguồn số liệu: Phòng Giám định bồi thờng- PJICO.
Bảng số liêu trên cho thấy: Chi phí giám định tự làm của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO đã không ngừng tăng lên qua các năm. Năm 1995 do mới đi vào hoạt động trong vòng 6 tháng cuối năm, nên việc bố trí cán bộ làm giám định viên cha thống nhất và một số giám định viên còn đang đợc cử đi đào tạo nâng cao trình độ trong công tác giám định, chính vì vậy công tác giám định hàng hoá bị tổn thất hoàn toàn uỷ quyền lại cho các công ty giám định trung gian, chi phí này là 65.873 nghìn đồng. Từ năm 1996 hoạt động kinh doanh đi vào ổn định, tuy nhiên phòng Giám định bồi thờng vẫn cha đợc thiết lập để thực hiện chuyên trách nhiệm vụ, chức năng của mình trong cơ cấu tổ chức của công ty mà các cán bộ phòng Hàng hải và một số phòng ban chức năng phải kiêm nhiệm công tác giám định bồi thờng hàng hóa xuất nhập khẩu bị tổn thất. Mặc dù công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO đã đạt đợc kết quả rất khả quan thể hiện phí giám định tự làm, phí giám định đợc uỷ thác luôn có xu hớng tăng dần qua các năm và phí giám định thuê ngoài có xu hớng giảm dần, nhng việc thiết lập phòng chức năng chuyên trách công tác giám định bồi thờng ở PJICO là rất cấp bách và cần thiết. Ngay khi đi vào hoạt động kinh doanh, PJICO đã tích cực chuẩn bị về mọi mặt: nhân lực, trang thiết bị kỹ thuật giám định, các chơng trình đào tạo, huấn luyện thực tế và tới năm 2000 phòng Giám định bồi th… ờng của công ty đã chính thức đợc thành lập và thực hiện chức năng của mình do các chuyên viên giám định đảm nhận. Kết quả của công tác giám định năm 2000 đã thể hiện đợc vai trò to lớn của phòng: phí giám định tự làm đạt 283.642 nghìn đồng gấp 3,2 lần so với năm 1996; phí giám định thuê ngoài giảm mạnh qua các năm, nếu nh năm 1996 phí giám định thuê ngoài chiếm 68,5% tổng phí giám định thì đến năm tỷ lệ này chỉ khoảng 22,2% và phí giám định đợc uỷ thác đạt 33.656 nghìn đồng cao nhất từ khi thành lập công ty đến nay.
Hoạt động kinh doanh bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển cũng nh các nghiệp vụ bảo hiểm khác ở PJICO thờng đợc tiến hành
ngời thứ ba. Mỗi khâu đóng một vai trò nhất định trong toàn bộ quá trình kinh doanh bảo hiểm. Đồng thời chất lợng, hiệu quả hoạt động của từng khâu có ảnh hởng trực tiếp đến các khâu còn lại cũng nh ảnh hởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của công ty. Vì vậy, những tác động tích cực hay ảnh của công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển đến các khâu còn lại của quá trình kinh doanh nghiệp vụ cũng nh đối với kết quả và hiệu quả kinh doanh bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO trong thời gian qua là rất lớn, không thể liệt kê chi tiết bằng các con số hay số liệu.
Với kết quả đã đạt đợc, công tác giám định đang ngày càng khẳng định đợc vai trò to lớn của nó trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh bảo hiểm nói chung và hoạt động bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của công việc nên cho đến nay công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải tích cực hoàn thiện hơn nữa:
- Việc tiến hành giám định ở PJICO còn gặp nhiều khó khăn do hệ thống các chi nhánh, đại lý của công ty cha hoàn chỉnh. Đến thời điểm này PJICO chỉ có 9 chi nhánh công ty ở một số tỉnh, thành phố trong cả nớc: TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Quảng Ninh, Quảng Bình, Thừa Thiên Huế, Nghệ An, Khánh Hoà, và chỉ ở các chi nhánh công ty này mới có thẩm quyền và có cán bộ làm công tác giám định. Vì vậy, khi có rủi ro xảy ra ở các khu vực khác thì các chi nhánh vẫn cha có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác giám định nhằm đạt hiệu quả tối u.
- Giám định là một công việc hết sức phức tạp đặc biệt là trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu, đối tợng giám định là những lô hàng hoá xuất nhập khẩu có giá trị rất lớn, chủng loại hàng hoá rất đa dạng, việc xác định nguyên nhân và mức độ tổn thất rất khó khăn, rủi ro gây ra tổn thất lại thờng xuyên xảy ra đòi hỏi ngời thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nhiều lĩnh vực. Mặt khác do công ty mới đi vào hoạt động nên trình độ và kinh nghiệm của các giám định viên còn hạn chế vì vậy công tác này vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu trong quá trình kinh doanh nghiệp vụ của công ty.
- Công tác giám định hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO trong những năm qua mặc dù đạt đợc nhiều kết quả to lớn nhng vẫn còn một số vấn đề đặt ra cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới. Phí giám định mà PJICO thu đợc do bên ngoài uỷ
thác còn quá thấp và hầu nh không có. Năm 1995 - 1997 công ty không thu đợc một đồng nào từ khoản phí này, từ năm 1998 - 2000 cũng chỉ thu đợc vài chục triệu đồng, thấp hơn nhiều so với Bảo Việt thu hàng tỷ đồng và Bảo Minh thu hàng trăm triệu đồng một năm.
- Mặc dù việc uỷ thác cho các tổ chức giám định trung gian, độc lập thực hiện công tác giám định khi có rủi ro gây ra tổn thất cho hàng hoá đang có xu hớng ngày càng gia tăng không chỉ riêng đối với PJICO mà còn đối với hầu hết các công ty bảo hiểm của Việt Nam hiện nay, nhng việc đầu t mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác giám định, hay việc chú trọng bồi dỡng nâng cao trình độ cho các giám định viên là rất cần thiết và quan trọng nhằm phát huy nội lực nâng cao hiệu quả kinh doanh nghiệp vụ nói chung.
- Đặc biệt trong trờng hợp công ty uỷ thác cho tổ chức giám định nớc ngoài. PJICO không những phải chịu sức ép về phí giám định cao mà còn phải chịu hậu quả của sự thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu kịp thời của giám định viên nớc ngoài trong quá trình giám định cũng nh trong việc t vấn cho khách hàng tham gia bảo hiểm thực hiện các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất có hiệu quả.
- Công tác quản lý và kiểm tra sự hoạt động của giám định viên còn cha chặt chẽ, không thờng xuyên, trong công tác giám định rất dễ xảy ra các hiện tợng tiêu cực nhằm trục lợi bảo hiểm gây thiệt hại cho công ty.
- Chế độ đãi ngộ cho giám định viên cha thực sự đợc quan tâm đúng mức, cha có sự khen thởng thoả đáng, kịp thời cho những giám định viên có thàng tích tốt. Chính vì vậy cha tạo ra đợc những đòn bẩy để khuyến khích họ hăng hái làm việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.