III. Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku
2. Đối với công tác quản lý văn bản
- Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của Văn phòng.
- Bộ phận văn thư cơ quan hiện nay có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn bản đã do phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu vẫn sẽ gặp khó khăn khi trước đây văn thư có lưu trữ văn bản, các bộ phận, đơn vị liên hệ không biết được văn bản mình cần tìm do bộ phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều này sẽ gây ra sự chồng chéo, chưa thống nhất đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
- Bộ phận văn thư cơ quan có 3 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn.
- Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất.
* Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy
chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng.
IV. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn
bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku.
1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Văn phòng UBND thành phố Pleiku chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND thành phố là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND thành phố, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND thành phố. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các
cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường.
3. Đảm bảo về nội dung của văn bản
Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó.
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa.