3. Giải quyết khiếu nại đòi bồi thờng trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập
3.1. Nhận hồ sơ khiếu nại
Gồm hai bớc nh sau:
B
ớc 1: Nhận hồ sơ- Hồ sơ chứng từ khiếu nại đòi bồi thờng bao gồm:
- Hợp đồng bảo hiểm và giấy điều khoản bổ sung nếu có (bản gốc)
- Kháng nghị hàng hải có xác nhận của chính quyền địa phơng nơi xảy ra tổn thất hoặc nơi cảng đến đầu tiên nếu sự cố xảy ra trên đờng hành trình ở ngoài khơi.
- Vận đơn đờng biển (bản gốc)
- Hoá đơn mua hàng (bản gốc)
- Biên bản giám định của PJICO, đại lý của PJICO hoặc tổ chức giám định đợc PJICO uỷ thác (bản gốc)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (bản gốc)
- Chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng.
- Giấy thông báo tổn thất
- Công văn khiếu nại của chủ hàng
- Những tài liệu liên quan đến ngời thứ 3 (nếu tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của ngời thứ 3)
- Hoá đơn/ biên lai các chi phí khác.
Ngoài ra, tuỳ từng trờng hợp mà PJICO yêu cầu ngời khiếu nại đòi bồi th- ờng phải xuất trình một số chứng từ có liên quan khác nhằm tạo điều kiện cho quá trình thẩm định hồ sơ và xem xét giải quyết bồi thờng một cách chính xác, công bằng.
B
ớc 2: Kiểm tra hồ sơ: Thẩm định xem bộ hồ sơ trên đã đầy đủ, hợp pháp cha?
- Kiểm tra hồ sơ xem có đảm bảo đúng thời hạn khiếu nại theo quy định của hợp đồng không (nếu thiếu hồ sơ yêu cầu bổ sung trong vòng 30 ngày theo hợp đồng).
- Vào sổ ghi thứ tự để tiện theo dõi các nghiệp vụ phát sinh
- Sắp xếp và phân loại hồ sơ theo thứ tự u tiên để giải quyết, hồ sơ sắp hết thời hạn khiếu nại theo theo hợp đồng, hồ sơ về các vụ tổn thất lớn.
- Hồ sơ còn thiếu chứng từ, tài liệu cần bổ sung thêm thì phải có văn bản yêu cầu bổ sung và thời hạn bổ sung gửi ngời khiếu nại.