I. Giới thiệu chung về Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty.
Cùng với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Công ty đă hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý kinh doanh cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, địa bàn hoạt động của công ty. Hiện nay cơ cấu tổ chức , chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của công ty đợc biểu thị trong sơ đồ sau:
z
Qua sơ đồ ta thấy đợc bộ máy tổ chức và quản lý của công ty.Bộ máy tổ chức của công ty gồm:
Ngời đứng đầu là giám đốc, Phó giám đốc, sau đó là các phòng ban, các chi nhánh, các cửa hàng. Cơ cấu công ty đợc xây dựng theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Công ty VINAGIMEX là công ty lớn nên rất phù hợp với cơ cấu này. Cơ cấu này tạo ra sự quản lý chặt chẽ bằng việc sử dụng các bộ phận chức năng và bằng việc thừa hành công việc của các bộ phận cơ sở. Mọi hoạt động của công ty đợc định hớng từ trên xuống dới thông qua cuộc họp định kỳ hàng tháng hay đột xuất với sự tham gia đầy đủ của các ban, các phòng nh: Trởng phòng, phó phòng và các nhân viên để xây dựng chiến lợc kinh doanh và định hớng hoạt động, sau đó triển khai từng bộ phận chuyên môn để thực thi. Đối với các chi nhánh trực thuộc Công ty đều trực tiếp chịu sự chỉ đạo của giám đốc công ty. Giữa các chi nhánh với nhau, giữa các phòng ban với nhau cùng có sự phối hợp chặt chẽ để cùng nhau hớng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Giám Đốc Phó giám đốc
Phòng tổ chức
hành chính doanh XNK Phòng kinh doanh XNK IIPhòng kinh Phòng kế toán tài
Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Nội Chi nhánh kinh doanh tổng hợp gia lâm Chi nhánh XNK Lạng Sơn Chi nhánh KDTH TP Hồ Chí Minh Chi nhánh KDTH Bắc Ninh Trung tâm TM& đầu t phát triển NN
2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.2.2.1. Ban giám đốc công ty: 2.2.1. Ban giám đốc công ty:
Giám đốc: Điều hành chung bộ máy công ty, trực tiếp quản lý Phòng tổ chức hành chính, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và các phòng tài chính kế toán. Chỉ đạo trực tiếp các chi nhánh và toàn bộ trớc Hội Đồng Trung Ương, tr- ớc toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty và chỉ đạo trực tiếp việc sản xuất kinh doanh của chi nhánh và cửa hàng.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm trực tiếp về một số khâu: Phân công phụ trách công tác hành chính.
2.2.2 Các bộ phận chức năng( tại trụ sở chính của công ty).
Phòng tổ chức hành chính : gồm 3 ngời.
Thực hiện tốt các công tác về tổ chức cán bộ, công tác hành chính phục vụ cho công việc kinh doanh, hớng dẫn chỉ đạo và thực hiện đầy đủ các chính sách và chế độ của nhà nớc đối với công nhân viên của công ty nh: Lơng, thởng, trợ cấp Lập kế hoạch về công tác cán bộ th… ờng xuyên và lâu dài. Thờng xuyên kiểm tra, thanh tra, uốn nắn mọi hoạt động kinh doanh theo pháp luật Nhà Nớc.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Gồm 9 ngời.
Chịu trách nhiệm tổ chức nguồn hàng, các kế hoạch lu chuyển hàng hoá nội địa và tổ chức ký kết thực hiện hợp đồng mua bán, hớng dẫn thực hiện kế hoạch trong phạm vi toàn Công ty. Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các công việc đó. Khai thác nguồn hàng trong nớc để xuất khẩu. Thực hiện chế độ thống kê báo cáo theo quy định hiện hành.
Phòng tài chính kế toán: Gồm 3 ngời.
Chịu trách nhiệm khai thác mọi nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh đồng thời tổ chức tốt việc quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đó. Lập kế hoạch tài chính của công ty (bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn) của công ty. Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, định kỳ và chỉ đạo quản lý hoạt động tài chính trong toàn công ty theo đúng chế độ nhà nớc ban hành.
Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Hà Nội : 6 ngời .Trụ sở tại 62 Giảng võ - Hà Nội. Chủ yếu làm nhiệm vụ đại lý, bán lẻ hàng tiêu dùng thực hiện chế độ hạch toán báo sổ.
