2. Quá trình tổ chức Hội chợ thơng mại của VINEXAD
2.1. Chuẩnbị tổ chức Hội chợ thơng mại
Công ty chủ động tổ chức thực hiện :
Nghiên cứu thị trờng --> lập dự án --> xin phép tổ chức --> chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền Quảng Cáo , danh sách khách mời --> vận động và mời khách tham dự , chỉ đạo công việc vận động khách --> Quảng Cáo , tuyên truyền --> chuẩn bị khu triển l m : Xây dựng gian hàng , trã ng bày hàng hoá,giao diện tích cho khách tham dự --> hoạt động Hội chợ thơng mại --> kết thúc , tháo dỡ gian hàng -- > Tồng kết + rút kinh nghiệm + báo cáo .( Xem sơ đồ )
Phân tích các hoạt động cụ thể #
a. Nghiên cứu thị trờng
Việc nghiên cứu thị trờng trớc khi tiến hành các cuộc Hội chợ thơng mại có vai trò rất quan trọng . Giống nh các sản phẩm thông thờng khác , muốn tiêu thụ thành công trên thị trờng trớc khi sản xuất sản phẩm , các doanh nghiệp phải nghiên cứu thị trờng thật cẩn thận . Hoạt động nghiên cứu thị trờng cho phép các doanh nghiệp chức năng , nhà tổ chức nhận biết đợc xu thếphát triển của nền kinh tế , các yêu cầu của thị trờng , khả năng tiêu thụ một loại sản phẩm và vấn đề nổi trội nhất để xây dựng chủ đề cho Hội chợ thơng mại .Có một chủđề hay , hợp ký với tình hình kinh tế xã hội là một trong những yếu tố thu hút ngời tham dự khi đa ra quyết định tham gia Hội chợ thơng mại , thì cái họ chú ý đến đầu tiên chính làchủ đề của Hội chợ thơng mại có phù hợp với mục tiêu marketing mà họ đề ra hay không ? Nếu nó phù hợp thì việc quyết định chỉ còn là vấn đề thời gian . Tuy nhiên để có đợc điều đó thì việc tổ chức phải nghiên cứu kỹ môi trờng kinh tế xã hội , các ngành kinh tế , các xu hớng phát triển của nền kinh tế , các yêu cầu của thị trờng , đánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm , tìm ra các vấn đề nổi trội nhất để xây dựng chủ đề cho Hội chợ thơng mại . Ví dụ nh trong mấy năm gần đây , do nhu cầu sử dụng các thiết bị tin học ngày càng cao , đặc biệt đối với các công ty trong quá trình hiện đại hoá công nghệ , VINEXAD hàng năm đã đứng ra liên kết với các Bộ ngành liên quan để tổ chức các Hội chợ thơng mại chuyên đề về máy tính . Kết quả thu đợc rất thành công .
Tuy nhiên , VINEXAD còn hạn chế vì không có bộ phận chuyên nghiên cứu nhóm thị trờng chủ yếu gồm lĩnh vực kinh tế , công nghiệp , thơng nghiêp , ngời
tiêu dùng và các đối tợng tham gia . Do vậy việc tổ chức các Hội chợ thơng mại trong nớc thờng bị hạn chế về nhiều mặt đồng thời việc tổ chức thờng là do kiếm việc làm trớc mắt mà tổ chức . Điều này gần đây thể hiện rất rõ và nếu không có sự nghiên cứu thị trờng mang tính chiến lợc sẽ đến lúc Hội chợ thơng mại kém hiệu quả và ngày càng khó đảm bảo đúng tính chất và yêu cầu nhất là trong điều kiện cạnh tranh nh hiện nay.
