II. Tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty TNHH thương mại và dịch vụ XNK.
3. Các nghiệp vụ kinh doanh liên quan đến hoạt động NK tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ XNK.
TNHH thương mại và dịch vụ XNK.
3.1. Nghiên cứu thị trường
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải hiểu rõ thị trường của mình, hiểu rõ được công ty của mình đang ở đâu để có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp. Do đó, hàng năm công ty đều trích 10% lợi nhuận để đầu tư vào hoạt động nghiên cứu và phát triển thị trường. Việc đầu tư cho hoạt động R&D rất có ích, cung cấp các thông tin về nguồn hàng cung cấp, thị trường đầu ra, giá cả dịch vụ, chất lượng hàng hóa, nhận biết được những thông tin về xây dựng cơ bản … từ đó giúp cho công ty có thể nắm bắt được những cơ hội ,xây dựng các kế hoạch kinh doanh, mạng lưới thu mua và tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả và có hướng phát triển thích hợp.
Hiện nay, Công ty đang có một bộ phận phụ trách việc nghiên cứu thị trường riêng, bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm chịu trách nhiệm tìm kiếm các thông tin về thị trường, đối tác, hàng hóa nhằm đảm bảo cho Công ty có những hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa có hiệu quả. Nguồn thông tin cà Công ty có thể thu thập để nghiên cứu là thông tin trên mạng, các tạp chí chuyên nghành, các công ty trong nước và cán bộ ngành liên quan đến mặt hàng, trực tiếp khảo sát thị trường nước ngoài. Một nguồn thông tin mà được Công ty sử dụng khá nhiều đó là từ phía các đối tác, bạn bè quen biết trong nước. Các cán bộ tận dung tối đa mối quan hệ của mình các đơn vị khác để tận dụng sự giới thiệu của họ đến các đối tác trong và ngoài nước cũng như các thông tin về thị trường. Đây là nguồn thông tin rất quý giá và ít rủi ro, chính xác hơn so với những thông tin mà Doanh nghiệp phải tự tìm. Do được đầu tư, nên hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty bước đầu cũng đã mang lại hiệu quả khi tìm hiểu kỹ về đối tác nhập khẩu
nước ngoài nên tìm được những nguồn hàng có chất lượng với giá cả hợp lý, nắm bắt và đáp ứng được hầu hết nhu cầu tiêu dùng hàng hóa trong nước nên kim ngạch nhập khẩu hàng hóa liên tục gia tăng và ổn định, đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
3.2. Tổ chức công tác nhập khẩu hàng hóa
Quá trình mua hàng của công ty được tổ chức khá chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch đến khâu mua và quản lý hàng hóa.
Đàm phán và ký kết hợp đồng : Hiện nay công ty sử dụng các phương thức
đàm phán sau:
Đàm phán qua thư tín: đây là phương thức được sử dụng chủ
yếu. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, công ty chủ yếu sử dụng thư điện tử hay thông qua telefax.
Đàm phán trực tiếp: vì hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị,
nhựa đường của công ty thường là những hợp đồng lớn nên việc gặp gỡ giữa các bên để đàm phán trực tiếp là rất cần thiết. Các cuộc đàm phán thường thảo luận rất nhiều vần đề trong hợp đồng như về số lượng, phẩm chất hàng hoá, điều kiện giao hàng, thanh toán, các dịch vụ kèm theo… Công ty thường tiến hành việc thanh toán hợp đồng nhập khẩu bằng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ vì vậy hai bên phải thống nhất về ngân hàng mở L/C, trị giá L/C, ngày mở L/C. Lựa chọn đồng tiền thanh toán cũng là vấn đề cần được đề cập đến vì nó ảnh hưởng đến sự biến động của trị giá hợp đồng khi tỷ giá hối đoái của đồng tiền thanh toán có biến động.
Sau khi đàm phán thành công, công ty tiến hành việc ký kết hợp đồng. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị thường gồm những mục sau:
Đối tượng của hợp đồng: quy định khái quát về những nét chủ
yếu của hợp đồng.
Giá cả và trị giá của hợp đồng: giá thành của máy móc thiết bị
nhập khẩu, phương pháp tính giá, cơ sở tính giá, đồng tiền tính giá.
Điều kiện giao hàng: ở Công ty thường được giao hàng theo giá
CIF (Incoterm 2000).
Thời gian giao hàng: do tính chất của việc nhập khẩu nhiều loại
hàng hóa với nhiều chủng loại khác nhau nên có thể giao hàng theo nhiều đợt .
Điều kiện thanh toán: thanh toán bằng LC với đồng tiền thanh
toán thường là USD.
Kiểm tra hàng hoá: quyền và trách nhiệm của mỗi bên trong
việc kiểm tra hàng hoá trước khi bốc hàng tại cảng đi và sau khi giao hàng tại cảng đến
Tài liệu kỹ thuật: các tài liệu kỹ thuật mà người bán phải cung
cấp cho người mua.
Bảo hành: gồm bảo hành chung, bảo đảm cơ khí, bảo đảm các
chỉ tiêu thực hiện.
Trợ giúp kỹ thuật( vói các hàng hóa là thiết bị, máy móc): quy
định phạm vi giúp đỡ kỹ thuật như hướng dẫn vận hành, giám sát, sửa chữa, hướng dẫn chuyên gia, công nhân…
Công ty thường không phải xin giấy phép nhập khẩu với các mặt hàng kinh doanh.
Tiếp đến công ty sẽ đến ngân hàng mở L/C và nhận được thông báo mở L/C cho phía đối tác nước ngoài.
Khi hàng và chứng từ về đến cảng nhận hàng, công ty nhận chứng từ để đi mở tờ khai Hải quan và chỉ thị cho ngân hàng mở L/C ký hậu vận đơn thanh toán cho người bán đồng thời yêu cầu ngân hàng bảo lãnh nhận hàng cho công ty.
