III. Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm gạch ốp lát
3. Hạch toán quá trình tiêu thụ
* Quy trình hạch toán tiêu thụ sản phẩm trong công ty Thạch Bàn
Do trong công ty Thạch Bàn sử dụng kế toán máy để hỗ trợ công việc của kế toán nên một số khâu trong quá trình hạch toán đợc tự động hoá, các thao tác thủ công của kế toán đợc giảm bớt.
Đối với hạch toán chi tiết quá trình tiêu thụ, nhân viên kế toán chỉ thực hiện mã hoá dữ liệu kế toán thông qua các chứng từ mã hoá đã đợc lập trình sẵn trên máy. Công việc ghi các sổ chi tiết về tiêu thụ đợc máy tự động làm. Khi cần, kế toán in các sổ đó từ máy ra.
Đối với hạch toán tổng hợp, hàng ngày sau khi kế toán nhập các dữ liệu của các nghiệp vụ phát sinh vào máy, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ Cái và sổ Nhật ký bán hàng.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ. Sau đó, máy sẽ tự động ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp các bút toán này để khoá sổ và lên các báo cáo về tiêu thụ.
Quy trình hạch toán tiêu thụ tại công ty Thạch Bàn đợc minh hoạ qua sơ đồ sau:
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối quý : Đối chiếu
Sơ đồ 8 : Quy trình hạch toán tiêu thụ sản phẩm gạch ốp lát granite trong công ty Thạch Bàn
Phiếu xuất kho kiêm v/c nội bộ, HĐ GTGT, phiếu nhập HB bị trả lại, phiếu xuất điều chuyển
Chứng từ m hoá nhập dữ liệu vào máy:ã - Phân hệ kế toán bán hàng\HĐBH (Phiếu nhập)
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho\ Phiếu xuất
Sổ chi tiết TK 155, 5112, 531, 632, 911, 131 Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 155, 511, 531, 632, 911, 131 Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh
Bảng cân đối thử
Chứng từ m hoá các bút toán ã đ/chỉnh, bút toán khoá sổ cuối kỳ:
- K/c doanh thu HB bị trả lại - K/c doanh thu thuần, GVHB
Bảng cân đối TK
* Trình tự hạch toán tổng hợp tiêu thụ sản phẩm granite trong công ty Thạch Bàn
TK155-Kho CT TK 632 TK 911 TK511 TK111,131.. GV của sản phẩm tiêu thụ K/C DT thuần GB cha
K/C GVHB TK 531 VAT TK 155-kho CN K/C HB Tổng bị trả lại DT Xuất cho CN GVHB TK3331111 VAT GVHB bị trả lại đầu ra
VAT của HB bị trả lại Doanh thu của HB bị trả lại
Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong công ty Thạch Bàn
* Phơng pháp hạch toán
- Khi có lệnh điều động của giám đốc về việc xuất hàng cho các chi nhánh, phòng kinh tế kế hoạch lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để phản ánh số hàng công ty chuyển cho chi nhánh. Khi đó việc xuất hàng chỉ đợc coi là điều chuyển nội bộ, hàng vẫn cha đợc coi là tiêu thụ.
Ví dụ: Có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội do nhân viên phòng kinh tế kế hoạch lập theo lệnh điều động xuất hàng cho chi nhánh Miền Trung của giám đốc (Biểu số 10 trang sau) nh sau:
Biểu số 10
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 11 tháng 03 năm 2003 Xê ri: AC/2002 Liên 3: Thanh toán nộ bộ Số: 013002 - Căn cứ lệnh điều động số: 08/75 ngày 11 tháng 3 năm 2003 của Giám đốc xí nghiệp kinh doanh – TBC về việc Xuất hàng cho CNMT - Đà Nẵng
Họ tên ngời vận chuyển: anh Hoà Phơng tiện vận chuyển: 54N - 2808 Xuất tại kho: 04- Kho công ty
Nhập tại kho: 06 CN miền trung - Đà Nẵng
Số TT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (hàng hoá, sản phẩm) Mã số Đơn vị tính Số lợng Thực xuất Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4
1 Granite bóng 500x 500 màu 09 loại A1 B50091 m2 427680
2 Granite bóng 500x500 màu 14 loại A1 B50141 m2 291060 ... ...... ......
... ... ... ... ... ... .... ...
