V- Phân tích thực trạng một số hoạt động của Công ty trong những năm qua
1.Vấn đề công tác lập kế hoạch.
Đây là công tác rất quan trọng có ảnh hởng rất lớn đến quá trình tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Một Hội chợ - Triển lãm Thơng mại có thu hút đợc nhiều khách hàng đến tham gia hay không phụ thuộc vào nội dung, quy mô của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Nội dung của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại chính là ngời tổ chức xác định đợc chủ đề của
Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, các mặt hàng sẽ đợc tham gia trng bày và dự định các hãng sẽ mời tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, quy mô của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại phụ thuộc vào nội dung của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Để lập kế hoạch cho một Hội chợ - Triển lãm Thơng mại thì ngời tổ chức phải nắm bắt đợc các thông tin về nhu cầu, về thị tr- ờng sao cho Hội chợ triển lãm đó thực sự đáp ứng đợc tính cấp bách của nền kinh tế.
Về công tác này, với một ngời có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nh Vitex thì các Hội chợ - Triển lãm Th- ơng mại luôn luôn bám sát yêu cầu của nền kinh tế xã hội. Ngời lập kế hoạch phải tìm đợc câu trả lời để định hình đợc loại và cuộc Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Nh sản phẩm nào hiện nay trên thị trờng đang đợc tiêu thụ lớn? Thị trờng nào là trọng điểm? Hà Nội hay Thành phố Hồ Chí Minh hay các tỉnh khác. Việc tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại có phải là con đờng tốt nhất để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp hay không? Và doanh nghiệp có sẵn sàng tham dự Hội chợ triển lãm đó không hay họ lo sợ kết quả đạt đợc quá nhỏ so với chi phí bỏ ra tham dự Hội chợ - Triển lãm Thơng mại... Vì vậy khi lên kế hoạch cho một Hội chợ - Triển lãm Thơng mại là không đơn giản. Với những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại đợc tổ chức định kỳ nh Hội chợ Xuân, EXPO, AUTI, TELECOMP, FORINVEST, Hội chợ Du lịch quốc tế VITFA... là những Hội chợ - Triển lãm Thơng mại lớn luôn thu hút đông đảo các doanh nghiệp, tổ chức trong và ngoài nớc tham gia. Tuy nhiên hiện nay ở Việt Nam có 3 tổ chức hội chợ triển lãm, đó là Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam, Trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam (VEFAC) và Vinexad nên số lợng Hội chợ - Triển lãm Thơng mại rất nhiều, thời gian tổ chức gần nhau nên đã làm phân tán rất nhiều các doanh nghiệp tham dự. Bên cạnh đó các chủ đề Hội chợ - Triển lãm Thơng mại thờng lặp lại nh năm trớc mà không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội, của nền kinh tế. Chính vì vậy các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại không thu hút đợc các doanh nghiệp tham dự cũng nh khách tham quan. Điều này đợc thể hiện rõ ở triển lãm “Thiết bị
đóng gói và chế biến thực phẩm, các sản phẩm nông nghiệp và công nghiệp nhẹ năm 1999” vì không có khách Công ty đã phải huỷ bỏ không tổ chức.
2. Về tổ chức cán bộ và nghiệp vụ.
Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức cán bộ, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên của Công ty và bổ sung thêm các cán bộ chuyên ngành làm Marketing, cán bộ nghiệp vụ kỹ thuật quảng cáo, hội chợ. Tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên của Công ty học thêm ngoại ngữ (Anh, Pháp, Trung Quốc...) và quản lý để nâng cao trình độ đáp ứng với yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của công tác quảng cáo, hội chợ.
3. Về địa điểm tổ chức.
Đây là một vấn đề hết sức khó khăn đối với Công ty. Do Công ty cha có một địa điểm tổ chức của riêng mình nên thờng hay bị động trong vấn đề chuẩn bị địa điểm. Ngay khu Triển lãm Giảng Võ là địa điểm Công ty tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại quốc tế hàng năm cũng thuộc sự quản lý của 4 đơn vị : Bộ Thơng mại, Bộ Văn hoá, Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam và Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội.
1.4. Về xúc tiến, quảng cáo và mời khách.
Sau khi quyết định tổ chức các Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, Công ty cha có các biện pháp quảng cáo xúc tiến thích hợp. Khác với các sản phẩm cụ thể khác có thể quan sát trực tiếp đợc, dịch vụ Hội chợ - Triển lãm Thơng mại có tính trìu tợng, do vậy việc thông tin cho khách hàng biết rõ về nó càng trở nên cần thiết. Hơn nữa hiện nay số lợng các cuộc triển lãm hội chợ diễn ra trong một năm ngày càng tăng, nhiều pháp nhân đứng ra tổ chức, do vậy để thu hút ngày càng nhiều khách hàng tham gia vào hội chợ triển lãm là một vấn đề khó, đòi hỏi nhà tổ chức phải có những chính sách hợp lý trong khâu mời khách.