b. Lập dự án thực hiện
Đây là công việc đòi hỏi phải thực hiên trớc khi Xin giấy phép và bắt tay vào thực hiện .Xong thực tế hoạt động này làm chỉ với mục đích để tham khảo .Phơng pháp lập dự án ( đối với những Hội chợ thơng mại khai thác lần đầu ) sẽ giúp các nhà lãnh đạo gián tiếp , trực tiếp tập trung vào những công việc quyết định , quan trọng tháo,gỡ khó khăn và bàn các biện pháp giải quyết khó khăn , giảm thời gian và tiền của vào những công việc không cần thiết , tăng cờng hiệu quả của dự án .Khi triển khai các dự án ( mặc dù chỉ trên giấy tờ ) song cũng phần nào khẳng định từng đối tợng và công việc mình đang làm một cách chắc chắn , củng cố lòng tin cho các cán bộ thực hiện
c. Xin phép tổ chức thực hiện
Thông thờng , các nhà tổ chức Hội chợ thơng mại sau khi lên danh mục các Hội chợ thơng mại sẽ tổ chức , phải đệ trình lên các cấp có thẩm quyền để xét duyệt .Cụ thể là Bộ Thơng mại quản lý thống nhất hoạt động tổ chức Hội chợ th- ơng mại tên lãnh thổ Việt nam .Việc lên danh mục phải tiến hành trớc ít nhất là một năm .Có thể xin phép tổng thể từ cuối năm trớc theo danh mục Công ty làm gửi Bộ Thơng mại duyệt , hoặc cũng có thể xin phép riêng lẻ khi phát sinh Hội chợ thơng mại . Muốn cóđợc giấy phép thì đơn vị chủ quản phải hiểu đợc dự án và có sự ủng hộ tích cực của các đon vị quản lý , chuyên ngành và các nhà ủng hộ . Do đó việc đối ngoại của công ty là rất quan trọng . Thực tế , giấy phép xin không khó trừ khi nó trùng nội dung với các Hội chợ thơng mại đã đợc duyệt , hoặc trùng địa điểm hay thời gian .
d. Chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền ,Quảng Cáo .
Ngay sau khi có giấy phép , phải chuẩnbị ngay các hoạt động tuyên truyền , Quảng Cáo gồm các việc sau :
+ Họp các đơn vị trong ban tổ chức để chuẩn bị các hoạt động ủng hộ , bảo trợ , tuyên truyền , vận động .
+ Họp báo thông báo tên Hội chợ thơng mại , nội dung , quy mô , tính chất và mục đích ý nghĩa .
+ In ấn đơn đăng ký , tờ giới thiệu , th từ liên quan ... để mời và vận động khách
+ Tuyên truyền trên tivi , đài phát thanh , báo để phụcvụ cho giai đoạn quyết định đến KQ của Hội chợ thơng mại .
e. Vận động và mời khách tham dự.
Đây là giai đoạn quyết định , chiếm nhiều công sức tiền của và thời gian nhất trong quá trình tổ chức Hội chợ thơng mại .Việc triển khai thành công ở phần này sẽ đem lại hiệu quả cao cho một Hội chợ thơng mại . Những việc phải làm là
+ Gửi các tờ đơn đăng ký , giấy mời , th từ đến từng đối tợng cần mời : Có thể thông qua các niên giám công thơng để gửi lời mời các doanh nghiệp sau khiđã đánh giá sự phù hợp với Hội chợ thơng mại . Thờng xuyên cho nhân viên trực tiếp các doanh nghiệp có triển vọng nhất để mời .
Thực tế này rất phức tạp và khó khăn . Vì thực tế có những giấy mời gửi đến đơn vị đến 10 chiếc , trong khi đó có những đơn vị muốn có mà lại không nhận đợc . Vì VINEXAD không có bộ phận tiếp thị riêng của công ty mà các đơn vị trực thuộc có các bộ phận tiếp thị riêng do vậy khi công ty ra chỉ tiêu mời khách thì các cán bộ tiếp thị các đơn vị trực thuộc ( 10 12 đơn vị ) điều hành việc mời này . Không– có bộ phận kiểm tra danh mục khách để tránh chồng chéo . Tình trạng này cũng làmảnh hởng đến chất lợng mời khách và uy tín của công ty .
+ Thông qua các Đại Sứ quán , Lãnh sứ quán của các nớc tại Việt nam để mời khách .
+ Thông qua các Đại sứ quán , Lãnh sự quán của Việt nam tại các nớc để mời . Thông qua các đại lý của công ty hay thông qua các tham tán thơng mại của nớc mình tại quốc gia đó , một cách mời khá phổ biến là tiến hành mời khách tham gia các Hội chợ thơng mại ngay khi họ đang tham gia một Hội chợ thơng mại khác .
+ Thông qua các tổ chức Hội chợ thơng mại chuyên nghiệp trong và ngoài n- ớc .
+ Thông qua việc tuyên truyền của báo chí , đài truyên hình , phát thanh . Vấn đề cần lu ý ở đây chính là xác định mục tiêu khách mời chủ yếu và tiềm năng thực sự cũng nh nhu cầu của các đối tác đối với thị trờng và nội dung Hội chợ
thơng mại . Từ đó lên đợc nhóm mục tiêu chủ yếu và tập trung sức ngời , sức của vào các hoạt động vận động .