Cộng 718740
Xuất, ngày 11 tháng 3 năm 2003 Nhập, ngày tháng năm 2003
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho Nhập
Căn cứ vào chứng từ gốc này, trên Nhật ký chung, nghiệp vụ trên đợc ghi sổ nh sau:
Biểu số 11
Sổ nhật ký chung
Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 30/03/2003
Chứng từ Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có
... ... ... ...
11/03 013002 Xuất hàng điều chuyển (BDCNMT1) 155 Thành phẩm KH04-Kho CT 155 Thành phẩm KH06-CNMT
... ... ... ... Tổng cộng 531,419,749,081 531,419,749,081
Ngày tháng năm
Do công ty tính giá của thành phẩm xuất kho theo phơng pháp bình quân cuối quý nên hàng ngày kế toán chỉ theo dõi thành phẩm xuất kho về mặt số l- ợng. Cuối quý, sau khi kế toán tổng hợp tính ra giá trị của thành phẩm xuất kho trong kỳ, kế toán chỉ cần nhập đơn giá cho từng loại sản phẩm xuất kho còn máy sẽ tự động điền số liệu vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp.
- Khi các HĐ GTGT đợc cửa hàng của công ty và phòng tiêu thụ phía Bắc gửi về, kế toán tại công ty nhập dữ liệu vào máy cho từng HĐ GTGT, sau đó các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ Nhật ký bán hàng.
Ví dụ: Ngày 19/03/2003 cửa hàng của công ty bán hàng cho khách và lập HĐ GTGT sau:
Biểu số 12 Mẫu số: 01 GTKT 3LL
hoá đơn (GTGT)
Liên 3 dùng để thanh toán Xê ri: AA/2002 Ngày 19 tháng 3 năm 2003 Số 114995 Đơn vị bán hàng: Công ty Thạch Bàn
Địa chỉ: xã Thạch Bàn - huyện Gia Lâm - Hà Nội Mã số thuế: 0100107444 - 1
Họ tên ngời mua hàng: Minh Quang Đơn vị: Công ty cổ phần nhựa Bắc Giang Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MST: 0100702813 - 1
Số
TT Tên hàng hoá Mã số ĐVT Số l-ợng Đơn giá Thành tiền
1 Granite bóng 400x400 màu 14 loại A2 B40142 M2 27.200 153,600 4,177,920 .... ... ... ... ... ...
Cộng tiền hàng 4,177,920
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 471,792
Tổng cộng tiền thanh toán 4,595,712
Số tiền bằng chữ: Bốn triệu năm trăm chín mơi lăm nghìn bảy trăm mời hai đồng.
NGời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Căn cứ vào HĐ GTGT, doanh thu bán hàng đợc phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng nh sau:
+ Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131(mã KH KDCTRNBG): 4,595,712 Có TK 511: 4,177,920
Có TK 3331111: 417,792
+ Phản ánh giá vốn của hàng xuất bán (chỉ định khoản , giá vốn hàng xuất bán sẽ đợc điền vào cuối tháng):
Nợ TK 632
Có TK 155
- Cuối tháng, khi các chi nhánh chuyển Báo cáo bán hàng cho công ty, kế toán công ty sẽ vào sổ theo số liệu trên các báo cáo và ghi nợ cho các chi nhánh.