* Đánh giá về công tác mời khách của Vitex.
- Khâu thiết lập thông tin cung cấp cho khách hàng vẫn cha đáp ứng đợc nhiều những đòi hỏi của nhà các doanh nghiệp Việt Nam cũng nh doanh nghiệp nớc ngoài. Cha cung cấp đầy đủ các thông tin dữ liệu cần thiết về thị trờng cho nên khả năng nhu cầu cũng bị hạn chế theo. Khả năng t vấn cho doanh nghiệp nớc ngoài thâm nhập vào Việt Nam hầu nh cha phát huy đợc. Rất nhiều nớc, Công ty muốn đầu t công nghệ, vốn vào Việt Nam nhng lại không nắm đợc.
- Khâu lựa chọn khách hàng : Cha nắm bắt đầy đủ các thông tin về thị trờng nên khả năng thu thập về các doanh nghiệp có nhu cầu tham dự cha cao. Đối với khách hàng là ngời nớc ngoài, cha mở rộng thị trờng ra nhiều nớc, đặc biệt là Châu Mỹ thì hầu nh cha có. Các khách hàng chủ yêu là Châu á, một số nớc điển hình ở Châu Âu.
Cách thức mời : VITEX đã rất năng động trong công tác mời khách. Bằng nhiều hình thức giao dịch khác nhau nh trực tiếp mời hay thông qua các tổ chức các doanh nghiệp để mời. Nhng nhiều khi việc mời gián tiếp không đem lại kết quả. Vì vậy các nhân viên của Vitex cần phải cố gắng tích cực trực tiếp mời khách.
5. Về tổ chức giàn dựng gian hàng.
Cách tổ chức các gian hàng cha khoa học. Có những gian hàng khách phải đi qua nhiều lần để thăm những gian hàng khác, trong khi có những gian hàng ở chỗ khuất rất ít ngời đến xem. Chính những điều này khiến những ngời khách đăng ký muộn không muốn tham gia Hội chợ - Triển lãm Thơng mại nữa do chỉ còn những gian hàng ở vị trí khuất.
Mặt khác, việc bố trí các gian hàng nhiều khi không hợp lý. Trong Hội chợ EXPO’ 1999 nhiều khách hàng phàn nàn về việc sắp xếp hàng kem, giải khát trên gác nhà A1 rất mất vệ sinh, nhất là gần các gian hàng mỹ phẩm và quần áo...
6. Trong thời gian tiến hành Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.
Các dịch vụ gắn liền với Hội chợ - Triển lãm Thơng mại còn rất hạn chế. Những ngời tham gia thờng xuyên phàn nàn về sự thiếu vệ sinh ở khu vực trng bày, toilet. Quá nhiều trẻ em đến xin tiền, trẻ đánh giày, ngời tàn phế... làm họ rất khó chịu nhất là ngời ngoại quốc.
Công ty cũng cho khách hàng thuê một số thiết bị phụ thêm tuy nhiên giá còn rất cao mà nhiều khi không có những thứ khách hàng yêu cầu. Chẳng hạn giá thuê một chiếc quạt Trung Quốc là $10/ngày nh vậy, sau 5 ngày hội chợ, Công ty sẽ thu đợc số tiền nhiều gấp 2 lần giá trị chiếc quạt. Nhiều thứ lẽ ra ngời tổ chức phải trang bị cho khách hàng nhng họ vẫn phải thuê (nh tủ kính cho hàng trng bày, các loại phích cắm, ổ cắm...).
Số lợng khách đến tham quan quá đông, tuy nhiên nhiều ngời đến chỉ xin Catalogue, tặng phẩm ... Khách tham quan thật sự quan tâm tới buôn bán còn ít. Các chủ hàng không biết ai là khách hàng để có biện pháp tiếp đón tốt hơn.
7. Về công tác phỏng vấn (điều tra) khách hàng.
Trong quá trình tiến hành Hội chợ - Triển lãm Thơng mại, công tác phỏng vấn điều tra khách hàng (các doanh nghiệp tham dự và khách tham quan) là rất quan trọng. Đó là những thông tin chính xác về chất lợng của Hội chợ - Triển lãm Thơng mại. Để tránh sự không nhiệt tình của ngời đáp viên, ngời phỏng vấn cần phải tinh ý quan sát thái độ của họ và kiên trì để thu thập đợc các ý kiến thông tin về quá trình tổ chức Hội chợ - Triển lãm Thơng mại.