III. Về phía doanh nghiệp
5. Những công việc phải tiến hành
5.3. Quan niệm về việc xây dựng gian hàng
Một Hội chợ Triển lãm thơng mại là 1 hoạt động diễn ra trong những điều kiện có hạn, đặc trng trớc tiên bởi sự có mặt của rất nhiều gian hàng có cấu trúc đặc biệt, những sản phẩm trng bày, cách sắp xếp dàn dựng đa dạng và những vật trang trí. Cần phải coi gian hàng trng bày nh là 1 công trình vật chất giúp cho những nhà trng bày đạt đợc mục tiêu của mình. Do đó, 4 chức năng cốt yếu cần phải đợc thực hiện đầy đủ :
- Thu hút sự chú ý của khách viếng thăm, những nhân vật quan trọng cần tiếp xúc.
- trng bày những sản phẩm một cách hấp dẫn.
- Gian hàng phải chứa đựng những thông tin chính xác hoặc làm cho ngời đến thăm tò mò, suy nghĩ.
- Đạt đợc yêu cầu cho phép tiến hành những cuộc tiếp xúc.
Gian hàng cần đợc quan niệm và xây dựng làm sao để có thể đảm bảo thực hiện đầy đủ những chức năng trên và chi phí lại đợc giới hạn nh trong dự toán ngân sách.
Nếu muốn đạt đợc một gian hàng đáp ứng đợc những tiêu chuẩn trên thì cần có ngời t vấn chuyên nghiệp – nhân tố góp phần vào thành công của gian hàng.
* Những nhân tố quyết định đến việc dàn dựng gian hàng
o Kích thớc gian hàng.
o Vị trí gian hàng trong nhà trng bày so với lối đi, cầu thang, lối ra vào…vv.
o Số lợng và loại hình những nhà trng bày khác nhau, tổng thể của những nhà trng bày tạo nên.
o Những dữ kiện về những sản phẩm đợc trng bày: số lợng, kiểu dáng, kích thớc, trọng lợng… vv.
o Số ngời đại diện và nhân viên phải tập hợp ở gian hàng vào từng thời điểm.
o Tính chất của hội chợ và đối tợng của gian hàng.
o Khả năng trình diễn máy móc hoặc phân phát mẫu hàng.
o Dịch vụ thông tin, lễ tân.
o Những thiết bị lắp đặt cần thiết : điện thoại, điện, nguồn cấp nớc và thoát nớc thải, khí nén… vv.
* Những yếu tố góp phần vào sự thành công của gian hàng
Thông thờng ngời ta dành cho những nhà trng bày lựa chọn những ngăn trng bày có kích thớc đồng nhất hoặc một khái niệm mẫu; đôi khi có ngăn riêng biệt dùng làm phòng tiếp khách. Cách làm này tránh đợc những tị nạnh, so sánh giữa những nhà tr- ng bày về địa điểm đợc thuê. Tuy nhiên, xét về mặt mĩ quan thì những gian hàng này rất kém so với những gian hàng thực thụ.
Ngời ta có cảm tình hơn đối với 1 nơi thoáng đãng trong đó khách viếng thăm có thể tự do đi lại và đợc dành một khoảng diện tích đáng kể để trng bày có lợi thế cho mỗi sản phẩm. Thông tin cũng đợc mở rộng không chỉ cho riêng cá nhân doanh
nghiệp, sản phẩm nào mà cho cả nhóm, lĩnh vực công nghiệp thậm chí toàn bộ một n- ớc.
Nếu không dành đợc một nơi thoáng đãng thì phải nhờ Công ty t vấn chuyên nghiệp giúp những nhà trng bày trong nhóm sắp xếp những ngăn trng bày đạt tiêu chuẩn về chất lợng trình bày nói chung và có đợc dáng vẻ bề ngoài hấp dẫn khách hàng.
Cần đặc biệt lu ý:
♦ Tập trung sự chú ý của khách vào những sản phẩm trng bày, làm nổi bật những sản phẩm quan trọng nhất, tôn giá trị của những sản phẩm đó bằng cách dùng hệ thống chiếu sáng đặc biệt. Không nên đặt những sản phẩm không có mối liên hệ gì ở cạnh nhau (ví dụ : đ- a những mặt hàng thủ công mĩ nghệ vào một Hội chợ về chuyên đề thực phẩm). Điều đó sẽ làm loãng sự chú ý của ngời xem.
♦ Đặt những panô có minh hoạ lớn lên các vách ngăn và những mẫu quảng cáo có thể thấy rõ từ xa để có thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đơn giản và cụ thể. Không nên gắn, dán đầy lên vách những thứ linh tinh khác nh những tờ bớm và ảnh khổ nhỏ.
♦ Chỉ sử dụng những áp phích du lịch khi mục tiêu cốt yếu là phát triển du lịch. Những khoảng còn trống trên các bức ngăn có thể đợc sử dụng hiệu quả hơn nếu dùng những áp phích chứa thông tin liên quan trực tiếp đến mục tiêu thơng mại của việc trng bày.
♦ Không nên truyền tiếp âm nhạc công cộng vào gian hàng nếu việc này có nguy cơ huỷ hoại bầu không khí làm việc nghiêm túc và làm trở ngại cho việc bàn bạc công việc với khách.
♦ Nếu định dùng video để giới thiệu với khách thì phải dè chừng không đợc để việc chiếu video làm rối loạn những cuộc bàn bạc
trao đổi mua bán và phải đảm bảo để khách đứng xem không cản trở lối đi và không che lấp các hàng trng bày.
♦ Việc vận hành sản phẩm để làm mẫu và những cuộc trình diễn đôi khi là những biện pháp có hiệu quả thu hút sự chú ý của khách hàng quen biết và có thể gây cho họ niềm tin lâu dài.
♦ Sắp xếp những chỗ đủ để đảm bảo cho những cuộc trao đổi mua bán, không nhất thiết là nơi đó phải cách biệt khỏi phần còn lại của gian hàng. Việc lắp đặt những vách thấp, trên có gắn kính phải đảm bảo sao cho đợc yên tĩnh mà khách vẫn không cảm thấy chật chội. Cách lắp đặt này còn có lợi là làm cho mọi ngời đều biết là công việc trao đổi vẫn đang đợc tiến hành.
♦ Dự kiến một nơi để những khách muốn trao đổi có thể đăng kí làm việc, đây là một việc quan trọng trong dịp Hội chợ.
♦ Dành một số tài liệu tơng đối để phân phát nhng chỉ nên hạn chế trong những ngời thật sự có liên quan.
♦ Thu xếp một chỗ để cất các đồ dùng cá nhân nh giá treo áo khoác, nơi cất cặp tài liệu....
♦ Chỉ định 1 ngời duy nhất chịu trách nhiệm đối với ngời t vấn.
♦ Cần tránh sửa đổi thiết kế gian hàng trong giờ chót vì có nguy cơ nảy sinh những vấn đề nh chậm tốc độ xây dựng gian hàng và làm tăng chi phí.