Ngày nay việc vận động khách hàng là một hoạt động dịch vụ đem lại hiệu quả cao do vậy những tổ chức , cá nhân cũng tích cực để làm . Chỉ có điều , tỷ lệ hoa hồng và phơng pháp hạch toán và các văn bản pháp quy làm cha cụ thể do vậy dễ dẫn đến những sai phạm và cha công bằng .
f. Các công việc chuẩn bị khai mạc Hội chợ thơng mại + Lên danh mục khách tham dự
+ Chuẩn bị xây dựng trng bày gian hàng , trang trí khu cổng ra vào , khu khai mạc
+ Chuẩn bị các thủ tục cấp thẻ , nhận gian hàng và mời các quan chức , khách tham quan .
Thời gian này rất quan trọng vì tất cả các hoạt động , công sức , chi phí sau hơn 1 năm mời khách đợc thể hiện bằng các gian hàng trng bày , mà cũng qua sự dàn dựng gian hàng , trng bày thì tính chất chuyên môn , uy tín ngày càng đợc nâng cao . Một đơn vị tổ chức Hội chợ thơng mại đợc khách tham dự , khách tham quan đợc các đồng nghiệp khẳng định là ở thời gian này ( tại đây có điều kiện để khẳng định chuyên môn ) .
Công tác an ninh , an toàn và những hoạt động hỗ trợ khác cũng quan trọng không kém . Việc trật tự an ninh bên ngoài khu trng bày , sắp xếp , bố trí vị trí khai mạc và những hoạt động chuẩn bị hớng dẫn khách tham dự , khách tham quan cũng rất công phu .
g. Công tác thông tin
Bên cạnh th mời còn một bộ phận quan trọng khác , đó là các thông tin có liên quan đến Hội chợ thơng mại và thị trờng nớc sở tại . Những thông tin này đợc gửi kèm với th mời cho các Hãng sản xuất , doanh nghiệp trong nớc và quốc tế .
- Những thông tin về Hội chợ thơng mại
Loại thông này bao gồm các nội dung liên quan tới: + Địa điểm
+ Thời gian tổ chức
+ Tên , địa chỉ ngời tổ chức Hội chợ thơng mại + Giá thuê và diện tích gian hàng
Thông thờng thì diện tích chuẩn của một gian hàng trng bày trong nhà là 9 m2, ngoài trời là 50 m2 .Khi đăng ký tham dự , khách hàng phải đặt cọc 30% tổng số tiền thuê gian hàng và số tiền này sẽ không đợc hoàn trả nếu khách huỷ bỏ việc tham dự .
+ Bố trí và sử dụng diện tích Hội chợ thơng mại .
Việc sắp xếp bố trí theo nguyên tắc : sắp xếp theo khu vực . Trong khu vực thì đơn vị đăng ký trớc đợc bố trí trớc , đơn vị đăng ký sau bố trí vào những diện tích còn lại . Tuy nhiên cũng có những ngoại lệ , một ngời tham gia thờng xuyên hay có những quan hệ mật thiết với nhà tổ chức , thì vẫn có thể kiếm đợc gian hàng đẹp dù có đăng ký muộn .
Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm , thông thờng những ngời đăng ký trớc đợc giảm gía , những ngời tham gia nhiều cũng đợc giảm giá.
+ Hàng hoá tham dự
Theo Nghị đinh số 32/1999 /NĐ-CP điều 29 thì hàng hoá sản xuất tại Việt nam , đợc nhập khẩu hợp pháp vào Việt nam thì không đợc thuộc danh mục hàng hoá cấm lu thông . Với hàng hoá tạm nhập khẩu để tham gia Hội chợ thơng mại thì phải đợc tái xuất khẩu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc Hội chợ thơng mại . Nếu không tái xuất khẩu trong thời hạn nói trên thì trớc khi hết thời hạn , th- ơng nhân phải có Văn bản đề nghị gia hạn gửi Sở Thơng mại nơi tổ chức hội chợ .Thời gian gia hạn không đợc quá 30 ngày kể từ ngày hết hạn và không đợc gia hạn quá 03 lần .
Ngời tham gia phải gởi danh mục hàng hoá trng bày tới nhà tổ chức trớc thời gian khia mạc khoảng 30 ngày , bởi vì nhà tổ chức còn phải chuẩn bị nhiều vấn đề nh in catalougue, phân loại khu vực.
Trong danh mục này cần phải phân hàng hoá theo các mục sau : . Hàng chỉ trng bày rồi đem về ( tạm nhập tái xuất )
. Hàng trng bày rồi bán trong hoặc sau thời gian Hội chợ thơng mại . . Hàng quà biếu , quà tặng .
. Đồ dùng cá nhân , đồ ăn uống , vật dụng cho nhân viên dùng trong thời gian Hội chợ thơng mại .
