III. Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku
1. Đối với công tác soạn thảo văn bản
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn phòng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu
có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.