I- Quá trình hình thành Chức năng nhiệm vụ của công ty hoá chất
3) Cơ cấu quản lí và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
a) Trớc đổi mới:
Mang đặc tính của cơ chế quan liêu, trong thời kì này hoạt động kinh doanh của công ty rất thụ động . Các hoạt động của công ty đều dựa theo chỉ tiêu, định hớng của nhà nớc. Mua nhập hàng theo hợp đồng ký kết giữa Chính phủ Việt nam với các nớc xã hội chủ nghĩa, xuất bán hàng mang tính cấp phát phân chia theo khung giá quy định sẵn của Bộ, nghành quản lý. Cơ cấu bộ máy quản lý so với mức độ hoạt động của công ty là quá cồng kềnh, bao gồm ban Giám đốc, 8 phòng ban nghiệp vụ , 2 tổng kho và một cửa hàng.
b) Sau đổi mới:
Bớc sang nền kinh tế thị trờng, Công ty có nhiều thay đổi theo chiều hớng tích
cực. Công ty ngày càng tỏ rõ khả năng thích ứng với cơ chế mới. Sau năm 1994 hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đạt đợc hiệu quả cao, quy mô hoạt động năm sau cao hơn năm trớc khẳng định sự đứng vững của công ty trên thị tr- ờng.
Do yêu cầu nhiệm vụ và sự đòi hỏi của cơ chế thị trờng bộ máy của công ty đ- ợc tổ chức lại . Công ty hiện nay có 11 phòng ban, đơn vị và đợc xắp xếp thành 10 đầu mối gồm 4 phòng nghiệp vụ, hai trung tâm, 2 cửa hàng, một tổng kho, một xởng sản xuất phụ. Trong đó có 5 bộ phận trực tiếp kinh doanh và từ khi đợc Bộ TM cho phép trực tiếp XNK, công ty đã có 5 tổ chức đại diện ở các cửa khẩu và các thành phố lớn.
Biểu 1: Mô hình hệ thống tổ chức các phòng ban của công ty Hoá chất
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc công ty: là ngời chịu trách nhiệm mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp phụ trách công tác tài chính, công tác kế hoạch, công tác tổ chức, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác thi đua khen thởng kỷ luật, công tác đời sống và trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh XNK
- Phó giám đốc 1: phụ trách công tác XNK và trực tiếp phụ trách
phòng kinh doanh XNK.
- Phó giám đốc 2: phụ trách công tác nội địa, an toàn lao động, bảo vệ, quân sự, kỹ thuật kho và xởng.
Phó GĐ II Phó GĐ I Giám Đốc công ty Phó GĐ III Phòng tổ chức KD-XNK Phòng Phòng kế toán Phòng kế hoạch Tổng kho Đức Giang Cửa Hàng hoá chất VLĐ Cửa hàng KD Tổng Hợp Số 2 Trung tâm KD hoá chất& TMTH Trung tâm KD Chất Dẻo& VTTB Xưởng SX CN Đức Giang
- Phó giám đốc 3: làm việc ở trung tâm kinh doanh chất dẻo và vật t thiết bị điện, phụ trách công tác liên doanh, liên kết của công ty, xây dựng cơ bản.
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tiếp nhập và điều động bố trí cán bộ công nhân viên, đề bạt cán bộ, kỷ luật, khen thởng hay sa thải bớt ngời.
+ Tổ chức đời sống cán bộ công nhân viên nh nhà ở, điện nớc...
+Tham mu cho lãnh đạo công ty về vấn đề tiền lơng, tiền thởng, đào tạo bồi dỡng cán bộ, nghiên cứu tổ chức mạng lới, định ra kế hoạch về cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty nh: quản lý, sửa chữa kho xởng, mua sắm trang thiết bị phục vụ văn phòng làm việc... xây dựng mục tiêu thi dua đối với các đơn vị và cá nhân.
- Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ quản lý tài chính, vốn để phục vụ cho kinh doanh, hoạch toán phân tích lỗ lãi, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nớc theo chế độ đối với các hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh của công
ty đăng ký với cấp trên và giao kế hoạch của công ty cho các bộ phận trong công ty.
- Thống kê, theo dõi giá trị lợng hàng hoá xuất – nhập, tồn, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch kinh của toàn công ty sau đó phân chia kế hoạch theo từng quý hoặc tháng.
- Quy hoạch kho vì đặc điểm của hàng hoá chất dễ cháy nổ, độc hại, nguy hiểm nên khâu kỹ thuật sắp xếp hàng hoá là rắt cần thiết. Phòng kế hoạch xây dựng quy trình sắp xếp hàng hoá để hớng dẫn cho các đơn vị trong công ty đảm bảo an toàn trong kinh doanh.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Là phòng trực tiếp mua bán các loại vật t hoá chất và một số vật t khác phục vụ cho sản xuất. Tập hợp nhu cầu của các cửa hàng và trung tâm, của khách hàng, dự doán nhu cầu mỗi loại, quan hệ cung cầu của thị trờng ở từng thời điểm để lên đơn hàng, làm thủ tục XNK, nắm bắt thông tin, xử lý thông tin về nguồn hàng giá bán nhằm tăng sức cạnh tranh trên thơng trờng, đồng thời đáp ứng kịp thời vật t cho nhu cầu khách hàng. Phòng kinh doanh XNK cũng trực tiếp kinh doanh nhng chủ yếu là bán buôn,
nhập khẩu với số lợng lớn, kí kết hợp đồng XNK hàng hoá với các tổ chức nớc ngoài. Phòng kinh doanh nhập khoảng 90% tổng số hàng hoá cho công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh và tham gia bán hàng với doanh số lớn hơn 50% tổng doanh số bán hàng của công ty.
- Các cửa hàng và các trung tâm: là các đơn vị trực tiếp kinh doanh trong
đó lại đợc chia thành các quầy nhỏ (9 quầy) kinh doanh các mặt hàng hoá chất và đợc phân bổ ở nhiều địa điểm khác nhau trên thành phố Hà Nội. Các cửa hàng và trung tâm đợc quản lý bằng chế độ giao khoán với mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, gắn thu nhập với kết quả lao động, về đối tợng bán hàng là do đơn vị tự tìm ra tuy nhiên trên cơ sở phân công một số bạn hàng ban đầu, mỗi đơn vị lại chuyên môn về một số mặt hạng nhất định, có cửa hàng đã nhập khẩu qua biên giới.
Chức năng chủ yếu của các cửa hàng và trung tâm là bán hàng trên cơ sở
giao khoán về doanh số bán, vốn vay lãi, khấu hao tài sản cố định, thuế doanh thu phải nộp công ty, lợi tức và các khoản khác
- Tổng kho Đức Giang ở Gia Lâm - Hà Nội: đây là kho chính của công ty có cơ sở vật chất và khối lợng hàng hoá cha đựng lớn. Tổng kho có chức năng giúp công ty trong việc chứa hàng và dự trữ hàng để phục vụ quá trình kinh doanh. Tổng kho có nhiệm vụ tiếp nhận xắp xếp, bảo quản, xuất hàng theo đúng thủ tục.
- Xởng sản xuất Công nghiệp Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội: đợc hình thành trong quá trình xắp xếp cán bộ dôi d, tuy nhiên, chỉ sản xuất với quy mô nhỏ, đơn giản, thủ công và tự hoạch toán độc lập dựa trên cơ sở vật chất của công ty.
Địa điểm phân bố các trung tâm, cửa hàng, kho, xởng.
+ Cửa hàng kinh doanh tổng hợp số hai có địa điểm ở thị trấn Đức Giang Gia Lâm Hà Nội.
+ Trung tâm kinh doanh hoá chất và Thơng mại tổng hợp ở số 2 ngõ hàng Bún-Ba Đình Hà Nội.
+ Trung tâm kinh doanh chất dẻo vật t thiết bị điện ở 147 Tây Sơn - Ba Đình - Hà Nội.
+ Tổng kho Đức Giang ở Gia Lâm - Hà Nội + Xởng sản xuất Công nghiệp Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội:
Hiện nay tổng số lao động của công ty là 253 ngời, trong số đó các cán bộ công nhân viên có trình độ đậi học chiếm 38%, trình độ trung học chiếm27%, công nhân kỹ thuật chiếm 32% .Phòng kinh doanh XNK là phòng phụ trách công tác kinh doanh trực tiếp của công ty với đội ngũ cán bộ có trình độ đại học chiến tỉ lệ cao trên 80% trong số gần 30 ngơì.
Ii - thực trạng kinh doanh của công ty hoá chất trong một vài năm qua.