II/ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH TẠI XÍ NGHIỆP.
2/ Những ưu điểm và một số nhược điểm còn tồn tại trong công tác kế toán – thống kê nói riêng và công tác quản lý nói chung ở XN.
2.1 Những ưu điểm:
Thứ nhất : Về cơ cấu tổ chức quản lý.
Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp tương đối đơn giản, gọn nhẹ. XN đã xây dựng bộ máy quản lý theo chế độ một thủ trưởng và cũng là người điều hành duy nhất. Giữa các bộ phận chức năng không ra lệnh cho nhau, chỉ liên hệ với nhau để nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời hỗ trợ lẫn nhau nhằm làm tốt chức năng của mình.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
+ XN tổ chức sử dụng chứng từ đúng mẫu quy định về chế độ chứng từ kế toán do nhà nước ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán tổ chức phản ánh vào chứng từ một cách trung thực, chính xác, kịp thời và đúng quy định.
+ XN ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính vào từng mẫu biểu chứng từ kế toán cụ thể và xây dựng trình tự luân chuyển chứng một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, thông tin kế toán.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
+ XN đã sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo hệ thống tài khoản mà Công Ty Gang Thép Thái Nguyên quy định.
+ XN đã xây dựng hệ thống tài khoản một cách thích hợp để sử dụng cho đơn vị mình gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết để phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong đơn vị, đáp ứng yêu cầu kiểm tra và cung cấp thông tin cho quản lý.
- Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của XN gồm 6 người được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhân viên kế toán luôn được chú ý bồi dưỡng nâng cao. Ngoài ra, các nhân kế toán còn được trang bị kiến thức về ngoại ngữ, vi tính để tiếp cận nhanh chóng với hệ thống công nghệ thông tin và hoà nhập với thị trường giao dịch nước ngoài. Ban lãnh đạo XN đã trang bị các phòng máy vi tính để thuận tiện và dễ dàng hơn hơn trong công việc.
Hình thức kế toán hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, số liệu được cập nhật hàng ngày rồi tổng hợp báo cáo mỗi tháng. Đây là hình thức kế hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Việc đưa công nghệ máy tính vào quản lý đã theo dõi chặt chẽ các mặt của hoạt động kinh doanh, tính chính xác của số liệu và giảm bớt được khối lượng lớn công việc cho kế toán viên, phát huy hết tác dụng từ việc khai thác kế toán máy.
Do có sự thay đổi của chế độ kế toán mới, Công ty đã liên tục bổ sung những thiếu sót trong công tác hạch toán nhằm hoàn thiện những mặt còn hạn chế bằng cách đầu tư cài đặt các phần mềm kế toán mới đầy đủ hơn, hoàn thiện hơn.
Tại Xí nghiệp công tác hạch toán kế toán trên máy tính sử dụng phần mềm máy tính luôn được cơ quan và nhân viên tiếp nhận kịp thời sao cho phù hợp với công tác quản lý từ Công ty.
Thứ ba :Về các phần hành kế toán.
a) Về hạch toán nguyên vật liệu.
Với đặc điểm cụ thể của XN mình là : thu mua sắt thép phế cung cấp cho các nhà máy trong Công Ty Gang Thép, việc xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục, XN đã lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu một cách thích hợp, đảm bảo cung cấp thông tin về số lượng N – X – T kho từng loại nguyên vật liệu (chủ yếulà sắt thép phế) một cách kịp thời, cập nhật.
b) Về tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ ở XN.
- Qua bảng tổng hợp TSCĐ ngày 01/01/2005 của XN ta thấy : hầu hết TSCĐ ở XN đã khấu hao hết.
- XN đã phân loại TSCĐ một cách khoa học, hợp lý thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán.
- Trong mọi trường hợp, TSCĐ đều được đánh giá theo nguyên giá và GTCL, việc ghi sổ đảm bảo được tất cả 3 chỉ tiêu về giá trị TSCĐ là nguyên giá, giá
c) Về tình hình sử dụng Lao động và chi tiêu quỹ lương của XN
- Số lượng lao động của XN không nhiều. Hàng năm XN có tổ chức tuyển dụng lao động nhưng chủ yếu là tuyển dụng vào bộ phận bán hàng. Nhưng nhìn chung, số lượng lao động của XN chưa bao giờ vượt quá 200 người. Điều đó cũng rất phù hợp với quy mô của XN.
- Tại XN, kế toán đã thực hiện đúng theo quy chế tiền lương do Giám Đốc XN ban hành ; thực hiện báo cáo quyết toán tiền lương hàng tháng theo quyết định của Công Ty Gang Thép Thái Nguyên.
