Xuất khẩu là một hoạt động kinh doanh đối ngoại ở phạm vi quốc tế. Nó không phải là hành vi mua bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống quan hệ mua bán trong nền thương mại có tổ chức, nhằm thúc đẩy sản xuất hàng hoá phát triển.
Mục đích của hoạt động xuất khẩu là nhằm tối đa ổn định lợi nhuận của doanh nghiệp thông qua mở rộng thị trường tiêu thụ, bù đắp các chi phí đầu
tư. Nhờ phát triển hoạt động xuất khẩu ra thị trường quốc tế mà các doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa các năng lực sản xuất đã đầu tư, tăng hiệu quả kinh doanh nhờ số lượng sản phẩm bán ra trên thị trường quốc tế .
Song hoạt động kinh doanh đối ngoại có những nét riêng, phức tạp hơn so với hoạt động đối nội. Do đó trước khi vào giao dịch thì doanh nghiệp phải chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng từng khâu, từng bước một để từ đó tranh thủ nắm bắt lợi thế nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất, phục vụ kịp thời cho sản xuất và tiêu dung trong nước.
Hoạt động xuất khẩu được tổ chức, thực hiện bao gồm các bước sau: 1.1 Nghiên cứu tiếp cận thị trường nước ngoài.
1.1.1 Nghiên cứu thị trường và các nhân tố ảnh hưởng.
Nghiên cứu thị trường là quá trình tìm hiểu, xem xét có hệ thống cùng với sự phân tích thông tin cần thiết để giải quyết các vấn đề Maketting.
Nghiên cứu thị trường sẽ giúp các nhà kinh doanh nắm bắt được các qui luật vận động thị trường để kịp thời đưa ra các quyêt định thích hợp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Vì thế nghiên cứu thị trường có ý nghĩa rất quan trọng trong phát triển và nâng cao hiệu quả các quan hệ kinh tế, đặc biệt là trong hoạt động xuất khẩu của mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia. Vì vậy, khi nghiên cứu thị trường nước ngoài, các yếu tố chính trị, luật pháp, cơ sở hạ tầng, văn hoá,...doanh nghiệp còn phải biết nên xuất khẩu mặt hàng này, dung lượng thị trường hàng hoá đó là bao nhiêu....Để làm tốt công tác đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải biết nắm bắt, lọc bỏ những thông tin không cần thiết, đồng thời phải có một kế hoạch hợp lí.
a) Nghiên cứu mặt hàng xuất khẩu
Để nhận biết mặt hàng xuất khẩu, phải dựa vào nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng. Từ đó cần tìm hiểu giá trị thương phẩm hàng hoá, tình hình sản xuất mặt hàng, chu kỳ sống mà sản phẩm đang trải qua, tỉ suất ngoại tệ của mặt hàng kinh doanh.
Tìm hiểu tình hình sản xuất mặt hàng để giải đáp về vấn đề như đặc điểm của hàng trước nhu cầu của thị trường, khả năng và các nguồn cung
cấp chủ yếu của các công ty canh tranh. Từ đó xác định được khả năng cạnh tranh của mình ở thị trường và nắm được các nhân tố ảnh hưởng tới giá cả.
Chu kỳ sống của sản phẩm bao gồm 4 giai đoạn. Phân tích xem sản phẩm của mình đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống của sản phẩm là hết sức quan trọng. Ví dụ: nếu sản phẩm của doanh nghiệp đang ở giai đoạn 2, giai đoạn phát triển của sản phẩm thì doanh nghiệp nên tăng số lượng hàng hoá của mình trên thị trường để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và tăng lợi nhuận của mình. Còn nếu sản phẩm đang ở giai đoạn 4, giai đoạn suy thoái của sản phẩm thì doanh nghiệp cần có quyết định rút lui khỏi thị trường nếu doanh nghiệp không muốn lâm vào tình trạng phá sản.
Tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu là số tiền Việt Nam phải chi ra để thu được một đơn vị ngoại tệ. Trên cơ sở so sánh tỷ suất này với tỉ giá hối đoái hiện hành, với mức doanh lợi thu được từ thị trường trong nước để quyết định có thu được hàng hoá hay không? Nếu tỷ suất này thấp hơn tỷ giá hối đoái thì xuất khẩu là có hiệu quả và ngược lại.