Ví dụ: Căn cứ vào báo cáo bán hàng tháng 3 năm 2003 của chi nhánh Miền Trung gửi ra:
Biểu số 13
Báo cáo bán hàng chi nhánh miền trung–
Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 30/03/2003
Mã vật t Tên vật t ĐVT Số lợng Tiền vốn Doanh thu
B30031 Granite bóng 300 màu 03 loại A1 m2 416.88 45,519,128 M4018T Granite men 400x400 màu 18 thờng m2 200 16,489,200
……… ……… ………. ……….
Tổng cộng 5.478,700 5,527,648,436
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Kế toán phản ánh sổ liệu tổng hợp trên báo cáo bán hàng vào sổ Nhật ký bán hàng tơng tự nh đối với HĐ GTGT:
+ Phản ánh doanh thu tiêu thụ:
Nợ TK 131(mã KH: CNMT): 50,071,041 Có TK 511: 45,519,128 Có TK 3331111: 4,551,913 + Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 155
- Trong trờng hợp bị khách hàng trả lại hàng, do công ty quy định hàng trả vào kỳ kế toán nào thì doanh thu đợc trừ vào kỳ kế toán đó nên doanh thu và giá vốn của hàng bán bị trả lại đợc phản ánh vào sổ Nhật ký chung trong kỳ.
Ví dụ: ngày 19/3/2003 ĐL Hoàng Anh trả lại số hàng đã mua từ kỳ trớc với tổng giá thanh toán là: 4,138,200 đồng, HĐ GTGT số 69504, bộ phận bán hàng của cửa hàng công ty đã lập phiếu nhập cho số hàng bị trả lại nh sau:
Biểu số 14
Phiếu nhập kho Số: 2 Ngày 30 tháng 03 năm 2003 Mẫu số C11 - 11
Họ tên ngời giao: ĐL Hoàng Anh
Theo:...số...ngày...tháng...năm...
Của: ...Nhập lại. Nợ... Nhập tại kho: CN - 06 Phạm Phú Thứ - Đà Nẵng
STT Tên nhãn hiệu quy
cách vật t Mã số vị tínhĐơn Số lợng (m 2) Theo chứng
từ
Thực nhập Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 Granite bóng 300x300 màu 11 loại A1 B30111 m2 89.669 89.669 Cộng 89.669 89.669 Tổng số tiền (Viết bằng chữ)... Nhập ngày...
Thủ trởng đơn vị Ngời giao hàng Thủ kho
Trên sổ Nhật ký chung, doanh thu và giá vốn của hàng bán bị trả lại đợc phản ánh dựa trên định khoản sau:
+ Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: 3,762,000
Nợ TK 3331111: 376,200
Có TK 131(mã KH BDCNMT1) : 4,138,200 + Phản ánh GVHB:
Có TK 632
- Khi các khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán ghi giảm công nợ cho các khách hàng. Các chi nhánh miền Trung và miền Nam cũng đợc coi là khách hàng của công ty.
Ví dụ: +) Cửa hàng Thạch Bàn nộp tiền bán gạch ngày 03/02/2003 số tiền là: 340.000.000 đồng. Kế toán vào phiếu thu trên máy theo định khoản nh sau:
Nợ TK 111:340.000.000
Có TK 131 (mã KH: BDCNMB1): 340.000.000
+) Chi nhánh Miền Nam chuyển tiền bán hàng vào tài khoản của Công ty Thạch Bàn tại ngân hàng Công thơng Chơng Dơng. Căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng kế toán vào chứng từ ngân hàng trên máy theo định khoản:
Nợ TK 11211 (NH CT CD): 2.000.000.000
Có TK 131 (mã KH: BDCNMN): 2.000.000.000
- Khi có thông báo thuế của cơ quan thuế, kế toán thanh toán thực hiện trích chuyển từ TK 1211- TGNH Việt Nam đồng vào TK kho bạc Nhà nớc Gia lâm. Đồng thời kế toán ghi sổ Nhật ký chung cho nghiệp vụ trên nh sau:
Nợ TK 3331 Có TK 112