Chi nhánh Lạng Sơn: 4 ngời. Trụ sở tại Lạng Sơn. Làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu qua Trung Quốc, có đủ cơ cấu giám đốc, phó giám đốc, kế toán và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc.
Chi nhánh kinh doanh tổng hợp Gia Lâm: 8 ngời. Trụ sở tại Gia lâm- Hà nội, Chủ yếu kinh doanh sắt thép, vật liệu xây dựngcó thực hiện hạch toán báo sổ .
Trung tâm thơng mại và đầu t phát triển nông nghiệp.
Mới hình thành bộ máy, có trụ sở riêng, có Giám Đốc trung tâm tự lo liệu, lấy thu bù chi để tiến hành thành lập một đơn vị hạch toán báo sổ hoàn thiện hơn vào năm 1996.
3.Chức năng nhiệm vụ của công ty. 3.1.Chức năng.
Là một doanh nghiệp đợc thành lập theo quyết định số 4285/QĐ- UB ngày 29/12/1994 của UBND Thành Phố Hà Nội, công ty VINAGIMEX là một đơn vị có chức năng hoạt động trực tiếp trên lĩnh vực xuất nhập khẩu trực tiếp và đợc cấp giấy phép kinh doanh số 5- 12 - 1006/GP. Hiện nay mục đích chính của công ty là thông qua kinh doanh nội đia và hoạt động xuất nhập khẩu để góp phần thúc đẩy sản xuất trong nớc, đẩy mạnh xuất nhập khẩu tạo thu nhập cho công ty, tăng thu nhập ngoai tệ cho nhà nớc góp phần không nhỏ cho sự nghiệp công nghiêp hoá hiện đại hoá đất nớc.
Công ty có chức năng sau:
Chủ động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức khác theo quy định nhà nớc và pháp luật quốc tế.
Đợc vay vốn của các tổ chức xã hội và cá nhân trong và ngoài nớc để phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức liên doanh liên kết, hợp tác sản xuất với các tổ chức xã hội và các cá nhân để đẩy mạnh hoạt đông sản xuất kinh doanh đặc biệt là xuất khẩu.
Tham gia các hội chợ triển lãm giới thiệu các sản phẩm trong và ngoài n- ớc.
Cử cán bộ của công ty ra nớc ngoài hoặc mời bên nớc ngoài vào Việt Nam để đàm phán ký kết hợp đồng cho sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu theo quy định hiện hành.
Tổ chức bộ máy quản lý, mạng lới sản xuất kinh doanh phụ thuộc (kể cả bên nớc ngoài) công ty theo nguyên tắc chung và phù hợp với nhiệm vụ đợc giao.
Có quyền tố tụng và khiếu nại trớc cơ quan pháp luật đối với các đơn vị cá nhân khác vi phạm hợp đồng. Đợc áp dụng các chức danh, hình thức trả tiền lơng, thởng, đề bạt, kỷ luật công nhân viên theo quy định hiện hành của nhà nớc và hội đồng trung ơng liên minh các HTX Việt Nam.
3.2. Nhiệm vụ
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và các kế hoạch khác có liên quan.
Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Công tác quản lý, khai thác có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo tự bù đắp chi phí, cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu, làm tròn nghĩa vụ với nhà nớc.
Thực hiện đầy đủ các cam kết có trong các hợp đồng và các hợp đồng có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, tuân thủ mọi qui định, chính sách pháp luật của nhà nớc việt nam.
Nghiên cứu thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lợng, gia tăng khối lợng hàng kinh doanh. Đa ra kế hoạch cụ thể để mở rộng thị trờng trong và ngoài nớc, phát triển hoạt động kinh doanh, thu hút nhiều ngoại tệ góp phần phát triển nền kinh tế đẩy nhanh công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nớc bằng việc nhập khẩu máy móc thiết bị.
Quản lý và sử dụng hợp lý lao động, thực hiện tốt chính sách cán bộ,chế độ quản lý tài chính. Tổ chức tốt việc trả lơng, thởng đào tạo bồi d… ỡng về văn hoá, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, cải thiện đời sống ngời lao động.
Chấp hành tốt công tác bảo hộ và an toàn ngời lao động, trật tự xã hội, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa.