II. Giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình nhập khẩu thiết bị toàn bộ ở công ty
4. Nâng cao công tác đàm phán và kí kết hợp đồng
Đàm phán: gồm có chuẩn bị đàm phán và thực hiện quá trình đàm phán.
- Chuẩn bị đàm phán: trớc khi đàm phán công ty nên chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán nh chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chơng trình đàm phán
+ Chuẩn bị nội dung và xác định mục tiêu: xác định chi tiết đầy đủ các nội dung cần đàm phán, trong mỗi nội dung cần xác định các phơng án đàm phán, xếp thứ bậc u tiên của các phơng án và các nội dung. Xác định các mục tiêu cần đạt đợc, những mục tiêu nào cần u tiên tối đa các nỗ lực để thơng lợng, phần nào thì cần có những sự nhợng bộ cần thực hiện nếu có yêu cầu để đạt đợc sự thoả hiệp, những phần không thể nhợng bộ, vì nếu nhợng bộ sẽ ảnh hởng trực tiếp đến phơng án kinh doanh đã xác lập. Kinh nghiệm cho thấy là muốn đàm phán thắng lợi thì không bao giờ bắt đầu đàm phán mà không có các phơng án lựa chọn. Công ty phải lựa chọn sẵn các phơng án lựa chọn khác nhau để khi bớc vào đàm phán luôn luôn chủ động. Đối phơng khi thấy công ty đẵ có sự chuẩn bị kỹ các phơng án nh vậy thì sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phơng án công ty đa ra, khi đó công ty sẽ đạt đợc mục tiêu của mình.
+ Chuẩn bị số liệu thông tin: các số liệu thông tin cần chuẩn bị gồm thông tin về hàng hoá về thị trờng và thông tin về đối tác
+ Chuẩn bị nhân sự đàm phán: thành phần tham gia đàm phán phải là những ngời có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm về kỹ thuật, th- ơng mại, pháp luật. Ngoài ra họ cũng phải có một số đặc tính cá nhân nổi trội về khả
phản ứng linh hoạt trớc các tình huống, có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán đợc. Về phần công ty thì không nên có những sức ép không cần thiết với những ngời tham gia đàm phán trớc khi bớc vào các cuộc đàm phán.
- Thực hiện đàm phán.: trong quá trình đàm phán, đối với những vấn đề còn đang bàn cãi, công ty nên có sách lợc tháo dỡ dần, không nên vội vàng vì nếu không sẽ không nắm đợc toàn bộ vấn đề, không đủ thời gian suy nghĩ thấu đáo, có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác đợc hết lợi thế. Tuy nhiên, ngời đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố chấp bảo vệ những lợi ích đẵ tính toán từ trớc mà nên có những nhợng bộ nhất định.
Kí kết hợp đồng: trong phần này, tôi chỉ đa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác soạn thảo hợp đồng nh
+ Khi sử dụng từ ngữ, nên chọn những từ dễ hiểu tránh những từ ngữ mập mờ khó hiểu hoặc có thể hiểu theo 2 nghĩa. Nếu trong hợp đồng có thuật ngữ khoa học thì cần phải đợc giải thích ở phần phụ lục
+ Khi sử dụng Incoterms phải ghi rõ trong hợp đồng mua bán sự dẫn chiếu đến phiên bản nào của Incoterms để tránh sự nhầm lẫn và những khó khăn trong việc áp dụng Incoterms
Ví dụ: theo Incoterms 2000
Phải ghi chính xác kí hiệu nh trong Incoterms tránh sử dụng những kí hiệu đã lỗi thời.
Ví dụ: những kí hiệu CF, C+F, C and F, CNF đã đợc thay đổi trong Incoterms 1990 và Incoterm 2000 là CFR