Các loại trên cần ghi chi tiết về chủng loại , số lợng , tổng giá trị , và giá trị từng đơn vị . Thông thờng tạm nhập tái xuất và các đồăn uống vật dụng cho nhân
viên trong thời gian Hội chợ thơng mại ( số lợng hợp lý ) không phải chịu thuế xuất nhập khẩu , hàng bán trong và sau Hội chợ thơng mại phải nộp thuế nhập khẩu , hàng quà tặng cũng đợc miễn thuế nhng có giới hạn tổng giá trị quà tặng và giá trị từng đơn vị quà tặng .
+ Các ấn phẩm băng hình quà tặng đợc đa vào Hội chợ thơng mại , thông th- ờng doanh nghiệp chỉ đợc phép mang các loại catalougues tranh ảnh , băng hình giới thiệu về công ty , sản phẩm , hàng hoá của công ty mình sản xuất
+ Các dịch vụ và đồ dùng đợc cung cấp miễn phí cho ngời tham dự , các quy định về hàng hoá tham dự Hội chợ thơng mại , các quy định về huỷ bỏ hợp đồng tham dự , các dịch vụ và giá cả , các quy định về an toàn , chữa cháy , bảo hiểm , rủi ro , trách nhiệm của các bên ...
- Các dịch vụ đi kèm :
. Thiết bị , dụng cụ trng bày , tivi , video , tủ lạnh .. . Phiên dịch , nhân viên vệ sinh
. Phơng tiện đi lại ăn ở
. Thủ tục xuất nhập cảnh , lu trú, visa. . Phục vụ hội thảo
. Thông tin kinh tế - Thông tin về thị trờng
Loại thông tin này rất cần thiết cho những ngời tham dự , đặc biệt là đối với những doanh nghiệp nớc ngoài. Nó bao gồm các thông tin về chính sách , quy định của chính phủ nớc sở tại về hàng hóa xuất nhập khẩu , về quy mô triển vọng thị trờng của loại hàng hoá tham gia Hội chợ thơng mại , về tình hình cạnh tranh trên thị trờng , về hàng rào phi thuế quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu ( nh quy cách sản phẩm , bao bì , chất lợng .. ) và về mạng lới các nhà phân phối hay các nhà sản xuất đang hoạt động có thể trở thành khách hàng tơng lai của họ .
- Tuyển chọn và hớng dẫn các doanh nghiệp có sản phẩm đăng ký tham dự hội chợ thơng mại .
Để đảm bảo sự thành công của Hội chợ thơng mại , Cơ quan tổ chức phải gom đủ số doanh nghiệp có hàng trng bày phù hợp với mục đích của Hội chợ th- ơng mại . Sau đó cơ quan tổ chức tiến hành ký thoả thuận với các doanh nghiệp tham dự , hớng dẫn họ làm các thủ tục cần thiết nh giải đáp các thắc mắc của họ . Thông thờng thì các nhà tổ chức thờng dựa vào các niên giám thống kê , niên giám
công thơng , danh mục các doanh nghiệp của phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt nam phát hành để tự lựa chọn các doanh nghiệp tham dự
h. Thiết kế xây dựng gian hàng
Trớc ngày khai mạc Hội chợ thơng mại khoảng 2 , 3 ngày thì nhà tổ chức th- ờng bắt đầu tiến hành xây dựng gian hàng . ở đây nhà tổ chức thờng chịu trách nhiệm dàn dựng gian hàng và làm tên gian hàng ( biển đề công ty ) và cung cấp một số thiết bị cần thiết , còn việc bố trí trng bày , trang trí trong gian hàng là trách nhiệm của ngời tham dự . Tuy nhiên xây dựng và bố trí trong gian hàng phải đạt đ- ợc các yêu cầu sau :
+ Thu hút sự chú ý của khách hàng
+ Cho phép bố trí sản phẩm một cách thẩm mỹ nhất . + Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc tiếp xúc
+ Bố trí các thiết bị liên lạc nh điện thoại , thiết bị Quảng Cáo , tivi , casette..sao cho có sức lôi cuốn cao ..
k. Quảng Cáo
Đây là bớc quan trọng để thu hút mọi ngời đến tham quan Hội chợ thơng mại , để đa các thông tin cụ thể về ngời tổ chức , ngời tham dự hàng hoá trng bày ... đến những ngời khách tham quan và khách hàng .thông qua các phơng tiên Quảng Cáo nh Quảng Cáo trên băng rôn , internet , tạp chí .. Công đoạn này gồm 2 việc chính là in ấn tài liệu Hội chợ thơng mại và chuẩn bị tặng phẩm lu niệm cần