1. Định hướng phát triển kinh doanh của công ty
2.2.Tăng cường công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu
2.2.1. Lý do lựa chọn giải pháp
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các yêu cầu của người mua bao gồm các yêu cầu hết sức cơ bản về mặt kĩ thuật như đặc tính kĩ thuật, thông số kĩ thuật, công nghệ, các yêu cầu về bảo hành, tiêu chuẩn sản xuất, môi trường cũng như các yêu cầu về mặt tài chính như yêu cầu làm rõ các chi phí tổng thể và chi tiết giá dự thầu. Nó tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi. Nó cũng là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu (nhà thầu xếp thứ nhất)
Hiện nay, công tác lập hồ sơ mời thầu tại ban quản lý dự án còn nhiều thiếu xót như: chậm tiến độ so với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, còn phải làm lại nhiều lần,… thiếu xót trên là do cả nguyên nhân chủ quan lẫn nguyên nhân khách quan. Tuy nhiên nhằm nâng cao chất lượng của hồ sơ mời
thầu, trước hết chính ban quản lý dự án phải có những sáng kiến cải tiến quá trình lập hồ sơ mời thầu các gói thầu
2.2.2. Nội dung của giải pháp
Thứ nhất, nâng cao trình độ cán bộ lập hồ sơ mời thầu
Chất lượng hồ sơ mời thầu là một trong những điều kiện quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu, vì thế việc lập hồ sơ mời thầu phải đỏ hỏi người lập phải có đủ kiến thức, kinh nghiệm, tính khách quan, tính chuyên nghiệp cao. Để nâng cao trình độ của các cán bộ lập hồ sơ mời thầu cần bồi dưỡng thêm cho các cán bộ, đồng thời có những khuyến khích về cả vật chất và tinh thần giúp cho họ thoải mái và tự tin hơn trong công việc.
Thứ hai, nâng cao chất lượng nội dung trong hồ sơ mời thầu
Trong hồ sơ mời thầu có hai nội dung quan trọng là chỉ dẫn cho nhà thầu và bảng tiên lượng. Hai nội dung này được soạn thảo kĩ lưỡng, đầy đủ, chính xác bao nhiêu thì các nhà thầu nắm được các thông tin về gói thầu càng rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình trong việc soạn thảo.
Ngoài ra, một phần cũng rất quan trọng trong hồ sơ mời thầu là việc soạn thảo hợp đồng xây lắp. Khác với công tác khác, các hoạt động trong đấu thầu được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận. Những quy định mà ban quản lý dự án đưa ra trong hợp đồng sẽ là những quy định mà ban quản lý dự án và nhà thầu phải tuân theo từ khi kí kết hợp đồng cho đên khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý thế nào và nhà thầu sẽ thoái thác, lúc đó thiệt hại sẽ thuộc về ban quản lý dự án. Nhưng nếu điều kiện này lập
một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu… như thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia gói thầu. Cho nên đối với mỗi gói thầu, ban quản lý dự án nên đưa ra các điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu.
Trong hồ sơ mời thầu phải quy định cụ thể các biện pháp xử lý nếu có các tình huống phát sinh xảy ra như chậm tiến độ so với kế hoạch mà nhà thầu đã thỏa thuận với ban quản lý, chấm dứt hợp đồng khi công trình còn dở dang
Trong hồ sơ mời thầu cũng nên nêu rõ trách nhiệm của nhà thầu, quy định trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm về việc lập các kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về mặt chất lượng, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng thi công của ban quản lý dự án. Những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể, đầy đủ và ban quản lý dự án cần phải tính trước mọi tình huống có thể xảy ra.
Tuy nhiên khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về phương pháp thực hiện từng công việc cụ thể, từng loại nguyên vật liệu mà để nhà thầu tìm ra cách thực hiện mà theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo chất lượng. Có như vậy mới phát huy được tính sáng tạo của nhà thầu.
Trong trường hợp ban quản lý dự án thuê tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu đối với các gói thầu có quy mô lớn hoặc trung bình. Trong trường hợp này , ban quản lý dự án nên cung cấp đủ các bản vẽ thi công, các catalogue về vật tư thiết bị… cho tư vấn và thường xuyên có các trao đổi với cán bộ tư vấn nhằm đẩy nhanh tiến độ tư vấn nhằm đẩy nhanh tiến độ và nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu.
Để nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu của các gói thầu, ban quản lý dự án cần thực hiện các biện pháp khi có điều kiện sau:
Cán bộ lập hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực chuyên môn cao, am hiểu về gói thầu, có trách nhiệm cao trong công việc.
Cán bộ lập hồ sơ mời thầu trong khi soạn thảo các nội dung này phải thực sự chuyên tâm, chú ý và đem hết khả năng của mình vào trong công việc soạn thảo đó.
Các tài liệu: Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật, tổng dự toán… phải được lập chính xác so với điều kiện thực tế.
2.2.4. Lợi ích của giải pháp
Nâng cao chất lượng hồ sơ mời thầu sẽ đạt được hiệu quả sau:
Góp phần nâng cao chất lượng công trình, đẩy nhanh tiến độ, nhanh đưa lại hiệu quả cho dự án
Nhà thầu hiểu rõ về gói thầu thì sẽ có hồ sơ dự thầu tốt, sẽ đem lại lợi ích cho ban quản lý dự án như: chọn được nhà thầu tốt nhất do vậy dảm bảo chất lượng công trình, yếu tố tiên quyết đối với các doanh nghiệp xây dựng.
Phát huy tính sáng tạo của nhà thầu, tạo điều kiện cho nhà thầu đưa ra phương án thiết kế hợp lý, thông mình của mình giúp cho công trình vừa đạt các chỉ tiêu về an toàn, tiết kiệm vừa đạt được tính thẩm mĩ và độ bền khi sử dụng.