e, Thiếu bộ phận PR & Marketing tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2.2.Sáp nhập bộ phận PR & Marketing khối môi giới vào phòng PR & Marketing
Marketing khối hỗ trợ và tăng cường vai trò, chức năng phòng PR & Marketing:
a, Cơ sở:
Khi đã sử dụng mô hình bộ phận theo chức năng thì vấn đề chuyên môn hoá hoạt động là rất quan trọng, nếu một bộ phận phải thực hiện quá nhiều chức năng cùng một lúc sẽ gây nên hiện tượng chồng chéo chức năng, là gánh nặng cho quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, mỗi chức năng nên để cho một bộ phận chuyên môn đảm nhận.
PR & Marketing là phòng ban có chức năng chính là tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp, tạo dựng mối quan hệ với các đối tác, được coi là mũi nhọn khi hướng hoạt động của doanh nghiệp ra thị trường. Hình ảnh của DN phụ thuộc rất lớn vào hoạt động của phòng ban này.
Phòng môi giới là phòng ban đảm nhận chức năng trung gian môi giới giao dịch trên thị trường chứng khoán, là cầu nối giữa người mua và người bán chứng khoán.
b, Thực trạng:
Xem xét cơ cấu tổ chức của SeABS như ở sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy công ty đang tồn tại song song 2 bộ phận có chức năng tương tự nhau là bộ phận PR & Marketing khối môi giới và phòng PR & Marketing khối hỗ trợ. Nếu tiếp tục để khối môi giới đảm nhận thêm chức năng về PR & Marketing sẽ khiến khối môi giới chịu thêm gánh nặng về nghiệp vụ, vì khối môi giới tiến hành nghiệp vụ cả trên thị trường giao dịch tập trung và thị trường OTC, khối lượng công việc là khá lớn. Hơn thế nữa PR & Marketing lại không phải là chuyên môn của khối này nên có thể sẽ gặp khó khăn trong quá trình thực thi nghiệp vụ.
Hiện nay, SeABS sử dụng 2 kênh liên hệ với khách hàng là sự chủ động tìm kiếm khách hàng của các phòng ban và sự chủ động tìm tới công ty của khách hàng. Tuy thương hiệu chứng khoán SeABS đã được đăng kí bản quyền sở hữu trí tuệ nhưng hình ảnh công ty vẫn chưa được biết tới nhiều. Hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS chủ yếu là gửi bản chào tới các khách hàng riêng lẻ, chưa chú trọng nhiều tới việc quảng bá thương hiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. SeABS có được một lợi thế là hình ảnh của công ty được gắn liền với thương hiệu Ngân hàng Đông Nam Á (SeABANK), một thương hiệu đang lên tại Việt Nam. Tuy vậy, hoạt động nghiệp vụ tại Ngân hàng SeABANK và Chứng khoán SeABANK là không giống nhau nên SeABS cần tích cực hơn nữa trong việc quảng bá thương hiệu nhằm giúp khách hàng hiểu kĩ hơn nữa hoạt động và sử dụng các dịch vụ tại công ty. Công việc này nên dành cho phòng PR & Marketing đảm nhận.
Sáp nhập bộ phận PR&Marketing khối môi giới vào phòng PR & Marketing khối hỗ trợ, tăng cường chức năng nhiệm vụ của phòng PR & Marketing đồng thời bổ sung nguồn nhân lực cho phòng này từ bộ phận PR & Marketing khối môi giới. Như vậy công việc phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ chuyên nghiệp hơn nhờ kĩ năng của phòng Marketing.
Giao cho phòng PR & Marketing phối hợp cùng các phòng ban có liên quan thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tìm kiếm ý tưởng quảng cáo ấn tượng lột tả được các hoạt động tại SeABS và quảng bá thương hiệu SeABS trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong giai đoạn đầu thực hiện, chi phí quảng cáo của SeABS sẽ tăng cao nhưng xét về lâu dài đây là biện pháp mang lại hiệu quả bởi trong thực tế cạnh tranh như hiện nay thương hiệu là một trong những nhân tố chính mang lại thành công cho bất kì một công ty nào.
- Thay các phòng khác thực hiện công việc tìm kiếm khách hàng, chào các dịch vụ của SeABS. Ưu điểm của việc làm này là giúp việc chào dịch vụ được thực hiện một cách tập trung, giúp các phòng ban chức năng tập trung vào công việc chủ đạo của mình. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này chính là hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS có phần phụ thuộc vào hoạt động của phòng PR & Marketing, nhưng hoạt động này chính là lĩnh vực của phòng vì vậy đây sẽ không phải là hạn chế quá lớn.