Viêc nghiên cứu nhận biết hàng hoá mà thị trường có nhu cầu là bước quan trọng, nó thể hiện tư tưởng chỉ bán cái mà thị trường đang cần chứ không phải là bán cái mà doanh nghiệp đang có.
b) Nghiên cứu về dung lượng thị trường hàng xuất khẩu
Dung lượng thị trường là khối luợng hàng hoá mà thị trường có thể tiêu thụ hoặc giao dịch trong một thời gian nhất định (tháng, năm). Dung lượng ảnh hưởng đến khối lượng hàng có thể tiêu thụ ở thị trường .
Dung lượng không cố định mà thay đổi tuỳ tình hình của thị trường. Nghiên cứu về dung lượng của thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được nhu cầu thực của thị trường, phải nắm bắt được các đối thủ cạnh tranh và các nhân tố ảnh hưởng đến dung lượng thị trường hàng xuất khẩu. Điều đó có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của hàng hoá trên thị trường, giúp cho các nhà kinh doanh cân nhắc các đề nghị, ra quyết định kịp thời, nhanh chóng chớp được thời cơ, đạt hiệu quả kinh doanh cao.
c) Nghiên cứu các hình thức và các biện pháp tiêu thụ hàng để biết các điều kiện về chính trị, thương mại của nước đó.
Như các mối quan hệ và các điều kiện của hiệp định cấp Chính phủ của nước đó với các nước khác, hệ thống giấy phép hạn ngạch, biểu thuế quan hàng xuất khẩu, việc tham gia của nước đó vào các khối chính trị...
Sau khi nghiên cứu, phân tích, các doanh nghiệp phải đánh giá được đặc điểm và các biện pháp kinh doanh của thị trường. Từ đó đưa ra được những kế hoạch cần làm để thâm nhập vào thị trường, tìm chỗ đứng ban đầu hay củng cố phát triển mối quan hệ đã có.
d) Nghiên cứu các điều kiện vận tải.
Cước phí vận tải và các phương tiện vận tải góp phần quan trọng vào khả năng cạnh tranh. Do đó các doanh nghiệp phải tìm phương án vận tải tối ưu nhất cho mình.
1.1.2. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
Trên thị trường thế giới người bán hàng từ nhiều nguồn, nhiều nước khác nhau, cách sản xuất và chi phí sản xuất cũng khác nhau. Do đó việc cạnh tranh diễn ra liên tục, từng nơi, từng lúc rất đa dạng và phức tạp.
Có rất nhiều cách cạnh tranh, điển hình và phổ biến nhất là dùng giá cả. Có khi người bán hàng bán với lãi suất rất thấp, có khi chỉ cần hoà vốn lúc đầu để chiếm lĩnh được thị trường, gây được tín nhiệm, từ đó tăng giá dần. Có trường hợp người bán chịu thua lỗ ban đầu khi mới vào thị trường, khi đã quen khách hàng và thị trường mới tăng giá để bù lỗ và thu lãi.
Hiện nay các đối tượng cạnh tranh thường dùng các chiến lược cạnh tranh sau đây:
- Chiến lược cạnh tranh bằng giá cả: bán hàng với giá cả rẻ, có khi chịu lỗ ban đầu để bán hàng, giữ chân ở thị trường.
- Chiến lược cạnh tranh bằng hàng hoá chất lượng tốt, phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Có thể phối hợp bán hàng chất lượng tốt và giá rẻ.
- Chiến lược công nghệ mới: Dùng công nghệ mới để cải tiến chất lượng hàng để tăng cạnh tranh.
- Chiến lược giữ quan hệ hướng tới khách hàng
Xem xét đối tượng cạnh tranh thực hiện chiến lược nào, thực lực của đối tượng cạnh tranh như thế nào? Từ đó mà doanh nghiệp biết được thực lực cạnh tranh của họ để có thái độ và chiến lược phù hợp.
1.1.3 Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới.
“Giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới phản ánh quan hệ cung cầu hàng hoá đó trên thị trường thế giới, xác định đúng giá cả hàng hoá trong kinh doanh xuất khẩu có ý nghĩa to lớn đối với hiệu quả kinh doanh xuất khẩu”.
Nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới là một công việc quan trọng đối với bất cứ một đơn vị kinh doanh nào. Để đạt được hiệu quả cao trên thương trường quốc tế đòi hỏi các nhà kinh doanh luôn theo dõi, nghiên cứu sự biến động của giá cả, đồng thời phải có các biện pháp tính toán, xác định một cách chính xác .
Trên thị trường thế giới có các loại giá cả sau: - Giá tham khảo
- Giá yết bảng ở sở giao dịch hàng hoá quốc tế - Giá các hợp đồng đã kí
- Giá bán đấu giá, đấu thầu - Giá ở các bản chào hàng.
Xem xét các loại giá trên để nắm được mức giá tối thiểu và tối đa, xu hướng biến động, dự báo được tình hình để có biện pháp xử lý hiệu quả nhất khi kí kết hợp đồng.
Xu hướng biến động của giá cả các loại hàng hoá trên thị trường thế giới là rất phức tạp. Do vậy việc nắm bắt tình hình xu hướng biến động giá cả là hết sức khó khăn đòi hỏi phải có thông tin chính xác, kịp thời. Giá cả ảnh hưởng đến sức tiêu thụ, kinh doanh và lợi nhuận. Nó đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và của một số quốc gia. Đánh giá đúng đắn bảo đảm cho nhà xuất khẩu thắng lợi trong kinh doanh, tránh được sự rủi do và thua lỗ.
Chọn khách hàng là chọn đối tác giao dịch thương nhân để thiết lập quan hệ kinh doanh, an toàn và có lãi. Trước khi lựa chọn ta cần tiến hành điều tra toàn diện như tình hình tài chính, kinh tế, mặt hàng, thái độ kinh doanh với chính sách của nước đó, quan điểm khách hàng đó đối với nước ta.
Nội dung tìm hiểu bao gồm:
- Khả năng tài chính, thanh toán: vốn, nợ, tình hình kinh doanh lỗ, lãi. - Quan điểm kinh doanh của bạn hàng nói chung và riêng với ta. - Phong thái kinh doanh, mức độ tín nhiệm, đạo đức kinh doanh. Khi lựa chọn quốc gia làm đối tượng xuất khẩu hàng hoá, ta phải xem: -Tình hình sản xuất, tiêu thụ của nước đó.
- Nhu cầu nhập khẩu mặt hàng thuộc đối tượng nghiên cứu
- Tình hình dự trữ ngoại tệ, phương hướng, nhập khẩu, để biết được khả năng nhập khẩu và dự kiến của đối thủ cạnh tranh.
Như vậy việc lựa chọn đối tác giao dịch phải có căn cứ khoa học là điều kiện quan trọng quyết định trong hoạt động mua bán quốc tế.
1.2.Lập phương án kinh doanh
Sau khi đã nghiên cứu xong mặt hàng mà thị trường có nhu cầu, lựa chọn được đối tác kinh doanh và giá cả của hàng hoá xuất khẩu, đơn vị kinh doanh cần phải lập phương án kinh doanh để thoanh qua phương án, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiến hành các bước kinh doanh. Tức là doanh nghiệp cần phải:
- Đánh giá khái quát về tình hình thị trường và đối tác xuất khẩu để từ đó rút ra những nét tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh. - Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh. - Đề ra các mục tiêu và biện pháp thực hiện mục tiêu.
+ Biện pháp ngoài nước: Đẩy mạnh quảng cáo, mở rộng mạng lưới tiêu thụ, thu hút đầu tư nước ngoài...
+ Biện pháp trong nước :Đầu tư sản xuất trong nước, cải tiến bao bì, mẫu mã sản phẩm ...
- Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh qua các chỉ tiêu: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất doanh lợi, điểm hoàn vốn.
1.3. Tổ chức thu mua tạo nguồn cho xuất khẩu .
Là toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đến nghiên cứu thị trường, kí kết thực hiện hợp đồng vận chuyển, bảo quản, sơ chế...thu mua tạo nguồn cho xuất khẩu và hệ thống nghiệp vụ trong kinh doanh mua bán, trao đổi hàng hoá nhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu .
1.4. Đàm phán ký kết hợp đồng cho xuất khẩu
Nội dung tiếp theo của hoạt động xuất khẩu hàng hoá là tiến hành giao dịch, đàm phán để đi đến những thoả thuận chung cho trong thương mại quốc tế.