3.3. Tổ chức triển khai bán hàng 3.3.1. Định giá hàng hóa
Việc định giá hàng bán là hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp khi đưa sản phẩm ra thị trường. Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu tiến hành định giá bán hàng nhập khẩu thông qua các yếu tố: giá của nhà cung cấp, giá bán của đối thủ cạnh tranh, … Mức giá mà doanh nghiệp đưa ra vừa đảm bảo kích thích được nhu cầu mua của các đối tác vừa đảm bảo lợi nhuận thu về. Mặt hàng nhập khẩu chủ lực là các máy móc thiết bị, đồ gia dụng phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng hàng ngày, đây là những mặt hàng có như cầu tiêu thụ lớn nhưng cũng rất nhạy cảm về giá, vì vậy công ty phải có chiến lược giá phù hợp với do khách hàng luôn được cập nhật những biến động mới nhất về giá trên thị trường, họ sẵn sàng chuyển sang tiêu thụ những sản phẩm khác có giá thành rẻ hơn với chất lượng không kém nhiều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của Công ty.
3.3.2. Xúc tiến bán, quảng cáo
Công ty đã tiến hành những hoạt động xúc tiến bán, quảng cáo để đưa khách hàng tiếp cận nhiều hơn nữa với sản phẩm của mình. Chi phí cho
hoạt động này cũng chiếm một phần không nhỏ trong chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Các hình thức thường được Công ty áp dụng đó là tham gia các hội chợ hàng công nghiệp tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng… Bên cạnh đó Công ty cũng tiến hành cử người đến các doanh nghiệp để giới thiệu về sản phẩm của mình để mỗi khi có nhu cầu họ sẽ liên hệ với Doanh nghiệp, một phần chi phí khác cho hoạt động xúc tiến bán của doanh nghiệp được dành cho việc quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành máy móc, xây dựng… Công ty cũng tiến hành chiết khấu, khuyến mại bằng tiền với những đơn đặt hàng có số lượng lớn và ổn định. Trên đây là những hoạt động xúc tiến bán sản phẩm của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu, những hoạt động này ngày càng phát huy được hiệu quả và mang lại doanh thu cho Công ty thông qua những hợp đồng lớn, ổn định, xây dựng được hình ảnh của công ty trên thị trường.
3.3.3. Tổ chức kênh phân phối
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hoạt động tiêu thụ sản phẩm luôn là vấn đề rất quan trọng bởi hàng hóa được tiêu thụ thì công ty mới có thu nhập và đạt được những mực tiêu đã đặt ra về lợi nhuận, khẳng định và mở rộng thị trường.
Hiện này, công ty chủ yếu sử dụng hình thức phân phối hàng hóa là phân phân phối trực tiếp để đưa sản phẩm, dịch vụ của công ty đến khách hàng.
Ở kênh phân phối trực tiếp, diễn ra sự mua bán trực tiếp giữa công ty với khách hàng thông qua lực lượng bán hàng của công ty là văn phòng đại diện hoặc các của hàng trực thuộc.
Hình 7: Kênh phân phôi trực tiếp.
Lực lượng bán hàng của công ty Khách hàng
Với kênh này, công ty sẽ giảm được chi phí lưu thông, đảm bảo được việc vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng đến tận tay khách hàng, quan hệ mua bán diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn. Khách hàng của kênh phân phối trực tiếp này thường là các công ty xây dựng, các cơ sở sản xuất, người tiêu dùng cá nhân trong địa bàn Hà Nội cũng như những vùng lân cận như Bắc Ninh, Hưng Yên, Hà Tây… Số lượng hàng hóa được tiêu thụ ở kênh này chiếm phần lớn tổng doanh thu của toàn công ty.
Lực lượng bán hàng của Công ty bao gồm các nhân viên của Công ty, bên cạnh đó còn có những đại lý bán hàng khác tại các tỉnh, thành phố. Do đặc điểm của các sản phẩm cung cấp ra thị trường là những mặt hàng dùng trong hoạt động công nghiệp, xây dựng nên lực lượng nhân viên bán hàng của doanh nghiệp luôn là những người năng nổ, có kinh nghiệm, trình độ và có các mối quan hệ rộng để có thể nắm bắt được nhu cầu mua sắm của khách hàng. Tính tự chủ của nhân viên đang dần được phát huy trong các hoạt động xúc tiến ban, tìm kiếm khách hàng tại khu vực phụ trách. Để lực lượng bán ngày càng nâng cao được năng suất hoạt động, bên cạnh việc trả lương cứng theo tháng, Công ty còn trả thêm thưởng cho nhân viên kinh doanh dựa trên doanh số bán hàng . Vì vậy, nhờ có lực lượng bán hàng có chất lượng nên doanh thu bán của doanh nghiệp không ngừng tăng lên và Công ty liên tục có thêm những hợp đồng mới.
4. Hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty trong những năm vừa qua.
Việc phân tích hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh, khả năng tiêu thụ của thị trường nội địa, lợi nhuận thu về. Từ những đánh giá này doanh nghiệp sẽ tiến hành cân nhắc xem nên mở rộng hay thu hẹp thị trường. Hiệu quả kinh doanh có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu về tổng doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận của doanh thu, chi phí,…
4.1. Hiệu quả sử dụng vốn.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ XNK không tiến hành hạch toán đối với từng lĩnh vực hoạt động tuy nhiên như đã biết kinh doanh nhập khẩu hàng hóa chiếm tỷ trọng chủ yếu trong doanh thu của công ty. Do vậy, hiệu quả sử dụng vốn chung của toàn doanh nghiệp cũng có thể biểu hiện hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động nhập khẩu của Công ty.