thiết kế, quy hoạch để ban điều hành dự án nhanh chóng đưa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố đó.
3. Phân cấp thông tin:
Tuỳ theo tính chất các luồng thông tin ra vào ban Quản lý dự án, có thể chia chúng thành :
Thông tin chung : Được công khai cho mọi đối tượng có liên quan.Ví dụ như:
-Thông tin về thời gian dự án -Tiến độ thực hiện dự án
Thông tin chuyên môn : Được truyền tới các ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan.
- Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình được chuyển tới ban “Thiết kế và quy hoạch tổng thể”
- Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban “Tài chính”
Thông tin mật : Với nguồn thông tin nhạy cảm này chỉ có các cấp lãnh đạo được phép tiếp cận.
- Thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế.
- Sự thay đổi trong quy trình thực hiện dự án
4.Phương thứ tiếp cận, truyền tin:
Thông tin giữa các bộ phận của ban Quản lý dự án với Ban điều hành cũng như với Chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan liên quan khác chủ yếu được truyền đi nhờ văn bản, các báo cáo định kỳ. Bên cạnh đó các phương thức tiếp cận dưới đây cũng hết sức cần thiết, nó đảm bảo quá trình truyền tin nhanh chúng cập nhật hơn:
• Truyền tin qua E-Mail, điện thoại trực tiếp, Fax: Các trang thiết bị được lắp đặt tại mỗi bộ phận để đảm bảo thông tin được truyền đi một cách kịp thời và chính xác nhất.
• Truyền tin qua phương tiện thông tin đại chúng: Qua sách báo, đài hoặc tivi giới thiệu về công trình mà đơn vị mình đang thực hiện.
• Thông qua mạng máy tính nội bộ: Được nối kết một hệ thống nhất và hiện đại.
Các cuộc họp báo cáo thường xuyên hay định kỳ: Thông qua các cuộc gặp gỡ trực tiếp để tạo hiệu quả trong quản lí.