Đàm phán trong hoạt động xuất khẩu là việc trao đổi, bàn bạc giữa các đối tác xuất khẩu đưa ra những điều khoản cụ thể trong hợp đồng để đi đến ký kết các hợp đồng.
1.4.1 Đàm phán trao đổi thư từ, điện tín.
Đây là hình thức đàm phán giao dịch thuận tiện, đỡ tốn kém nhất, do chủ động được về thời gian có điều kiện để suy xét tính toán,tham khảo ý kiến nhiều người khác để giải quyết việc có cơ sở hợp lý.
Khi sử dụng đàm phán qua thư tín phải luôn luôn thận trọng trong cách viết thư và gửi thư. Ưu điểm lớn nhấtcủa phương pháp này là tiết kiệm được chi phí giao dịch nhưng có nhược điểm là không nắm bắt được đầy đủ thông tin về đối tác, chậm chạp, kéo dài, dễ mất thời cơ kinh doanh.
1.4.2. Đàm phán giao dịch bằng điện thoại
Trong giao dịch quốc tế, điện thoại đường dài khá phổ biến, việc đàm thoại qua điện thoại được tiến hành rất nhanh chóng và thuận lợi cho các nhà kinh doanh, nhung tốn kém nhiều so với thư từ.
Trao đổi đàm phán qua điện thoại là hình thức giao dịch miệng, không thể làm chứng cứ pháp luật như văn bản, thư từ. Do đó, chỉ dùng điện thoại khi việc khẩn trương, có yếu tố thời hạn, lỡ thời cơ.
Sau khi giao dịch bằng điện thoại phải có văn bản xác nhận nội dung đã trao đổi và những ý kiến đã thoả thuận giữa các bên. Văn bản này có ý nghĩa pháp lí.
1.4.3 Đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp.
Là hình thức giao dịch đối diện nhau trên cùng một bàn đàm phán. Việc gặp gỡ trực tiếp trong đàm phán là rất quan trọng, nó cho phép hai bên cùng trao đổi, thảo luận những vấn đề chi tiết trong hợp đồng, tú đó dễ tạo ra được điều kiện kết thúc đàm phán để kí hợp đồng.
Với hình thức này nhà kinh doanh vừa trình bầy cặn kẽ, vừa tỉ mỉ hiểu được tâm lý của đối tác. Qua đó, nhà kinh doanh có thể tuỳ cơ ứng biến. Song hình thức đàm phán này đòi hỏi năng lực đàm phán giỏi và tốn kém, mất thời gian và nó cần một địa bàn tốt.
* Các bước tiến hành đàm phán:
- Chào hàng: là việc của nhà kinh doanh thể hiện rõ ý định của mình, là lời đề nghị kí hợp đồng. + Chào hàng cố định + Chào hàng tự do - Hoàn giá (mặc cả) - Chấp nhận - Xác nhận
1.5 Thực hiện hợp đồng xuất khẩu .
Khi hợp đồng mua bán được kí kết xong, nghĩa là nghĩa vụ và quyền lợi của các bên tham gia kí kết hợp đồng đã được xác định, các bên cần thực hiện nghĩa vụ của mình ghi trong bản hợp đồng, cần xác định rõ trách nhiệm, nội dung và trình tự công việc phải làm. Phải yêu cầu đối phương theo hợp đồng phát sinh trong quá trình thực hiện. Các bên phải kịp thời trao đổi để có thể có hướng giải quyết cụ thể.
Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu bên xuất khẩu cần phải tiến hành thực hiện các công việc sau.
Nếu hợp đồng được thanh toán bằng L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu cần phải kiểm tra xem nhân hàng mở L/C của bên mua là ngân hàng nào, có đủ số tiền thanh toán không, thời gian hiệu lực của L/C, ngân hàng đó thanh toán có uy tín không.
b) Xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép xuất khẩu là điều kiện quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành thực hiện các hoạt động xuất khẩu hàng hoá. Giấy phép chỉ rõ doanh nghiệp có quyền kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng ghi trong giấy phép và tại một cửa khẩu nhất định.
c) Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là một hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp ngoại thương tác động đến các lĩnh vực sản xuất, khai thác để tạo ra nguồn hàng phù hơp với nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể nghiên cứu các nguồn khả năng đáp ứng và điều kiện