- CBCNV ở XN có mức thu nhập tương đối ổn định và khá cao ( thu nhập bình quân : 2.000.000 đ/ tháng/ người). Điều đó cho thấy Giám Đốc XN cùng các phòng ban chức năng đã tổ chức tốt công tác thu mua và tiêu thụ thép phế liệu cũng như thép chính phẩm của Công Ty.
d) Công tác thu mua thép phế liệu ở XN.
- XN đã thực hiện đúng theo quyết định của Công Ty Gang Thép Thái Nguyên về giá mua sắt thép phế tại từng thời điểm mua hàng.
- XN luôn hoàn thành kế hoạch về sản lượng thép phế thu mua mà Công Ty giao và luôn tiếp kiệm được chi phí thu mua.
e) Về công tác tiêu thụ ở XN.
Việc tổ chức kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng của XN thực sự được coi trọng, thường xuyên cải tiến và hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, hạch toán trong nền kinh tế thị trường. Cùng với việc tổ chức tốt công tác thu mua, XN còn tổ chức tốt từ khâu nhập kho thành phẩm đến khâu tiêu thụ, nhờ đó mà tránh được mất mát, hao hụt tự nhiên, tồn kho ít, tiêu thụ nhanh.
Sổ sách và các báo cáo được chi tiết theo từng khoản mục, các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, giá vốn của hàng bán nội bộ và hàng hoá bán ngoài được theo dõi riêng nên dễ xác định tình hình kinh doanh, từ đó báo cáo lên cấp
trên để tìm hướng giải quyết.
Xí nghiệp đã áp dụng nhiều thể thức thanh toán phù hợp, biết khuyến khích người mua bằng các khoản chiết khấu khi mua nhiều và thanh toán sớm nên hầu hết là giữ được khách hàng, tình hình thanh toán là tương đối đúng hạn theo hợp đồng.
Thủ tục xuất kho tuân thủ đúng với yêu cầu của chế độ kế toán. Thể hiện bằng các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho... luôn đầy đủ ký hiệu, dấu, tên và chữ ký...
- Về tiêu thụ nội bộ : XN luôn luôn phấn đấu để tiết kiệm được lượng chi phí nhiều nhất có thể. XN đã được Công Ty khẳng định là XN cung cấp nguyên vật liệu (thép phế liệu) hàng đầu cho luyện thép.
- Về tiêu thụ ngoài : XN đã không những không chi vượt mức chi phí tiêu thụ do Công Ty khoán mà hầu như tháng nào cũng tiết kiệm được chi phí (cụ thể trong tháng 2/2005 XN đã tiết kiệm được một khoản chi phí bán hàng là : 247.937.546 đồng). Cũng chính vì thế mà đời sống của CBCNV trong XN ngày càng cao.
f) Kế toán các khoản phải thu, phải trả ở XN.
Công tác theo dõi công nợ là rất chặt chẽ, do được mở các sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng. Các chứng từ liên quan tập hợp đầy đủ và được cập nhật, theo dõi, thông báo liên tục cho khách hàng và cho cấp trên. Hệ thống sổ sách gọn nhẹ, chi tiết, dễ quản lý, số liệu rõ ràng mạch lạc, sổ sách được bảo quản tốt.
Qua xem xét các khoản phải thu, phải trả của XN trong tháng 2/2005 ta thấy :
- Số nợ phải trả của XN chủ yếu là khoản phải trả người bán. Tuy nhiên những khoản nợ này đều chưa đến hạn trả và không có khoản nợ nào quá hạn. Điều đó cho thấy XN luôn thanh toán các khoản nợ cho người bán đúng hạn
- Về kế toán công nợ phải thu : XN vẫn còn một số khoản phải thu đã quá hạn và một số khoản phải thu khó đòi. Điều đó cho thấy việc tổ chức công tác thụ hồi nợ của XN trong tháng 2/2005 chưa được tốt. XN không nên để tình trạng đó kéo dài vì như thế làm cho vòng quay của đồng vốn chậm .Trong những tháng tiếp sau, XN nên tổ chức tốt hơn nữa công tác thu hồi nợ để khắc phục tình trạng đó.
g) Kế toán vốn bằng tiền ở XN.
Đối với kế toán vốn bằng tiền, XN đã tuân thủ đúng các nguyên tắc quản lý, hạch toán. Do đó không xảy ra các hiện tượng thất thoát, lãng phí. Tuỳ theo hoạt động thu mua theo từng tháng, từng thời kỳ mà kế toán vốn bằng tiền sẽ xem xét nên để tiền tại quỹ của XN hay gửi vào ngân hàng.
Thứ tư : Về công tác thống kê ở XN.
Mặc dù chưa có một tổ thống kê riêng biệt nhưng nhân viên của các phòng ban trong XN được giao nhiệm vụ làm công tác thống kê đã kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng để thực hiện công việc của mình và đã đem lại những thông tin chính xác, cần thiết, hữu ích cho bộ máy quản lý của XN.